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1、会计电算化内部控制的具体措施随着现代信息技术在会计工作中的广泛运用,我国会计改革已迈出了稳健、有序的步伐,取得了辉煌成就。会计电算化经过几十年的发展,在观念、理论、方法等方面也随着客观经济环境的变化而不断改革、发展和完善,呈现出稳中求进。但是,在新形势下,会计电算化的运用对会计核算和会计管理提出了更高的要求,加强内部控制尤其重要。 一、会计电算化内部控制的特点 手工操作与电算化会计的内部控制特点相比,呈现出以下主要特点。 1.会计岗位发生变化 由于会计电算化的工作自动化、控制的程序化,各种手续都由计算机自动处理,统一执行。会计基本数据的和处理方式、会计管理操作形式等
2、都发生了很大的变化。与此相适应,会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化。 2.会计资料存储方式发生变化 在手工方式下,会计资料以账本、凭证、报表等形式存储于纸张上,增加、删除、修改会计凭证或会计账簿可以从会计人员的笔迹和印章上分清责任。而会计电算化将各种信息转化为数字形式存储在磁(光)介质上,经济业务事项的说明和账簿等要依赖计算机方可录入、阅读或查询,其直观性较差,并且修改、擦除和拷贝均不会留下任何痕迹。 3.电算化程序质量发生变化 如电算化程序本身的漏洞,会降低系统的安全性。而会计人员对计算机专业知识所知不多,就难以及时发现这些漏洞。同时电算化系统下的权限分工主要依靠
3、口令授权,每个会计人员都有与自己权限相对应的口令,而有的会计人员安全意识淡薄,操作口令管理不严,造成泄密或被他人窃取。 4.会计介质将发生变化 X络技术的迅猛发展,使会计电算化的范围进一步扩大,会计介质将发生变化,并迅速走向电子化。如X上银行的开通,通过X上划转资金,结算单据均以电子化的形式出现,会计数据流动过程中的签字盖章等传统确认手段失去意义,都需要采取新的内部控制方法。 二、重新认识会计电算化条件下内部控制制度的必要性 1.确保原始数据操作准确度的需要 在电算化会计中,电子计算机输出的数据是在程序控制之下,对输入的数据源自动进行加工处理,并储存于磁性介质上。
4、所有记帐、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而,电脑中的原始数据必须是由人工事先进行审核和输入计算机的,一旦原始数据在输入中发生错误,计算机无法识别,只会将错就错地进行各种计算工作。因而自动处理数据的准确性,完全依赖于原始数据输入的准确性,正因为会计电算化的这一固有弱点,所以对内部控制提出了一些新的具体要求。一切数据的处理方法和过程都必须规范化,并保持准确性和相对的稳定性,这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。 2.控制操作人员职能的需要 授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有
5、相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后,职能划分发生了巨大的变化。业务处理全部以电算化系统为主,因而电算化功能和知识的高度集中导致了职责的集中,会计人员的职能开始从核算型向管理型转移。某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送。因此,如果不加强内部控制,就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改,操纵处理结果,从而加大了出现错误和舞弊的风险。 3.避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来风险的需要 实行会计电算化后,数据的载体不同了。信息于数据和程序,并且从一开始就存储在各种磁性介质上。有些业务或处理结果可能不被打印出来,只有依靠电子计算机才能阅读这些
6、数据。如果缺乏适当的内控,那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大,而且数据改动后不会留下任何痕迹。电磁介质也易受损坏,且有丢失或毁损的危险。所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求。不仅要保存纸介质会计核算资料,而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序,以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。 三、加强会计电算化内部控制制度的具体措施 1.加强系统内部规章制度的建设 建立全面、规范的会计基础管理制度,具有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据
7、是否准确、完整等。 (1)职责明确 会计人员应该检查组织结构、职权和责任的分配与分工情况,确定职责分工是否能够提供有力的内部控制。 (2)安全控制 会计人员应该确定是否制订了有关计算机硬件、计算机程序、数据文件、数据传送、输入和输出资料以及人员的安全规定。 (3)提高内部会计人员的素质 建立以提高内部会计人员素质为目的控制措施,组织X络安全方面及高级程序语言的培训。 2.完善会计电算化系统的内部质量控制体系 手工会计中那种职权分离、互相牵制的控制方法,
