办公室主任如何做好办公室工作

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1、办公室主任如何做好办公室工作目录一、秘书的涵义二、秘书人员的称谓、类别、层次三、秘书的职业特征四、秘书工作的性质五、秘书工作的要求六、秘书工作的内容七、国外秘书工作的职业特点和发展趋势八、各国秘书工作的发展简况一、秘书的涵义[编辑本段]①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务。③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。从秘书职位的角度来看"秘书"概念的发展变化。秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。【（一）秘书官职化时代】1.中国秘书官职化时

2、代在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。如《晋书?荀勖传》："及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。"指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。至东汉后期："秘书"不仅指物，也指机构和人员。古代的秘书工，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。唯有一次例外，那就是东汉末年魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机

3、构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。至清末，我国的秘书工作真正名实相符。辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。其一：秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。2.国外秘书官职化时代西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professionalsecretariesinternational）"秘

4、书"这个词于秘书工作保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人.今天cretary第一个字母s大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员secretaryofstate在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。thesecretaryofstateforforeignandmoneaffairs则是内政大臣chiefcabisecretary日本的"内阁官房长官"沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。另外，国外私人秘书的发展历史也

5、相当悠久。贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做"办事员"。如英国著名的政治学家和哲学家约翰?洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰?邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。【（二）秘书社会化时期】1.国外秘书工作的社会化、职业化发展英文secretary出现了另一个重要含义,秘书作为一种社会职业，开始确立。第一个字母s小写的时候，就

6、泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员2.我国秘书的社会化职业化发展我国的私人秘书始于清朝，称幕客幕客也称"西席、馆师、宾师"等，俗称师爷由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄,不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。【（三）秘书和秘书实务的涵义】秘书：是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员。该定义可从3个角度来理解:秘书服务的根本对象是领导者秘书活动的基本方式是处理信息和事务秘书活动的根本性质是辅

7、助性秘书实务:秘书工通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。二、秘书人员的称谓、类别、层次[编辑本段]【（一）秘书人员的称谓】社会上对秘书人员的各种称谓打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任“秘书工作”主管（培训主管、业务主管）“秘书工作”助理（人事助理、执行助理）初级秘书、高级秘书等等对这些称谓的分析对秘书称谓的不规范带来的问题1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己3.不利于秘书学科基本

8、术语的准确表达。【（二）秘书的类别】按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类以秘书在组织内部的工作分工来分