会计档案电子化相关问题研究.docx

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1、会计档案电子化相关问题研究随着网络技术与信息技术的不断改革发展，会计工作逐步由电算化向信息化转变，同时，会计档案的管理方式也发生了翻天覆地的变化。在这一背景下，传统的纸质版会计档案管理已经无法适应信息化时代的发展。因此，实现会计档案电子化将是顺应时代发展的必然结果。会计档案主要包括企事业单位关于会计行为以及会计数据的各种资料信息，具有保存意义的文件。例如，会计凭证、报销单据、财务报表以及其他会计资料。此外，加强会计档案电子化管理工作十分重要，要不断改进并完善管理制度，树立创新意识，努力创新会计档案电子化管理方法具有重要意义。一、会计档案管理中存在的问题（一）档案保存不规范

2、、会计档案严重缺失第6页由于考虑到管理成本等因素，大多数企业并未专门成立档案管理部门，多数重要的会计档案均有企业领导自主管理，例如，企业的固定资产产权证明等，由于会计档案管理缺乏规范性，极易造成重要档案资料缺失的现象发生，从而导致会计档案缺乏规范性、完整性。此外，会计档案严重缺失不仅可以反映出企业会计管理工作中的不足与存在的问题，这些问题都是阻碍企业发展的重要因素；还会拉低企业在社会中的形象，破坏企业声誉，造成不必要的损失。另一方面，企业还存在个别不良分子，企图以权谋私，实施偷税、漏税等犯法行径，具体表现为：篡改或编造不真实的会计凭证，从而造成重要会计档案缺失的现象（二）

3、会计凭证数量较大、严重浪费办公资源随着信息技术的飞速发展，会计电算化已经引起多数企业的广泛关注与重视，为了规范会计档案，企业都安装了ERP核算系统，通过这一系统生成的会计凭证将会大幅度下降。但是由于ERP系统与其他财务管理系统有工作上的交叉、渗透，故而系统中产生的记账凭证会大幅度上升。换言之，从数量上而言，会计凭证的数量依旧较大。与此同时，财务人员将要打印的财务报表、会计账簿以及其他会计资料将会更多，严重浪费办公资源。（三）原始单据与集成凭证无法相互匹配、工作效率不高在实际的会计工作过程中，ERP系统生成的集成凭证以及原始凭证通常产生与工作后，这一现象不仅没有减轻财务人员

4、的工作量，还严重拖慢了工作效率。此外，工作后产生的集成凭证往往比原始凭证数量多，凭证之间无法相互匹配。（四）电子与手工查账方式不同、会计档案管理缺乏科学性第6页随着信息技术的不断发展，财务管理系统引入了最先进的管理理念、管理技术，这些都是传统会计工作中无法实现的。虽然电子化会计档案还是会有部分档案需要打印，但是通过电子制表已经大大的提高了工作效率，使传统的手工查账方式无用武之地。总而言之，由于企业在管理过程中，对会计档案管理工作没有给予一定的重视，导致企业生产经营需求与会计档案信息的管理差距逐步加深，因此，优化会计档案电子化管理方式，从而促进会计档案利用水平的提高。二、加

5、强会计档案管理的具体措施（一）完善硬件设施建设，促进电子化会计档案的有效利用传统的财务查账过程中，最先是从财务系统中获取财务凭证号，凭借这一号码到档案管理部门去查询相应的档案资料，当办公地点与档案存放地点距离比较远时，那么查账将会耗费较长的时间。因此，为了促进电子化会计档案的有效利用，企业必须配备相关的硬件措施，例如，上网设备、扫描仪、传真机等。此外，在计算机中安装专业的会计档案查询系统尤为重要，这一系统与企业的财务管理系统是融合的，能够实现信息共享，这样就能够节省查询时间，直接凭借凭证号码就能调取相应的档案资料，两系统的有机融合不仅提升了会计电子档案的利用率，还使企业工

6、作人员的工作效率有所提升。（二）利用数据标准接口，实现会计信息标准化第6页随着信息技术深入应用于会计工作中，统一会计信息尤为重要，这一问题亟待解决，实现会计数据接口标准化是解决这一问题的最佳途径。这是因为数据标准格式XBRL不仅能够提供标准的数据接口，还能实时转换各种不同格式。此外，由于XBRL操作设备不统一，尤其在开放网络环境下，因此必须具备国际化标准。通过XBRL既能够整合企业内部结构、优化企业会计资源、统一会计信息数据，针对不同软件、不同格式的会计信息，还能进行自由转换，并且还具有较高的安全性，根据相关的数据制定出相关的财务报表。根据新的会计制度与财务制度的相关要求

7、，利用有效的工具，实现财务报表的二次利用，防止不同财务软件版本不同导致会计数据丢失。换言之，只要采取XBRL技术，就能够实现不同财务软件版本之间会计数据信息的自由转换，同时统一了财务报告数据的标准。另外，这一激素既拓展了电子化会计档案的数据使用范围，还将标准接口的相关数据进行了整合，实现会计信息的标准化目标。（三）构建信息平台，加强会计档案管理信息化的脚步根据企业先行的会计档案管理现状而言，大多存在会计凭证连贯性差、管理缺乏规范性等问题。基于此，企业必须加强信息平台的构建工作，同时，要保证信息平台的人性化，便于日后档案管理人员