公文管理系统分析与设计报告

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1、武汉理工大学管理学院信管公文管理系统目录1系统概述2背景和意义22系统分析32.1组织机构32.2业务流程32.2.1流程描述32.2.2业务流程泳道图62.3数据流程图824数据字典102.4.1数据项102.4.2数据流132.4.3数据存储142.4.4外部实体153系统设计163.1功能结构图设计163.2数据库设计163.2.1数据库概念设计163.2.2数据库逻辑设计183.3代码设计203.4输入设计213.5输出设计223.6界面设计23武汉理工大学管理学院信管1系统概述背景和意义目前由于企事业单位收到的、以及下发的文件都是纸

2、质形式，不便于公文接受单位对公文进行电子化存档、查询、调用等，影响文件使用效率。另外纸质文件在下发时，呈几何级数增长的文件复印量，造成了纸张的大量浪费。随着电子化办公迅速在各机关、企事业单位普及，在电脑上编制公文已成为机关工作人员的首选方式。大量公文在编辑时已经是电子化的，这为电子化公文管理创造了便利条件。随着网络带宽的不断提高，在线办公已成为发展趋势，公文完全可以电子化方式存放在服务器上，在数据库等计算机信息系统的支持下，对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和传播，随时可供文件使用单位调阅。如今的企事业单位，每次公文下发，从

3、公文复印、下发通知到下属单位来领取文件，整个过程将耗费很多的人力、物力、财力。同时纸质的公文，在下属单位再次复印传阅，整个过程纸张用量巨大。使用电子化公文管理系统后，将带来很多好处：（1）大大提高办公效率，公文发送只需电脑上的一个操作，各基层单位可登陆系统，即时查阅公文，节约了时间、金钱。（2）提高公文的利用效率。公文的分类检索，将提高查询，方便了公文的使用。（3）实现公文制作的全称监控，加强内部公文流转速度和质量。此外，对于在办公室工作的人来说，每天的公文收发是非常繁琐的。目前大部分单位仍然是采用手工抄写来完成这些繁琐的事务。在公务繁忙时，

4、常常有公文登记的遗漏，去向不明，甚至明明记得经过手，却找不到了的现象，现在好了，有了电子化的“公文管理系统”它可以协助我们有条不紊地处理所有的事务。主要模块分为来文处理和发文处理：（1）通过对整个过程的分步处理，可以让我们清楚地了解整个工作的进展情况（2）系统的模糊查询功能可以让我们清楚地查询到所有符合条件的文件。（3）方便的多用户权限功能让我们更加安全有效管理好所有文件的记录，让我们充分享受到自动化无纸办公给您带来的轻松和乐趣。武汉理工大学管理学院信管2系统分析2.1组织机构2.2业务流程2.2.1流程描述2.2.1.1定义i.公文公司的公

5、文是公司在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具常用公文种类：一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。二、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。三、公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。四、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。五、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行

6、的事项，任免和聘用干部，用“通知”。六、通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。武汉理工大学管理学院信管七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。八、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。九、批复。答复下级机关的请示事项，用“批复”。十、条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。十一、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。十二、意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。十三、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关

7、主管部门请求批准等，用“函”。十四、会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。i.会签会签是撰拟公文的过程中，主办单位主动与有关单位协商并核签的一种办文程序，一般当公文的内容涉及本单位的多个部门或与其他单位有关时，需要进行会签。会签根据对象的不同分为内部会签和外部会签。内部会签用于与本单位内部的各有关部门进行协商并核签；外部会签用于与外单位的有关部门进行协商并核签；二者的性质相同，但处理形式不同。2.2.1.2发文管理提供一套完善的电子公文发文流转环境。在发文的起草、审签、会签、核稿、签发、编号、发出、归档等流转过程中，系统

8、详细记录其流转情况，在流转的过程中相关部门（人员）没有及时处理时，系统发送短信息提示这些人员。起草人员可以根据自身办公的流程，对系统管理中的流程管理模块进行灵活设置