浅议信息化条件下加油站资金商品稽查管理

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1、浅议信息化条件下加油站资金商品稽查管理加油站作为成品油销售企业资金回笼、商品销售的主要源头，具有举足轻重的地位，特别是近年来加油站数量不断增加，销售量逐年提高。但由于加油站分布大多呈现点多面广的格局，部分加油站地理位置非常偏远，与管理机关相距较远，加之加油站大部分员工均为社会化用工，员工流动性较大，一直以来，加油站管理都是销售企业难题之一。因此，如何适应发展形势，采取有效措施加强加油站监督管理，使加油站资金和商品管理步伐朝着规范化轨道健康稳步地向前迈进，已成为当前销售企业必须应对的课题。特别是随着信息系统的上线，原

2、有的稽查模式已不适应对加油站各项管理要求，为此必须利用信息系统构建加油站资金商品稽查体系，使加油站稽查工作实现日常化、制度化、标准化、科学化，有效杜绝加油站工作中的各种风险发生。一、目前加油站资金商品财务稽查工作的现状加强加油站资金和商品的风险防范是公司目前的重点管理工作，同时也是难点的管理工作，为防范加油站资金和商品的各种风险，我们采取了在公司和所属单位均设立稽查岗，定期、不定期按照稽查规范对加油站资金商品管理情况进行现场检查。通过以上手段的实施，加油站资金回笼、商品管理的及时性和安全性上取得了一定的效果，但就目

3、前运行的情况来看，所采取的措施还存在一定的局限性。一是稽查目前的现状还是由稽查人员大范围的对加油站进行巡查或抽查，稽查的效率不高、针对性不强。二是财务部门的销售货款回笼稽核岗所有的审核都是在事后进行的，时效性差，防范和控制的效果不太好。三是财务、业务对加油站的各种稽查都是相对独立的，没有将资金和商品的稽查有机地结合起来，更没有将资金和商品运行的两个信息链实时对比起来，进行分析和判断。二、加油站稽查集成管理创新基于这样的背景下，加油站资金、商品稽查工作需要进一步进行创新。目前公司“二次配送物流系统、ERP系统、加油站

4、管理系统、油库管理系统、资金管理平台”已经集成，利用信息化手段，实时开展加油站的稽查工作，通过开发加油站稽核系统与传统稽查工作结合形成一套新的加油站稽核集成管理体系，使创新性的开展加油站稽查工作成为了可能，达到实时对加油站资金、油品、便利店商品进行稽核的目的。加油站资金商品稽核集成管理的主要思路是利用资金和商品相互对应的关系，来实时判断对应关系的误差，提供稽查线索，找到误差原因，从而达到对加油站资金商品进行实时监控的目的。利用资金管理平台、ERP系统、公路二次配送系统、加油站管理系统形成四位一体的原始数据采集方案，

5、查找出资金回笼和商品库存的对应关系，得出资金和商品的差异量、差异率。加油站稽核系统是建立在现有的加管系统、资金管理平台、二配系统构架基础之上的，自动采集出机数据、库存数据、卸油数据及报警数据、营业款缴存银行数据、加油站购进数据，并实时监控，系统自动设定完成各种数据的对比分析。财务稽查人员利用稽核系统发现的资金、油品、便利店商品的差异量和差异率做为判断分析的标准分类稽查。这样既突出稽查工作的重点，又提高稽查工作的效率，也达到了资金商品风险事前控制、及时发现问题的目的。扩大资金管理的范围，在加油站层面推行所有商品资金化

6、的管理理念，即将加油站采购、库存同销售数量转化为销售款项进行资金化管理。利用大零管系统自动采集、上传油品进、销、存数据，并实时结转销售成本，每日计算库存价值的功能，将每日只关注销售款项回笼情况，延伸到应收款项，即（期初库存＋本期进货－期末库存）×当日销售价格＝应收款项，有效杜绝大额赊销行为。日常管理实行销售款项、库存、损耗管理负责制，核算员对销售款项负全责，加油当班班长对当班过程中的库存、损耗负全责，销售款项的回笼由资金管理平台与大零管系统有机结合进行管控，库存价值、损耗管理严格按照规定的账、表、单进行数据的采集、

7、登记、统计和传递。交接班时，当班班长不仅要交接加油站库存油品数量，也做到交班交库存、班清班结。公司通过大零管系统的监控，提高加油站库存管理的透明度。对收卸油环节出现的问题，多部门联合，实地考察，从油品损耗组成、油罐车结构和收卸油流程的主要控制点等角度进行“会诊”，梳理修订新的收油流程。对收到油品超过规定损耗数量的，坚决拒绝收卸，并报相关主管部门，追究责任人责任。从月度盘点转变为日清月结，及时发现问题，及时解决处理的良性运作中，不仅有效降低加油站的损耗成本，而且减少现场稽查次数，进一步降低地市公司的运营成本。三、加油

8、站稽查集成管理的效果通过加油站稽核集成管理可以进一步提高财务稽核效率。丰富了财务稽查方式，是传统巡站式稽核方式的有力补充。稽查人员通过关注加油站日常资金流、商品的变化情况，对异常情况在可以在第一时间进行重点稽查。既能及时堵塞和防止加油站在资金和商品管理中可能发生的漏洞和问题，又能突出财务稽查的重点，提高稽查效率。加油站稽核集成管理还可以帮助管理人员进一步提高