试论档案在保管和利用过程中的保密工作

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1、试论档案在保管和利用过程中的保密工作杨岚（白山市江源区财政局吉林白山市134700）G273A做好档案的保管和利用过程中的保密工作，是对档案从业人员的基木要求，木文对此加以探究。关键词：档案保管档案利用保密工作研究与思考对任何一个单位来讲，人们生活工作都离不开档案。档案工作是各项工作中的一项重点基础工作。如何让档案发挥出其应有的作用，是近年来越来越多专家研究的课题。而档案的保密工作应当是这些课题中的第一课题。笔者从档案工作中总结出，要做好档案的保密工作，就要在保管过程、利用过程等重要环节上下功夫。下面只体谈两点：一、是保管过程中怎样才能做好保密工作首先必须明确档案库房管

2、理中的保密工作、档案管理人员的职责、档案涉密情况的变化，然后根据这些做好档案密级的调整工作。档案的库房管理是档案保密的重点。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基木保障。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基木任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是

3、做到不坏、不丢、不散、不乱。档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基木变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。原馆（室）所存档案涉密文化，只标有密级而没有保密吋限，多数都是在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，要重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的吋间标准、奋关涉密内容标准及保密规范标准，做到冇法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在•一定范围内

4、利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适成不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：①建立划定密期制芳，以便届满自行解密；②建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文化，要下发通过单告知裆案馆（室），以便衔接工作，及时掌握，适吋变动；③建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。要加强涉密档案的

5、科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合人管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施馆（室）藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷吋，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散兴订中，日后调密不便的问题。冋吋，要按立档单位档案中的文件

6、密级编制S录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理、准确的掌握、有效的保密、及时的提供，创造条件。二、档案利用过程中如何做好保密工作（一）要做好档案利用中的监督工作档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从制度建设、队伍建设、监督措施等几个方面实施：档案利用规章制度一般冇阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循

7、，在大力开展档案利用工作的同吋，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负奋直接责任,必须具备较高的政治素质、业务素质、文化素质，要冇较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。在利用中，要根据不Ml的利用对象的不Ml目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。奋条件的档