流程与制度管理作业指引

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1、[键入文字]流程与制度管理作业指引(主责部门：总经办)密级：发放编号：编制：审核：批准：7[键入文字]7[键入文字]1.目的为规范公司流程与制度管理行为，确保流程与制度的有效性、操作性。2.适用范围适用于公司管理文件的制定、发布以及内部审核。3.术语与定义3.1管理文件：指公司的制度、流程、作业指引、岗位说明书、组织管理手册、权责手册及其相关表单等。3.2内部审核：是由公司审核小组对管理文件运行情况进行的独立的、完整的审核，并对审核过程中发现的问题组织整改活动。4.职责4.1总经办4.1.1组织文件的编制、登记、修订、换版；4.1.2组织文件的发放、登记、回

2、收、作废；4.1.3组织公司流程制度体系的内部审核。4.2流程审核小组4.2.1实施流程制度体系的审核工作；4.2.2填写《流程优化通知单》；4.3相关部门4.3.1参与本部门涉及文件的编制、修改、审核、核对及维护与完善；4.3.2负责按照本制度要求实施和管理本部门文件。5.作业指引5.1文件制定5.1.1文件由总经办组织各部门根据工作需要分工编写。5.1.27[键入文字]当编制的文件与多个部门有直接关联时，编写部门需要组织相关部门人员进行文件评审，以确保文件的适用性和可操作性；各部门在做文件评审时需用《文件会审纪要》记录会审结果，随同讨论修订后的文件提交文

3、件管理部门。1.1.1文件的内容需要言简意赅，原则上不使用修饰和模糊词语，整个文件条理清晰。1.1.2所有编制的文件采用统一的格式（如本制度格式），不得随意改动。格式中必须包含封面和正文，封面内容应有文件名称、密级、发放编号、编制、审核、批准、版本修订记录等。正文内容应有范围、控制目标、职责、术语和定义（必要时）、管理要求（流程说明或作业指引）、支持性文件、相关记录等。是流程性的文件必须有流程图和流程说明。封面和正文左上角应有新天润房地产开发有限公司VI标志，右上角应有编号、版本、生效日期等说明。文件中的字体以5号宋体为主，行距以1.5倍行距为主，文件中的表

4、格文字以1.25倍行距为主。1.1.3文件编制、审批完成后，文件编制人需明确发放范围和对象，以便总经办按要求发放。1.2文件分类、代码及编号1.2.1文件分类：公司将流程管理文件分为三类，即流程文件（代码：OP）、作业指引（代码：WI）与表单。1.2.2文件编号原则成1）完整的管理文件编号如下：XTR－OP－YY01文件流水号：用数字表示，从01起计专业代码：YY代表运营管理，专业代码参5.2.4文件类型：表OP代表流程，WI代表指引公司代码：即XTR，新天润房产2）岗位说明书文件编号采用XTR-JOB-XX0X的格式，XTR：表示新天润地产，JOB：表示岗

5、位说明书；XX:表示专业代码；XX：表示流水号。3）表单的编号采用XTR-XX+系列号/版本号，XTR：表示新天润地产，XX是指该表单出自那类别的文件，如出自行政则XX就是XZ，系列号以01，02，03……，以此类推。1.2.3所有的管理制度、流程及表单都须设立版本号，第一次编制的制度、流程版本为A/0，第二次为A/1,依次类推至A/5后转为B/0；第一次编制的表单版本为1.0,第二次为1.1,依次类推至1.5后转为2.0。1.2.4专业代码7[键入文字]专业代码明细文件类别运营拓展策划行政人力资源文件类别码YYTZCHXZRL文件类别财务采购设计营销成本文

6、件类别码CWCGSJXSCB文件类别工程客服法务文件类别码GCKFFW1.1文件发放5.3.1总经办负责公司文件的复印、发放工作。下发的文件均应加盖“受控”印章。5.3.2总经办建立《受控文件一览表》对下发运行的文件进行登记，并根据变化情况进行调整。5.3.3发放文件应建立《文件发放/回收登记表》，并要求文件接受人员在《文件发放/回收登记表》中签收；如果为修改后再次发放的文件，则应在发放新版文件的同时收回旧版文件。5.3.4由于文件损坏、丢失或需要增发的，需求部门须填写《文件增发/更改/作废/复印申请表》，向总经办申请发放。1.2文件使用5.4.1文件使用部

7、门及岗位必须严格执行文件要求，并及时向总经办反馈运行状况。5.4.2文件接收后，该部门负责人应立即组织本部门人员进行培训，使部门人员理解文件要求。5.4.3文件使用部门及岗位应保持文件整洁和完整，不得在管理文件上标注或造成污损。5.4.4本公司所有管理文件密级为：“秘密”，按以下方式进行保密管理：1）原则上不准携带管理文件外出，确需携带外出时，应采取安全措施，使文件始终处于携带人的有效控制之下。2）文件使用部门或岗位不得私自复印、外流管理文件。3）管理文件的有关人员离岗、离职前，应当将所持文件全部清退，并办理移交手续，各相关单位做好清退移交登记和检查。4）公

8、布在公司OA系统上的管理文件应进行防修改、打印、阅读