基于数字校园的高校财务报账流程再造

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1、基于数字校园的高校财务报账流程再造【摘要】高校传统的财务报账流程存在诸多弊病，不能满足信息化环境下高校财务管理的需要。本文提出运用业务流程再造理论，借助数字校园的信息技术平台，通过微观信息的集成共享和组织结构的重组来实现高校财务报账流程再造。【关键词】业务流程再造数字校园财务报账信息化一、引言数字校园是建立在信息技术基础上的高校管理信息化体系，能够全面地集成、管理大学的所有资源信息，实现从环境（包括设备、教室等）、资源（如图书、讲义、课件等）到教学、管理、服务的全部数字化。业务流程再造（BPR）理论由美国麻省理工学院的麦克尔·哈默博士于1990年提出。BPR理论

2、突出强调流程的“再造”和“创新”，而不是局部的“修补”。其基本思想是必须改变传统工作方式，把工作任务重新组合到首尾一贯的工作流程中去。同时，该理论强调有效地运用信息技术协调分散与集中的矛盾，尽可能实现信息的一次处理与信息共享目标。近年来，随着我国高等教育事业的快速发展，财会业务活动已经渗透和贯穿到学校的一切业务管理活动中，需要业务流程各个环节协调与融合，实现一体化管理。为此，必须从技术和管理两方面入手，通过微观信息的集成共享和组织结构的重组，以实现高校财务报账流程再造的目标。二、当前高校财务报账流程存在的问题1.当前高校财务报账流程的现状。报账业务是高校财务工作

3、中最基础的部分。目前全国规模较大的高校一般设有二级单位财务报账员制度。报账员负责办理本单位公用经费的报账。科研经费和个人业务的报账，则由报销人本人办理。各高校的财务报账流程趋同，见下图：上图流程有以下五个步骤：第一步：报销人把在经济业务活动中取得的发票等原始凭证交本单位报账员审核。第二步：部分业务须先到科研处、人事处、设备处等管理部门办理相关确认手续。第三步：将原始凭证报各级领导审核并签批。第四步：将已签批的所有单据提交财务处，经财务处内部业务处理流程（审核→编制记账凭证→复核→出纳）后，办理小额现金收付或签领支票。第五步：银行转账和大额现金业务，凭在财务处签领

4、的支票再去银行办理相关手续。2.存在的问题。（1）信息不能共享造成重复性劳动多。①重复审核。二级单位把在经济业务活动中取得的发票等原始凭证，交本单位报账员审核。报账员审核完单据并经各级领导审核签批之后，再将单据交财务处审核人员。这时财务处审核人员还须再次对票据的真实合法性和数据的准确性进行审核。原始凭证的审核工作繁琐细致，非常耗时，且已由报账员处理过，并经各级领导审核签批过，属重复劳动。②重复交单。财务部门与其他职能部门之间没有建立业务信息的有机联系，由此形成了“信息孤岛”现象。比如，科研处的科研项目管理与财务处的科研经费核算、学生处的学生学籍管理与财务处的学费

5、收取、人事处的人事管理与财务处的薪酬发放等各自独立。报账时，报销人须先到学校相关职能部门办理手续后才能到财务处报账。比如，人员经费和科研经费的报账须先到人事处、科研处办理手续，经该部门签字确认后，才能凭已签名的单据到财务处报账。再如，固定资产购置报账，报账员须先到设备处办理固定资产报增手续，然后凭设备处出具的报增单据到财务处办理报账。③重复排队。要完成一次报账流程，至少须通过相关部门、各级领导、财务处、银行四个环节。由于需要“面签”，前两个环节相关人员“不在”办公室的情况常有。后两个环节“人多”拥挤的现象很普遍。（2）手工传递造成低质低效。①签字难。由于采用手工

6、传递报账，每一项业务均须领导面签，金额越大的业务须面签的领导层级越多，而领导由于会议、差旅等原因不在办公室的情况常有（某一位领导不在，流程便不能继续），给报账工作带来很多不确定的因素。②核对难。高校传统上采用垂直纵深式的行政管理结构，各部门为完成各自的工作任务而采用和生成的数据缺乏关联性，需要花费大量的资源查找原因、调整差异。③取数难。由于信息传递手段的落后、校内各单位缺乏一个可以共享的信息平台，必须等到报账流程结束后，经过若干后台加工处理、形成财务报告后才能提交到决策者手中，决策者由此获取的信息是滞后的。三、基于数字校园的高校财务报账流程的构建1.数字校园的平

7、台作用。①横向集成。BPR理论强调有效运用信息技术协调分散与集中的矛盾，尽可能建立起信息一次处理与信息共享机制。利用数字校园技术再造高校财务报账流程，就是要将财务内部系统与各部门相关应用系统对接起来，设计出在同一平台上操作的电子财务报账流程，以实现信息共享与合作沟通。②单点接触师生，单库提供信息。数字校园流程可以单点接触顾客，当业务信息由一个入口进入系统后立即被储存在指定字段，经过标准码的源数据信息，所有被“授权”的工作人员均可调用。这样既使得信息得以适时、适地传送，又保证了数据库信息的统一，使得传统流程中需要向不同部门重复交单的现象自动消除。③为报销人提供了在

8、授权范围内可适时查询自己