固定资产管理系统

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固定资产管理系统                                 任务一　固定资产管理系统概述   固定资产，是指企业使用年限超过一年的房屋、建筑物、机器、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。它们具有使用年限长、单位价值高、并且在使用过程中保持原有实物形态不变、用于生产经营活动而不是用于出售的特点。   根据现行会计制度规定，企业有权制定适合于本企业的固定资产目录、分类方法、每类或每项固定资产的折旧年限、折旧方法。企业的固定资产种类多、规格型号复杂，管理难度非常大，若疏于对固定资产的管理，将会造成固定资产账实不符，账目混乱，严重的还将导致固定资产的流失；若对固定资产实施严格、细致的管理，又将大大增加财务人员的工作量。   因此采用固定资产核算系统是加强固定资产管理的必然选择。学习情景一、系统基本功能   (一)系统初始设置   初始设置是每个业务系统都应该具备的基本功能，与其他子系统相比，固定资产管理系统的初始设置相对比较简单，主要内容有以下几个方面：1.资产类别设置，系统可以允许用户自定义资产分类编码和资产类别，同时可以定义该类别级次的使用年限、净残值率等。14 2.部门设置以及部门对应折旧科目设置，系统可以进行部门定义，也可以直接共享总账系统的部门定义方案；可以事先确定每个部门计提折旧时应借的会计科目。3.常用的固定资产增加及减少方式的设置和使用状况设置，通过增减方式设置可为每种方式指定账务处理时的对方入账科目(增加方式的“贷方”科目、减少方式的“借方”科目)，并且可追加新的增减方式；“使用状况”设置可允许用户自定义使用状况，为了方便用户使用，系统预置了多种使用状况。4.折旧方法的设置，系统预置了多种折旧方法，通过“折旧方法”设置，可以实现计提折旧的自动化。系统还可以追加新的折旧方法(包括折旧公式定义)。除此之外，系统还提供了整套账不提折旧的功能，并提供专用卡片模板，以适应行政事业单位固定资产管理的需要。   (二)与账务系统接口的功能   由本系统编制产生的凭证可以及时传输到财务系统进行记账处理，凭证的编制可以采用单独制单方式，也可以采用批量制单方式，都是由计算机自动编制凭证，可以对这些凭证进行修改或删除。另外，为确保有关业务数据的一致性，系统还提供了固定资产系统与账务系统之间的对账功能。   (三)折旧计算   14 在固定资产管理系统中，可定义整套账不提折旧功能，也可以自定义折旧分配周期，以适应不同行业的需要。系统可根据资产的折旧方法自动计提折旧，生成折旧分配表，并按分配表自动编制记账凭证。折旧分配表灵活全面，包括部门折旧分配表和类别折旧分配表，各表增加按辅助核算项目汇总的内容。对于原值、累计折旧、使用年限、净残值和净残值率、折旧方法等项目的变动对折旧计提的影响，系统可自动更改折旧计算。   (四)固定资产卡片及其变动处理   固定资产卡片是固定资产管理中的一种重要的原始凭证，为此系统提供了卡片项目自定义功能，并提供了定义自定义项目与其他项目之间的数据关系的功能，以及按自定义项目进行模糊查询的功能。为了满足不同企业制定适合自己的特定样式的需要，系统可按类别来定义具体的卡片样式。卡片自定义功能支持资产附属设备和辅助信息的管理，提供了原值变动表、停用、启用记录、部门转移记录、大修记录、清理信息等附表。建立该系统前所有关于固定资产的一些资料可通过原始卡片录入功能输入到系统中，因用户失误输入的卡片数据在当月月末结账前可无痕迹删除。系统还可以为卡片的各种变动生成变动单，可同时批量显示或以卡片为单位显示。卡片综合查询时提供模糊查询，可保存条件查询的结果，生成自定义查询表。查看卡片时，可同时看其历史状态和变动清单，非常清晰方便。系统支持固定资产的评估，主要是批量完成评估发生的原值、累计折旧、使用年限、净残值率变动的录入，同时生成评估变动表。固定资产编号可自定义其结构及长度。系统还为资产减少提供输入清理信息功能，同时为误减少的资产提供恢复功能。学习情景二、固定资产管理系统的业务流程   14 固定资产的核算主要分为固定资产增减变动的核算和固定资产折旧的核算。   会计电算化以后固定资产管理系统的业务流程如下：1.初次使用固定资产系统时，需要将手工处理情况下所有的固定资产卡片全部输入到计算机中，据以建立固定资产卡片文件。2.固定资产增减变动业务发生后，应将相应的单据输入固定资产系统，以更新系统的数据。3.根据每月初的固定资产卡片文件，计提各类固定资产折旧，生成新的固定资产折旧文件；根据新的固定资产折旧文件生成折旧费用分配的记账凭证，并将其自动转入账务处理系统。4.月末根据各类文件数据生成固定资产增减变动情况表、固定资产分类统计表和固定资产折旧表等报表文件。                          任务二　固定资产管理系统初始设置学习情景一、启用固定资产账套   固定资产系统可由系统管理员ADMIN在建账完成时启用，或者由账套主管在企业门户中进入基本信息模块通过“系统启用”功能启用。   