公司快递收发管理办法

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1、深圳太阳雨展示品有限公司文件编号2S-0001公司快递收发管理办法制定日期2014.9.23文件版本0页数共4页修订记录修订日期修订內容版次2014.9.23新版制定0会签单位会签单位会签人员会签单位会签人员A内贸部G生产部B外贸部H物控部C客服部I品管部D项目管理中心J行政中心E创意设计中心K财务部F网络推广部核准：审核：制定：徐凌云格式编号：SY-J-QP-0001版本：04深圳太阳雨展示品有限公司文件编号2S-0001公司快递收发管理办法制定日期2014.9.23文件版本0页数共4页1.0目的为了规范快递物品的收发管理，节约公司的快递成本，避免造成公司资料的丢失及浪费。2.0范围本公司所

2、有员工均属之3.0定义快递物品是指公司员工因工作需要，向外部寄送文件、资料、样板、货物以及其他物品等。4.0组织与权责1、行政部前台：负责公司快递物品的收发管理2、其他部门：协助前台进行部门快递物品的发送，审核及接收。5.0流程图前台保存发货签收记录表和收件底单并分月存放流程图1（收件流程图）前台通知指定邮件收件人领取，并在《快递发送登记表》确认签字快递员送达快递邮件到公司前台前台或值班人员接待、核对单据与实物相对应，登记确认前台当天整理单据并输入电脑；汇总核算到付费用用于到财务部进行报销流程图2（寄件流程图）前台保存发货签收记录表和发件底单并分月存放前台收取《快递单》、物件并与登记表确认一致

3、后电话通知快递公司取件发货人将货物及放行条送至前台填写《快递单》并在《快递发送登记表》上进行登记前台当天整理单据并输入电脑，月底汇总上报格式编号：SY-J-QP-0001版本：04深圳太阳雨展示品有限公司文件编号2S-0001公司快递收发管理办法制定日期2014.9.23文件版本0页数共4页6.0流程执行说明1、快递的接收：行政部前台或当天值班人员在收到快递时，了解清楚付费情况后，一定要将快递跟《快递单》据内容（特别是托寄内容）核对无误后，在《快递单》收件人签名处签上本人的名字并注明日期和时间，然后在《快递签收登记表》上登记快递情况并妥善保留好相关单据；拔打分机号码通知指定快递收件人到前台领取

4、物品并在《快递签收登记表》上签字登记。前台应妥善保留好相关记录及底单。特殊情况下，指定快递收件人不在公司，可拔打手机号码或腾讯留言告知对方，如指定快递收件人需部门同事代领则需告知前台或值班人员代领人姓名工号等基本信息，代领取人必须在《快递签收登记表》上签字登记以备查验核对，指定快递收件人则需在事后去前台在《快递签收登记表》上签字确认。2、快递的发送：因工作需要，需向外部快递物品者，需将快递物件及《物品放行条》一起送至行政部前台处并详细填写《快递发件登记表》，由行政部前台联系快递公司统一发送。前台填写快递单并电话通知快递公司取件，并妥善保留好相关单据，并把单号反馈发件人，由发货人自行跟踪。发件人

5、应自行清点物品及确认物品包装安全可靠；发件人开据《物品放行条》需本部门经理签字审核，经理快递物品需副总签字审核；各需求人员填写《快递发件登记表》时需详细填写收件人姓名，地址，所寄物品名称等资料。如资料登记不清或不完整者，行政部前台或当天值班人员有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求登记或《物品放行条》未经审核且要求无效者，行政部前台有权拒发该物品，并将情况报备相关负责人处理。格式编号：SY-J-QP-0001版本：04深圳太阳雨展示品有限公司文件编号2S-0001公司快递收发管理办法制定日期2014.9.23文件版本0页数共4页7.0快递付费要求1、寄出物品由相关部门及人员根据实际情况决

6、定到付或寄付，如需寄付则需在登记《快递发件登记表》时明确注明，未注明者一律按到付办理。2、收到物品中有到付情况时，行政部前台或当天值班人员需在《快递签收登记表》中注明并在指定快递收件人领取物品时给予说明。3、行政前台处每月有200元快递备用金，支出情况需做记录，并与底单及登记表一起保存以用于到财务借款报销。4、若在不负责任的情况下发生的一切后果由责任人承担。8.0资料管理1、行政部前台每月汇总《快递发件登记表明细表》，《快递收件登记表明细表》底单及相关单据等提供财务以便进行月底结算快递费用或相关核算。2、底单按月份与登记表一同保存以备查验核对。9.0附件1、《快递发件登记明细表》2、《快递收件

7、登记明细表》格式编号：SY-J-QP-0001版本：04