如何利用现代化的工具来提高集团公司的工作效率

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1、如何利用现代化的工具来提高集团公司的工作效率。近段时间观察集团公司的整体的运作来说，发现整体的运作效率低下，各个职能部门的工作没有正确的作业指导书，管理上还停留下原始低下的纸质上面，各个类型的报表的制定传达非常不及时，对决策层制定政策带来严重的落后性。现针对这种情况，本人经过观察和深思以后，要重新制定各部门的工作指导书及进行信息化管理之前的统一培训。什么是信息化管理呢？我个人的观点是用现在发达的计算机及网络，通过一系列的流程整合改造来提高我们的管理效率，如随时能够看到企业的整体运行情况。首先，我来说一下要实现信息化的几个重要的基础工作：一、数据规范与准确

2、性在介绍基础数据之前，先要对信息化数据的要求和数据的类型有一个基本了解。1．1信息化管理需要绿色信息我们曾经强调：信息集成的首要条件是信息必须规范化，或者说必须有统一的标准。数据的准确性是保证ERP项目实施成功的必要条件，而信息规范化又是准确性的前提，没有规范就谈不上准确。数据的及时性、准确性和完整性是企业信息化管理的基本要求。“及时”指必须在规定的时间进行和完成数据的采集和处理，数据的价值是有时间性的：“准确”就是必须去伪存真、符合实际；“完整”是指要满足系统对各个数据项规定的要求，没有疏忽和遗漏。这3方面要求缺一不可。软件的功能再强，也难以分辨数据的

3、真伪，最多只能做一些逻辑判断。如日期的先后、字段或数字的位数、是否大于或小于某个值等。例如，数字应当是10000，如果录入10001，计算机同样接受，但如果规定是5位数，录入了100000，系统会提示：位数不对。人们比喻说：计算机最讲诚信，不论人跟它说什么，它总认为是真实的。换句话说计算机是一个“聪明的大傻瓜”，它有很强的运算能力，但却分辨不出真伪。对计算机讲假话，你得到的回答只能是没有意义的废话，国外叫“垃圾进、垃圾出”。数据不准是实施ERP失败的重要原因之一。因此，企业在实施ERP内部集成系统之前，一定要下决心，用严肃认真的态度，采取必要的严厉措施，

4、保证各项数据的准确与完整。一定要把“保证数据准确”作为一项质量问题对待，纳入到全面质量管理(TQM)的范畴，建立必要的激励机制，严格管理。数据准确从广义上讲还有合理性的含义。但是数据的合理性不是在录入数据时就能完全做到的，要在实施和应用的过程中，不断运用工业工程学的原理，如工作分析、物流与设施布置、激励机制等，对输入数据的合理性作反复验证。只有这样才能真正做到提升管理水平。1．2保证数据准确的措施Computerworld根据TheDataWarehausinglnstitute2003年3月的一项统计，不正确和“劣质”的数据使美国的商业每年损失611亿

5、美元(不限于信息化)；这确实是一个骇人听闻的天文数字，至少可以说明数据不准的严重性，姑妄听之。另一个问卷调查，调查了647个采用了数据仓库和电子商务智能的单位，其中有一半没有任何改进数据质量的计划：在这种情况下，商务智能(B1)的应用只能像是在过愚人节。我们不妨把范围再缩小一些来看数据差错造成的浪费和损失。据美国食品杂货制造协会(GroceryManufacturingAssociation，GMA)2003年9月的一个统计，管理人员12—23％的时间在用来纠正定单和发票的错误，销售收入损失的3—5％是由于库存数据不准造成的，每纠正一个样本上的错误要花费

6、60～80美元……。可见，数据不准造成的危害是非常严重的，由于缺少这种后果的数量化，往往被人们忽略。信息化管理需要的是简洁的、反映真实情况的、对管理决策有价值的、没有污染的绿色信息。为了做到数据准确，有一些工作应当引起注意。●企业高层经理要把“数据质量”作为一种严肃的质量问题看待，是全面质量管理的一项重要内容。不良数据会产生“质量成本”，同样会影响企业的竞争优势。企业必须不放过任何影响“数据质量”的因素，加以彻底解决；●把重视数据准确作为树立全员质量意识的企业文化对待；●培训员工，使人人都了解真实数据对管理的重要性，了解ERP系统对数据的要求；●健全责任

7、制，建立鼓励员工提供正确数据和信息的激励机制和奖惩制度；●定期清理数据，改进数据流和业务流，清除冗余和无用的数据；●建立自检和例行的审计制度，发布数据质量通报；●创造必要的物质条件，为数据准确提供保证。例如，足够的仓储设施保证物料分类存放，便于存取和盘点；添置必要的计量仪表和相关设施等。2.数据类型通常，我们把各种管理数据归纳为3种类型。1．静态数据(或称固定信息)。一般指生产活动开始之前就可以着手准备的数据，如物料清单、工作中心的能力和成本费率、工艺路线、仓库和货位代码、会计科目的设定、供应商管理文档和客户文档等。由于我们所处的客观环境总是在不断变化的

8、，因此，即使是所谓静态也只能是相对的；就是说，静态数据也要定期维护，保持其准确性