浅谈如何加强电子档案在医院管理中的应用

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1、浅谈如何加强电子档案在医院管理中的应用电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往传统的文书档案发展为多层次、多形式的档案模式，电子文档在医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务。提高医院电子档案管理的质量，推进电子档案管理的建设。　　

2、一、电子档案的整理、开发和利用　　1.电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。　　2.电子档案的开发利用。电子档案的独特性决

3、定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。（1）开发平台的选择。系统的目标是将各科室管理的数据通过X络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理所在科室建立数据库，数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各科室互访数据。（2）硬件要求。各科室档案的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。（3）数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可

4、预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。（4）应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。（5）数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。（6）数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴

5、别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过X络传输电子档案。互联X的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接各科室到档案电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥

6、计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计，找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。　　二、建立完善的医院档案管理X络　　1.医院档案管理信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理X络是医院档案管理的重要保证。通过三级档案管理X络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求。这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统

7、一操作、统一保管；有利于组织监督各部门的档案管理工作。医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。两个部门职责明确，互相配合，共同协作。　　2.制定电子档案管理制度。要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设是重要环节。根据电子档案管理规范，结合医院实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、

8、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案管理制度时应注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合医院工作实际；归档电子文件的责任签署应明确以及电子文件的动态管理问题。可把电子档案管理制度纳入医院的岗位责任制和考核办法中，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。　　三、加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理　　1.软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对