广东机电职业技术学院教学档案管理暂行规定

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1、广东机电职业技术学院教学档案管理暂行规定 为了加强我院教学档案工作，提高教学档案的质量和管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，充分发挥教学档案在学院教学管理、教学研究等各项工作中的作用，更好地为学院发展服务，依据《广东机电职业技术学院档案管理办法》制定本规定。   一、教学档案管理的基本原则（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。   （二）教学档案是教学管理的重要组成部分，纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学管理工作的内容之一。教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件

2、材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。   （三）教学档案应实行集中统一管理，二级存放。系、部及相关职能部门应明确一名分管本单位档案工作的负责人和一名兼职档案管理员，统一管理本单位教学文件材料。并按期向学院综合档案室移交。属系（部）管理的教学档案存放在各自的档案专柜。    （四）归档材料必须有参考价值和凭证作用；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系；保证完整、系统、准确。（五）凡在使用方面具有长远利用价值的教学档案定为永久保存；凡在一定时期内具有利用价值的教

3、学档案定为长期保管；长期保管的年限为15年以上直至不用；短期保管年限为5年直至不用。   （六）努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变，逐步实现现代化管理。4二、教学系统归档材料及保管期限（一）、综合序号归档范围保管期限1上级（院外）下达的有关教学工作文件材料长期2教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久3学校基本建设的各种规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结　　永久4教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料永久5非学历教育的培训班、进修班材料长期(1)上级对培训工作的指示、规定、通知、办法长期(2)有关培训工作向上级的请示、报

4、告和批复长期(3)各类培训班(含考证班)的培训计划长期(4)培训班任课教师名单长期(5)培训班学员名单,成绩表长期(6)培训班发放结业证书登记表或存根长期6统计报表永久7学生运动会材料长期8校内体育、科技、智力、学科等竞赛材料(1)竞赛通知、规则、赛程、结果、受奖名单等永久(2)一般事务性、竞赛题等短期9参加校际体育、科技、智力、学科等竞赛材料(1)竞赛通知、选手名单，本校得奖名单、奖品、奖状的照片永久(2)竞赛成绩公布,成绩册长期（二）、学科、专业与实（训）验室建设序号归档范围保管期限1上级有关学科、专业设置及实验（训）室建设的文件材料长期2学科、专业、实验（训）室建设的论证、评

5、估、申报、审批材料永久3重点学科、专业、实验（训）室建设材料永久4学科、专业、实验（训）室建设计划、总结材料长期5学科、专业、实验（训）室建设统计表永久4（三）、招生序号归档范围保管期限1上级有关招生工作的文件材料长期2招生计划、规定、生源计划、招生简章、长期3新生录取材料及新生名单长期4招生宣传、招生工作总结短期5有关招生的报告、批复、总结永久（四）、学籍管理序号归档范围保管期限1新生入学登记表永久2学生学籍卡片永久3学生成绩总册永久(1)学生成绩总登记表永久(2)教师报来的各课程学生成绩评分结果长期(3)学生成绩统计和分析材料长期4在校学生名册永久5学生学籍变更材料(升级、留级

6、、休学、复学、转学、退学)长期6学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级、三好学生)长期7学生处分材料长期8学生助学金评定工作和困难补助的报告、通知及材料短期（五）、课堂教学与教学实践序号归档范围保管期限1各专业教学计划、教学大纲永久2课程建设要求及安排，校历表、进程表、课表、大事记长期3各科各专业课程试题库长期4典型教案、重要备课记录长期5实验、实训、实习计划、总结及有关材料短期6社会调查、社会实践计划、总结及有关资料短期4（六）、毕业生序号归档范围保管期限1上级有关毕业分配的文件材料长期2毕业生工作计划、总结长期3毕业生供需统计、计划、合同长期4毕业生就业方案及派遣名册永久5毕

7、业证、派遣证存根领取签收册长期6毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期（七）、教材序号归档范围保管期限1自编教材、主编及参编教材长期2各专业使用教材目录长期3自编、主编及参编教学指导书、实践指导书和习题集长期4其他有保存价值的自编参考资料短期三、存放在系（部）的教学类档案序号归档范围保管期限1院发各种管理的法规性文件、执行文件、通知等长期2 本系、部制定的教学、教师、学生、设备等管理制度文件及执行文件长期3系、部年度工作要点，目标管理计划，系、部发展规划长期4系、部、教