会议是管理的一种手段

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1、会议是管理的一种手段，如果会议过多或会议效率不高，就会占去管理者大量的时间。因此，要提高管理效率，就必须提高会议的效率。　　做好准备　　开会之前要做好充分的准备，如会议的预案、相关文件，主要与会者的思想、意见以及后勤保障等；会前应将讨论稿或提纲发给相关的单位或人员，使与会者能预先进行研究。如果在会议上要决定某件事情，事先要同与会者打招呼。　　会议目的要明确　　开会的目的一定要明确。一般来说，开会的目的有三个：一是为了研究和做出某项决策；二是为了布置、协调、宣布某项任务；三是为了澄清某项观念，统一认识。开会目的必有其一。召集者在确定开会之前，应当反复地推敲会议的目的，弄清开会要解决什么样

2、的问题，然后围绕着会议目的认真准备。会议要议大事，要有实效。　　选择适当的会议地点　　为了方便与会者，应精心选择会议地点。会场的设备要齐全，交通要便利，场地大小要合适，总之，会议地点要有利于达成会议目标。如议程特别长的会议，最好选在办公地点以外的地方进行，以避免受干扰。　　精心选择与会者　　什么样的会，要什么样的人参加，一定要认真斟酌。该来的一个不能少，无关的一个不能要。对所有参加会议的人都要有一定的了解。会议的规模越小越好，切忌追求会议的表面形式，并非无论什么会议都需邀请上级领导出席。　　会议的规模往往与会议的效果成反比，过多的与会人员有时会把简单的问题搞成复杂的问题。　　控制好会议

3、的进程　　要认识到会议有四个不同的阶段：第一阶段：与会者审视不同的阵营，决定自己的态度和立场；第一阶段：大家各抒己见；第三阶段：大家达成共识；第四阶段：着手解决问题。所以，要针对四个不同的阶段，做好时间划分，把主要时间放在第二阶段，因为时沦需要时间。　　议程要紧凑时间要控制　　对开会的时间要明确控制，要开短会，讲短话。会议的题目要集中，议程要一环扣一环，使与会者集中精力讨沦问题。每个议题用多少时间，要计划好，不能让会议长短变得漫无边际。对发言者的时间要作出限制。　　少开会，开短会，议大事，是提高会议效率的重要保证。效率低下的会议不仅浪费了自己的时间，而日也浪费了别人的时间，会严重影响企

4、业的经济效益。　　讲话的开始很重要，经理人讲话时应设法从一开始就使自己被听众认同，吸引听众，使他们接受您。良好的讲话开头有以下几种方式。　　从讲故事开始　　在讲话的开头可以讲一个与所讲内容有密切联系的故事，从而引出讲话的主题。感人的故事，往往能够一下子抓住听众的心，即使前面发言者已经使听众思绪分散，也仍然能起到把握全局情绪的作用，引起听众的兴趣，使自己很快被听众接受。所以，如果经理人自己不是第一个发言，而且听众感到不耐烦时，此方法比较适用。　　以幽默的语言开头　　当要阐述一个道理，启发大家进行思考时，可以用幽默、诙谐的语言及事例作开场白。这样开场可以使听众在讲话者的幽默启发下，迅速激发

5、兴奋点，集中精力进入角色。　　从展示一个实物开始　　在发言前，如果经理人手里有关于发言主题的任何实物性材料，这时，发言不妨从展示实物开始。一张图纸或一张照片，因其能直观地反映一定的主题，常常能够很快将听众吸引过来。而且，您还可以将自己的话题抽象成一幅画——根本不必去追求它的艺术性，或者随便写几个有趣的大字。别出心裁的字迹也能集中听众的注意力，只要物品有助于讲话者借题发挥就行。　　开门见山，直入主题　　有时，您的发言时间非常短，此时，发言就需要简明扼要，开门见山。从一开始就用高度凝炼的语言把讲话的基本目的和主题告诉听众，激起他们想听下文的欲望，接着在主体部分加以详细的说明或阐述。　　从提

6、问题开始　　向现场的听众提出一个问题，无论听众的回答正确与否，讲话者都可以从这个地方入手。这种情况适用于发言的主题与听众的利益息息相关，而且听众对问题的理解不一致。提出的问题应当接近听众的生活，问题不要过于简单，要能发人深省，耐人寻味，或能给听众以启发教诲。　　提出严峻的事实，引出悬念主题　　如果某一问题非常紧急，需要引起大家的高度重视，您从一开始就可以提出严峻的事实，因为听众非常关心，这样一下子就在听众的心里造成一种悬念，抓住他们的注意力。采用此种讲话开头时，可能需要补充一些内幕消息。　　用涉及听众切身利益的话题开始　　如果经理人觉得自己的发言与听众的利益无关，可以寻找一个切入点，将

7、自己的讲话与听众的切身利益联系起来，即使牵强一些，但为了开始时能够吸引听众，有时不得不有策略地绕个弯子，待听众的兴趣起来，尔后转入正题。　　从阐明讲话原因和背景开始　　当发言对于听众来说比较突然，或事先没有打招呼临时需要发言时，可以先把讲话的原因或背景交代给听众，让听者一下子就明白您为什么要讲话，讲话的理由是什么；或者说明讲话的背景以及在这种背景下讲话的初衷。　　用赞扬的话开始　　当下属做出了成绩，需要您做总结性的发言时，可以用赞扬的话开头。