电子文档中表格的应用技巧

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1、电子文档中表格的应用技巧【摘要】MicrosoftWord是电子文档处理采用最多的办公软件之一，其所附带的“表格”具有强大的数据编排功能，因此灵活运用其表格编排信息的功能，会使电子文档的编写及使用达到很好的效果，而熟练掌握表格的应用技巧能使电子文档的处理达到事半功倍的作用。【关键词】word表格编辑技巧在电子文档中经常会遇到处理许多具有相同属性的数据信息，如果采用大段的文字去叙述，就会显得非常啰嗦，这时为了叙述清楚，可以采用表格的形式处理这些数据信息。这就涉及到表格的绘制及编辑等一系列的问题。一、不同Office程序所创建表格的特征Mic

2、rosoftOffice的许多程序都具有创建表格的功能，比如MicrosoftWord、MicrosoftFrontPage、MicrosoftAccess、MicrosoftExcel、MicrosoftPowerPoint等。但这些程序适于创建表格的类型却不尽相同。其中MicrosoftWord可以创建包含复杂图形格式的表格，例如具有项目符号列表、自定义制表符、编号、悬挂缩进、单独的单元格格式设置和带斜线的单元格等要素的表格。此外，MicrosoftWord还可以创建网页版式的表格。MicrosoftFrontPage只适合于创建具有

3、网页版式的表格。图1表格的要素及编辑标记MicrosoftAccess可以创建数据访问页式的表格，且该表格可以具有强大的排序和查找功能或强大的关系数据库和报表功能。MicrosoftExcel可以创建包含复杂计算、统计分析或图表的表格。MicrosoftPowerPoint用来创建可以方便地包含在演示文稿中的表格。综上所述各Office程序所创建表格的特征，又鉴于电子文档普遍采用MicrosoftWord软件，因此，本文以现阶段使用最广泛的MicrosoftWord2003为例来讨论表格的应用技巧问题。二、认识表格表格是留有空格供填写具体

4、情况或信息的文书。Word中的表格由许多行和列组成，每行或每列又有若干单元格组成，且表格本身具有许多编辑标记，如图1所示。表格中的某些部分只有在显示所有格式标记时才能看到，方法是单击“常用”工具栏上的，即“显示/隐藏编辑标记”。三、表格的绘制绘制表格的方法主要有以下几种。1．通过“表格”菜单绘制表格。用鼠标左键单击“表格”菜单栏，选择“表格自动套用格式”命令，然后在弹出的菜单中选择合适的表格样式。2．通过“常用”工具栏绘制表格。用鼠标单击“插入表格”按钮，选择合适的行数与列数。3．通过“表格和边框”工具栏绘制表格。用鼠标左键单击“插入表格

5、”按钮，在弹出的“插入表格”对话框中现在合适的参数。四、编辑表格（一）选定表格1．选定表格中的一个单元格。用鼠标单击单元格的左边框，如图2（a）所示.2．选定表格中的一行。用鼠标单击该行的左侧，如图2（b）所示。3．选定表格中的一列。用鼠标单击该列顶端的虚框或边框，如图2（c）所示。（a）（b）（c）图2选定表格的单元格、1行、1列4．选定多个单元格、多行或多列。用鼠标拖过该单元格、行或列。5．选定不按顺序排列的多个项目。用鼠标单击所需的第一个单元格、行或列，按Ctrl键，再单击所需的下一个单元格、行或列。6．选定下一单元格中的文字。按T

6、ab键。7．选定前一单元格中的文字。按Shift+Tab键。8．选定整张表格。在页面视图中，用鼠标单击表格移动控点；或用鼠标拖过整张表格；或按住Alt键后，双击表格中的任意位置，均可快速选定整个表格。9．选定表格的其他方法。单击表格内某一位置，然后使用“表格”菜单中的“选定”命令；或使用快捷键进行操作。（二）删除表格或清除表格内容1．删除整个表格用鼠标单击表格，再单击“表格”菜单中的“删除”子菜单，然后单击“表格”命令。选定整个表格，按Ctrl+X可以快速删除整个表格。2．删除“单元格”、“行”或“列”选择要删除的项，单击“表格”菜单中的

7、“删除”命令，然后单击“单元格”、“行”或“列”命令。如果是删除单元格，再单击所需的选项。选定要删除的行或列，按Ctrl+X可以快速删除表格的行或列。3．删除单元格内容选择要删除的项，然后按Delete键。（三）添加行、列要在表格当中添加行、列或单元格，除可以使用“绘制表格”工具在所需的位置绘制行或列之外，还可以采用下述方法。1．添加行若在表格的中间插入一空行，将光标移到表格右侧的换行符前，然后按回车键。要在表格末尾添加一行，除了可以使用上述方法之外，还可以采用下述方法，即用鼠标单击最后一行的最后一个单元格，然后按Tab键。若表格在一篇文

8、档的开头，要在表格的上面添加一空白行（不是表格的空行），可以将鼠标定位在第一单元格的开始部位，然后按回车键。此外，还可以采用“表格”菜单上的“插入”“单元格”来实现添加行。2．添加列将鼠标定位