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1、内部控制在会计电算化系统下的发展与完善一、会计电算化条件下内部控制的现状 1.对会计电算化的认识不到位,忽视内部控制制度建设,制度流于形式。 2.数据处理的集中性使会计工作组织会发生质的变化。 3.会计电算化系统运行的复杂性,使内部会计控制的范围扩大。 4.会计电算化控制手段和方式的变化,加大了电算化系统的控制风险。 5.会计电算化的运行未能建立科学合理的制度体系。 二、会计电算化后出现的问题 1.会计电算化的自动化导致人与人之间的制约机制失效。 2.会计电算化的集中化,使原手工记账方式下的内部监控作用和账簿体系完全不起作用。 3.会计电算化软
2、件提供的“反记账”、“反结账”功能使财务信息数据及财务会计系统的安全性大打折扣。 4.X络化管理,使得利用计算机犯罪成为可能。 三、建立会计电算化内部控制的必要性 电算化会计信息系统的内部控制是用来预防、发现、纠正系统所发生的错误、舞弊和故障,使系统能正常运行,是提供可靠和及时信息的保证。 1.防范企业经营风险 近几年来,不少企业相继建立了电算化会计信息系统,无论是自己开发或委托开发会计软件,还是购买通用商品化会计软件,大多数工商企业在对会计信息系统电算化的好处予以认可的同时,往往忽视了电算化会计信息系统在内部控制方面所存在的巨大风险。 2.适应互联X时
3、代发展趋势 X络是一个开放的环境,在这个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的,除非它们在物理上断开连接。因此,X络下的会计信息系统很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰。这种攻击可能来自系统外部,也可能来自系统内部,而且一旦发生将造成巨大的损失。所以,加强会计电算化系统内部控制制度建设就显得十分重要。 3.强化审计工作的需要 现代审计都是以系统为基础的,即审计师要对会计系统的内部控制进行审查和评价,以作为制订审计方案和决定抽查范围的依据。由于会计系统实现了电算化,手工会计系统原有的内部控制已不能适应电子数据处理的新特点,不能有效地降低电算化会计系统特有的风险。对于
4、电算化会计信息系统内部控制的弱点,审计人员要能评估其影响,并向被审单位提出改进的建议。 四、加强和完善会计电算化的内部控制 企业会计电算化后,会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化:计算机的使用使会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是,这种变化也使得原有的内部控制制度不能充分顺应会计电算化的发展潮流,体现会计电算化的高效性及准确性。为了确保企业财产的安全,为了能够提供完整的企业经营决策信息,创造更高的效益,也为了企业内部控制制度在新的环境下不落后于形势发展,建立一整套适合电算化会计系统的内
5、部控制制度就显得尤为重要。 1.整章建制,实行电算化环境下的制度控制 企业必须对手工会计信息中的各项规章制度进行整理,以充分适应需要。整章建制的内容主要有计算机管理制度和会计工作管理制度,包括:岗位责任管理制度、日常操作管理制度、维护管理制度、机房管理制度和档案制度。必须建立一套责、权、利对等的内部控制制度,在强化会计人员岗位职责的同时实行效益工资制,以调动广大会计人员的工作积极性;实行权力与利益相分离的会计主管派驻制。会计主管派驻制将保证会计主管能独立地行使管理权力,将其利益与权力分离能保证其有效监管,并不受本单位负责人干扰,从而真正做到令则行,禁则止。 2.业务程
6、序标准化,严把会计核算控制质量关 原始凭证经过审查,在录入处理前一切经济业务处理必须经过相应的权级审批,简明、准确、完整地填制与录入。不正确的业务处理要更正与删除,待解报单的处理等都必须严格按规定进行,严格执行复核制度,充分保证计算机账务处理不错不乱。无论是静态审核,还是动态审核,都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致。对会计数据输出必须进行严格审核并签章,认真做好会计数据日备份和月末备份,并坚持双重备份制度。另外,制定相应的上机守则与操作规程,是操作控制制度化的具体体现。这些制度并不是一成不变的,还必须随着经营的变化而不断修改完善。 3.加强计算机硬件
7、、软件管理,重视技术控制 首先,强化业务发生控制即程序检查。在经济业务发生时,通过计算机的控制程序,对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制。其次,加强数据输入、输出控制。做到对凭证的审核、自制、输入、传递、保管各环节全面控制。要求输入的数据应经过必要的授权,并经有关的内部控制部门检查,凡输入的凭证均应经过复核,若发现不符,系统自动警告操作员进行检查和修改。对于输出的纸介质的会计资料应由专人进行核对,检查其完整性、正确性,检查打印的账簿和报表页号是否连续,有无缺漏或重叠现象。第三,进行数据通讯、处理控制。
