秘书的含义和职业特征

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1、第一章绪论第一章绪论本章学习要求：秘书职业与秘书工作古已有之，距今已有四千多年的历史。但作为研究秘书工作规律的秘书学，却还是一门很年轻的学科。本章简要介绍秘书的含义、类别及秘书职业特征，秘书工作的内容、特点及秘书工作的作用，秘书学的含义、研究对象及秘书学的研究方法。理论问题不是本书研究的主要目的，因此，不作深层的挖掘。要求通过学习，了解本学科的形成和发展的历程。第一节秘书的含义和职业特征学习目标：l了解并领会秘书概念的含义、秘书的种类及各类秘书的职责；l了解并掌握秘书的职业特征。案例导入：小姜大学毕业以后，应聘到中信集团下属的宏达贸易公司工作。凭着她的聪明和能力，经过一段时间的努力，被公司

2、罗经理看中，调到经理办公室当秘书。到经理办公室后，姜秘书更是干得有声有色。近些天，姜秘书很兴奋，因为几天后总公司的李副总经理要来他们公司视察工作。罗经理点名让她陪同一起向李副总经理汇报工作。姜秘书心想机会来了，她要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让罗经理脸上有光，说不定借这次机会，得到副总赏识，以后还有可能调到总公司工作。所以，在李副总经理视察期间，姜秘书总是抢着介绍公司的具体情况，从现状到未来发展趋势，从具体工作到宏观评价，侃侃而谈，娓娓道来，无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速作出汇报。对李副总经理给公司布置的任务，她也毫不犹豫地满口应承下来。视

3、察结束后，姜秘书还给李副总经理留了名片，并向李副总表示：今后不管要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。送走李副总经理后，姜秘书对自己的这次表现有些沾沾自喜。正暗自得意，却发现罗经理的脸色有些不对头。罗经理对她的这次表现，并没有表扬，只冷冷地说了一句：“辛苦了。”过了几天，姜秘书被调到销售科当业务员去了。她怎么也没有想到会落得这么个结果。17第一章绪论秘书的职责是辅佐自己的上司，做好服务工作，而绝不是主角。姜秘书由于忽视自己工作和职权的界限，积极主动“过头”，出现“越位”现象。表现在：一是汇报工作越位；二是表态越位。在工作中，秘书因表现欲过强而造成工作越位，必然会干预到上司的职权范围，这是

4、上司绝对不能容忍的。(根据孟庆荣主编《秘书工作案例及分析》的案例修改，清华大学出版社2007年6月版)一、秘书的含义(一)秘书是一种职务或职业(1)在我国，原指宫禁中的密藏之书。《晋书·荀勖传》：“得汲塚古文竹书，诏勖撰次之，以为中经，列为秘书。”后引申为撰制、掌管文书的官员。如在东汉时设秘书监、秘书令等从事该工作。(2)在西方，“秘书”一词源于拉丁文，其意是“可靠的职员”。后泛指政府、社会组织和个人聘用的从事公务服务、处理文字及办公事务的工作人员。(3)《辞海》对秘书一词的定义为：“职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事

5、务和交办事项。”(4)《现代汉语词典》(修订本)对“秘书”的定义是：“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”(5)国际职业秘书组织对秘书的定义是：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、在授权范围内作正确决定的经理助手。”(6)苏联有关教材对“秘书”的释义是：“秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称为秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”上述定义对秘书的表述各不相同，但都指出秘书是一种社会职务或职业，是辅助领导管理，为领导提供服务的工作人员，对秘书的基本含义作出了明确的界定。(二)秘书是一种职务名称(1)英国、印度、巴基斯坦等国的内阁

6、部长就称为秘书。如外交秘书、国防秘书等。他们拥有法定的专门职权，属国家高级官员。(2)各国外交使团的外交官员中设有一等秘书、二等秘书、三等秘书，是介于参赞和随员之间的外交官，受使馆首长之命可独立开展工作，享有外交特权与豁免权。这种有着专门职务名称的人员具有管理决策的权力，其职权已超出做辅助管理的领域，因此，它不属我们所要研究的“秘书”的范畴，故本书不对其进行阐述。二、秘书的类别(一)现代秘书的类别1．按服务对象和经济来源分类按服务对象和经济来源不同，可分为公务秘书和私人秘书两大类。(1)公务秘书：指为各级党、政、军、群机关和事业单位的领导服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取报酬，在

7、编制上属于该机关、单位的国家工作人员。17第一章绪论(2)私人秘书：指为企业、外国商社、三资企业、私营企业主服务，由他们聘请并支付报酬，不属国家编制的文员。1．按不同行业或所属部门分类按不同行业或所属部门分类，可分为党务、行政、经济、军事、司法、文教秘书等。这其中还可进一步细分为若干小类，如在经济部门，可具体分为工业、农业、金融、保险、税务、商业等行业的秘书；在文教部门，又可具体分为文化、教育、卫生、体育、宣传、文艺、科