浅析人力资源信息系统对企业人力资源角色转变的影响

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1、浅析人力资源信息系统对企业人力资源角色转变的影响.L.编辑。　　摘要：未来人力资源发展的重要趋势之一就是基于网络的人力资源信息系统HRIS的发展。随着人力资源的逐步电子化，HRIS可以为企业人力资源角色带来什么改变?其系统职能全面实现后，人力资源从业者应何去何从?本文首先分析HRIS存在的明显优势，在此基础上，探讨HRIS对人力资源专业人士、管理者与普通员工的影响，由此引出HRIS对人力资源未来发展方向转变的影响，并提出相应的建议。　　关键词：人力资源信息系统；人力资源角色；角色转变　　中图分类号：F27文献标识码：A　　1降低成本和节省时间　　由于基于网络的HRIS

2、能够自动执行和完成人力资源相关职能，因此，这一系统的使用最明显的优势就在于从长远来看能够降低成本和节省时间。　　一方面，企业成本的节约主要表现在管理成本的降低和体力工作的减少上。例如，包装、打印、分发人力资源文件的办公消耗降低，因为信息的传递现在已经电子化。再例如，过去人力资源任务由人力资源部进行分配与部署，从管理层到员工层，牵涉人员复杂；而如今，相关员工的数量明显减少。根据Forrester的研究，每位普通员工每年大约需要处理的基本事务约15项，如工资查询或改变联系方式等。据Morgan在2000年的统计，员工的每次业务或事务的处理大约平均花费$35，这就意味着仅为

3、普通员工基本服务的一个500人的企业就将耗费$263，000。但是，人力资源信息系统HRIS中的自我服务体系的运用改变了这一现状，该体系允许员工自行更新个人相关记录、查询相关信息等。同时，调查还表明，每一次员工自己处理类似业务要比人力资源专业人士来完成至少节约$14。根据另一份2002年的统计调查，80%的被调查者认为员工自我服务体系能够降低人力资源成本。不仅如此，配置该系统的成本回收期也不会太长，甚至有学者认为只需1至3年的时间。运用基于网络的HRIS正在有效地降低企业成本，从长远来看，这一趋势日益明显。　　另一方面，在人力资源的实际操作中，运用HRIS可以加速交易

4、进程。一个具体例子就是例行会计事务的处理，如果采用人工方式，平均需要32分钟，这包括"最初的联系、归类、手动完成报表、通知卖方、邮寄确认声明"等事项。而在一个以科技为基础的系统中，人力资源工作人员的时间被最小化了，他们也许只会涉及到数据追踪，如例行监测或备案文件等。研究表明，以前60%至80%的人力资源从业者的大部分时间用在了行政任务或个体事务的处理上。现在，应用了自我服务体系，对雇员的信息管理变得更简单。因此，在HRIS中，人力资源工作人员不仅不需要花大量时间来回答例行的问题或为管理者准备报告，而且信息传递进程加快了，相应的时间也自然节省了。　　以人力资源管理中的培

5、训职能为例进行一个简单的分析，通过分析会发现，培训工作作为人力资源实践中的一个重要领域已经得到改善，一个明显的转变即是通过HRIS降低了成本并节约了时间。人力资源从业者可以使用该系统来管理人力资本与最大限度地发挥员工的才能。HRIS为每位在职人员储存了电子简历，这样就可以随时进行内部追踪。企业通过该系统为员工制定适当的训练或提供相应的培训，在技术短缺或急需人员的情况下能快速找到合适的候选人，这种方式远比单纯地进行外部招聘的方式更快更好。　　2人力资源角色的转变　　可以说，基于网络的HRIS的使用最明显的优势就在于前面分析到的从长远来看可以降低成本和节省时间，这使得人力

6、资源专业人士、管理者和普通员工变得越来越依赖HRIS，从而导致他们在人力资源各功能区的角色逐渐发生变化。的确，基于网络的HRIS正变得更成熟，为人力资源专业人士、管理者和普通员工提供了更个性化的工作场所与生产工具。　　信息技术已经使更多的人力资源信息收集和处理更全面、更快捷，对于人力资源的专业人士，越来越多地依赖电子人力资源来完成最起码的工作任务。过去，他们花大部分的时间回答受聘者和管理方面的问题，而现在，这些任务都被自动化或外包。这就意味着，人力资源的专业人士能着重于更具战略意义的职能，如人力资源规划、知识管理和职业发展规划等。同时，科技发展为人力资源专业人士提出了

7、巨大的挑战，他们必须加速获得最新的信息技术，并同时改造传统流程从而使其进入在线流程时代。　　事实证明，人力资源专业人士、管理者与普通员工在企业中的角色已经扮演着不同于传统的角色。以人力资源管理中的招聘职能为例，其功能正在通过电子商务人力资源系统发生改变，这种功能是典型的传统人力资源实施的高度自动化。传统上，组织依赖相对较低的科技方法，包括报纸、广告和雇员的推荐来找到并吸引合格的候选人来填补职位空缺。然而，网络已经成为近年来在招聘上最流行的方法之一。许多组织已经开始使用电子招聘系统来完善功能，根据Kay的研究，这会有很多的优点，比如可以招揽到更多的候选