玉溪市红塔区城市管理局（城市管理综合行政执法局）档案管

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1、玉溪市红塔区城市管理局（城市管理综合行政执法局）档案管理规定　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第一章总则第一条 为了加强我局机关及局属各单位的档案管理，促进档案工作规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及《云南省档案管理条例》的规定，结合我局工作实际，特制定本规定。第二条本规定所称档案是指在城市管理行政执法和公用事业管理工作过程中形成的具有查考和利用价值的各种门类和载体档案的总称。第三条  本规定所称电子文件，是指在数字设备环境中生成，以数码形式存储于光盘、U盘、移动硬盘

2、等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。第四条  各下属单位应加强对本单位档案工作的管理，加强档案信息化建设，保障档案事业与经济和社会发展相适应，建立健全档案机构，统筹安排档案事业经费。第五条  根据我局工作特点，档案分为：文书档案、声像档案、实物档案三大类，其中文书档案分为党务工作类、行政管理类、人事教育类、政策法规类、市政管理类、市容环卫类、园林绿化管理类。第六条  机关综合档案室任务（一）统一管理本局机关各种门类和载体的档案资料，确保档案资料的完整与齐全。（二）对局属各单位的各类文件材料的收集、整理、归档进行检查、指导和监督。（三）制定本单位档案工作计划、档

3、案管理各项制度以及档案人员岗位责任制，并按规定对失去保存价值的档案进行鉴定、销毁。（四）编制各类检索工具和编研资料，积极为本单位各项工作提供服务。（五）认真做好档案利用登记、统计工作。（六）按国家规定向地方档案馆移交应进馆档案。第二章   文书档案管理 第七条 机关各科室对上年度办理完毕的具有保存价值的文件材料，以“件”为单位进行收集，根据红塔区档案局审批的《文件材料归档范围和文书档案保管期限暂行规定》进行整理，按重要程度、先后时间进行排列并编目，向综合档案室履行归档手续，任何部门、个人不得据为己用。第八条  局属各单位档案部门应及时将工作中形成的、已经办理完毕的、具有保存价值的文件材料及其

4、电子文件按规定进行收集、整理和归档。第九条  文件材料及其电子文件必须收集齐全，按照文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是：1、归档文件“件”为整理单位，一般以每份文件为一件。一件，是指在实体上装订在一起，编目时原则上也只体现为一条条目。应当归档的文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。2、归档的文件材料及电子文件，应当按照年度——机构——保管期限进行分类归档。3、在归档的文件材料中，应当将相应的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起形成一“件”文件。4、不同年度的文件一般不得放在一起归档，但

5、跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档；跨年度的计划放在针对的第一年归档；跨年度的总结、决算、统计放在针对的最后一年归档；如果计划、总结在同一文件中，应当视文件内容的主次确定归档年度；跨年度的会议文件放在会议召开年归档；合同性文件放在签字年度归档；各类案件材料放在结案年度归档。5、件内文件材料应当按照其内部联系、重要程度、问题或者时间顺序科学排列，排列顺序一般为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复、批示在前，请示、报告在后；批转文件在前，被批转文件在后；法规性文件和其他重要文件的定稿在前，历次修改稿在后；有文件处理单的，可放在最前面。页数以

6、文件中有与文件内容相关的图文的页面为一页，页码用铅笔书写在每页右上角（反面在左上角）。6、归为一类的文件材料，按文件排列顺序从“1”开始标注件号，并按规定格式逐件认真填写归档文件目录（见附表），放入一个档案盒内；文件材料的电子文件在整理后按排列顺序刻碟存档。文件没有标题或者标题不明确的，要另拟标题，并在新拟标题之外加“[]”；文件责任者、时间不清楚的，要查清楚后填入，并备注说明。目录用纸统一为国际标准的A4型。      在文件首页右上端空白处加盖归档章。归档章规格为长45MM、宽16MM的长方形，分为均匀的6格。填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等。归档章的填写格

7、式如下：立档单位名称（全宗号）——    年 度 ——   件 号机构或问题——    保管期限 ——   室编件号8、档案盒封面盖上立档单位名称，下加双横线。应根据档案盒摆放方式的不同，填写档案盒盒脊或底边的各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。9、件内文件要去掉金属物，破损的文件应当裱糊，字迹扩散的应当复制与原件一并归档。件内各页按一定方式对齐，采用左侧装订，将左、下侧对齐