DAT12-1994全宗卷规范.pdf

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1、中华人民共和国档案行业标准DA/'r12-94全宗卷规范1主题内容与适用范围1.1全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法{.;本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下统称档案室)。引用标准DA/T1-92档案工作基本术语GB9705-88文书档案案卷格式3全宗卷编制原则3.1档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。32全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐

2、全、规范。3.3全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史而貌，以便于保管和利用。4全宗卷的主要内容41档案收集:档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。4.2档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等4-3档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。4.4档案保管:档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。4.5档案统计:档案收进、移出登记，案卷基本情况

3、统计和重要的利用统计表等4.6档案利用:全宗指南(全宗介绍)，开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。4-7档案管理新技术的应用:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料5全宗卷的整理5门全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷5.2整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价中华人民共和国

4、国家档案局1995一06一12批准1995一10一。1实施DA/T12一94值的应予以补齐或剔除。5.3卷内文件材料按间题一时间进行系统排列，排列顺序为:全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。5.4卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封而、封底尺寸长x宽为260mm,(185mm，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责仟者(见图1)5.5卷盒外形尺寸长X宽为310mmX220mm，其高度可根据需要分别设't

5、}%30mm;40mm的规格(见图2)卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期(见图3)6全宗卷的管理6.1档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加短横和分卷序号，如:50-1.50-2卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致6-2馆藏全宗采取分若干个部类(如按政权性质等)管理的，可按部类分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管63档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首64全宗向档案馆或向有关单位移交

6、时，其全宗卷亦随同移交DA/T12一94全宗号件号汉0(全宗名称位1)文件题名位1)口囚1空时间:钊，责任者:3S1dois比例尺:1:1.5尺寸单位:mm505DA/T12一94名称:全宗卷盒尺寸单位:mm图型立体图506DA/T12一94k's卷名称:全宗卷盒图型:外观效果图图3附加说明:本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。本标准起草单位:湖北省档案馆。本标准起草人:孙振涛、葛成芬、冯玉江、吕炎生。