当前施工企业中财务档案管理存在的问题与对策

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1、当前施工企业中财务档案管理存在的问题与对策摘要：施工企业财务档案是施工企业财务建设过程中形成的原始记录和历史凭证，是施工企业财务管理信息的载体，在企业的整个生命周期中一直起着十分重要的作用。本文主要针对目前施工企业财务档案管理工作中存在的问题提出新的解决方案。关键词：施工；财务；档案；问题；对策众所周知，施工企业财务建设的过程，也是财务档案形成的过程。施工财务档案是施工企业在工程开发过程中产生的一系列财务记录、数据与分析结等，是施工企业在企业财务发展中所产生的财务文件成果。施工财务档案非常宝贵，真实客观地记载着企

2、业发展的资金情况，既是企业认清自身实力的智慧结晶，也是企业可持续发展的重要依据。因此，如何对这些宝贵资料进行储存和管理就非常重要。我们认为内，在财务建设的各个阶段，档案管理工必须有超前意识，才能有效地控制财务档案的质量。尤其是施工阶段，各种档案不仅量大类繁，而且由于施工企业线长点多、建设周期长，涉及到管理、设计、施工、监理和科研等诸多单位，尤其是施工企业多且管理水平参差不齐，这使得施工财务档案具有鲜明的广泛性、复杂性、阶段性和多样性的特点。同时施工建设项目的一次性特征，也决定了施工企业财务档案管理工作的不可回复性

3、，这对施工阶段档案管理工作提出了更高的要求。因此，施工企业的档案管理是施工财务项目档案管理工作的重中之重。1当前施工企业财务档案管理存在的问题1.1档案表格形式和填写方法的不统一在施工企业财务项目中，财务档案主要是以各种内业表格的形式存在。通过对目前正在建设中的几个施工项目的调查发现，虽然交通部颁布的《施工工程质量检验与评定标准》中给出了内业表格的格式，但对填写方法并未给出具体的规定。因各施工企业管理者对表格的填写方法缺乏统一的认识或认识不够清晰，尽管各施工财务项目的总监理办公室、前线指挥部和政府监督办公室对财务

4、档案管理工作做出了一些具体的规定，但随着施工企业所在地区的不同，内业表格的形式和填写方法也有所差异。甚至在同一个项目的不同合同段中，内业表格和填写方法的也有所不同。这将带来以下问题：一方面对施工财务档案管理水平的评价缺乏统一基准，使工作视角产生偏位；档案工作的检查重点往往落在检查表格的填写方法是否正确上，而不是内在质量，财务档案质量难以得到保证；档案验收工作的重点通常落在组卷的是否符合要求上，而对档案资料的完整性、准确性、系统性的评价不够深入。另一方面，不利于施工财务项目施工档案管理的信息化。1.2财务档案管理的

5、自动化程度不高财务档案管理包括了对财务档案的生成、保存与利用的全部工作。目前的施工企业财务管理中，纸质档案无论在生成方面，还是在保存和检索利用方面，技术手段都十分落后，严重制约了财务档案管理水平的提高。目前，施工企业财务档案的管理大多停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工立卷的水平，生成过程几乎都是手工操作，内业人员的工作强度大且效率低。由于手工填写错误而返工造成了大量人力、物力和时间的浪费。此外，财务档案是对财务施工过程及其信息的记录，其生成的及时性和准确性直接关系到财务档案的质量。当文件材料与财务施工不

6、同步时，就容易出现编造财务资料的现象，无法反映财务的实际，失去保存的意义。如果施工企业财务交流档案信息化管理，则信息利用者可以轻而易举的通过计算机检索到这个资料，甚至下载该财务档案，大大缩小查找时间，并能得到完整的档案信息，为全面、准确地进行储量研究，提供重要的信息资源，产生可观的社会效益和经济效益。1.3施工财务文件与档案管理严重脱节财务档案的“一次性”和不可回复性特征，客观上对档案管理人员的素质提出了更高的要求。财务档案管理人员既要熟悉档案管理业务，又要掌握专业知识和技能，才能够熟练地对文件材料进行收集和整理

7、。目前档案管理部门所傲的工作仅仅是提供财务档案的组卷规则和组织财务竣工档案的检查和验收，而没有真正做到从财务档案的生成开始实行全程的监控，财务文件的管理和财务档案管理是脱节的。而目前财务档案的生成者、保管者和检查者几乎都是兼职的财务技术工员，尽管他们有较高的学历，但经过档案管理培训的却很少。虽然一些施工单位在财务档案管理方面倾注了很大的精力，工作人员也尽职尽责，但工作成果却难免不专业、不规范。2施工企业财务档案管理的目标我们认为，新时期下加强施工企业财务档案管理的目标为除依赖于计算机X络软硬件平台外，更重要是确定

8、档案管理系统的功能。本管理方案要实现以下几个目标。(1)具有快捷的可查阅性。除系统维护时间外，应提供24小时档案查阅服务。只要可上X，就可通过浏览器登陆并查阅所需的档案信息。用户界面简单，无须特别培训即可使用。(2)具有可靠的保密性和安全性。设定档案密级、用户权限，确保档案的保密性。由于不同的档案有不同的密级，应根据用户的工作范围对用户的权限加以限制。可以从对档案的操作角