首次使用固定资产管理系统打开一个账套时，系统会提示：“这是第一次打开此账套，还未进行过初始化，是否进行初始化？”。   账套初始化共分6个步骤，实质性的步骤3个，即“折旧信息”设置、“编码方式”设置和“账务接口”设置。学习情景二、基础设置   (一)资产类别设置   14 固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产的管理，及时准确进行固定资产核算，就必须科学地搞好固定资产分类，为核算和统计管理提供依据。   各单位应该根据各自的实际情况，对固定资产作出合理的分类。如高校固定资产的分类就必须按照国家教育部高等教育司编写的《高等学校固定资产分类及编码》进行分类。对于自制的仪器设备或其它资产，按照资产的自然属性归类，确属无法归类的，可纳入自制资产编码中。不能自行增加新的分类号，若目录中没有，则在二级编码以下填“00”。    (二)设置部门对应折旧科目   分配折旧费用时，不同部门的折旧费用在不同的费用账上列支，为了实现折旧费用分配凭证的自动化编制，我们需要事先确定每个部门折旧费用的列支渠道。    (三)增减方式设置   增减方式包括增加方式和减少方式两类。系统预设的增加方式主要有：直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。预设的减少方式主要有：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。如果系统提供的增减方式不能满足本企业的需要，可自定义增减方式。    (四)卡片项目定义   14 卡片项目是固定资产卡片上用来记录固定资产详细资料的栏目，如原值、净残值、资产名称等，它们是最基本的卡片项目。实际工作中每个企事业单位都会有自己特定的卡片格式，因此各个单位固定资产卡片上记载的项目不尽相同。为此，固定资产管理系统提供了允许用户增加卡片项目的功能。固定资产系统提供了一些常用卡片必须的项目，称为系统项目，如果这些项目不能满足企业对资产特殊管理的需要，可以通过卡片项目定义来定义自定义项目，这两部分构成卡片项目目录。    (五)使用状况设置   从固定资产核算和管理的角度，需要明确资产的使用状况，一方面可以正确地计算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率。系统预置了三类使用状况：使用中、未使用、不需用。    (六)折旧方法设置   折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。系统提供了常用的五种方法：不提折旧、平均年限法(一和二)、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法。这几种方法是系统设置的折旧方法，只能选用，不能删除和修改。另外如果这几种方法不能满足企业的使用需要，系统提供了折旧方法的自定义功能，用户可以定义自己合适的折旧方法的名称和计算公式。   14 折旧方法说明1.不提折旧月折旧率R=月折旧额=02.平均年限法(一)月折旧率=(1－净残值率)/使用年限月折旧额=(月初原值-月初累计减值准备金额+月初累计转回减值准备金额)*月折旧率3.平均年限法(二)月折旧率=(1－净残值率)/使用年限月折旧额=(月初原值-月初累计减值准备金额+月初累计转回减值准备金额-月初累计折旧-月初净残值)/(使用年限-已计提月份)4.工作量法月折旧率=(月初原值-月初累计减值准备金额+月初累计转回减值准备金额－月初累计折旧-月初净残值)/(工作总量-月初累计工作量)月折旧额=本月工作量*单位折旧5.年数总和法月折旧率=剩余使用年限/(年数总和*12)月折旧额=(月初原值-月初累计减值准备金额+月初累计转回减值准备金额-净残值)*月折旧率6.双倍余额递减法月折旧率=2/使用年限月折旧额=(期初账面余额-期初累计减值准备金额+期初累计转回减值准备金额)*月折旧率   (七)录入原始卡片   14 原始卡片是指卡片记录的资产开始使用日期的月份大于其录入系统的月份，即已使用过并已计提折旧的固定资产卡片。企业在使用固定资产系统进行核算前，必须将原始卡片资料录入系统，保持历史资料的连续性。   友情提示：1.与计算折旧有关的项目录入后，系统会按照输入的内容将本月应提的折旧额显示在“月折旧额”项目内，可将该值与手工计算的值比较，看是否有录入错误。2.其它页签录入的内容只是为管理卡片设置，不参与计算。并且除附属设备外，其它内容在录入月结账后除“备注”外不能修改和输入，由系统自动生成。3.原值、累计折旧、累计工作量录入的一定要是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。4.已计提月份必须严格按照该资产已经计提的月份数，不包括使用期间停用等不计提折旧的月份，否则不能正确计算折旧。                                任务三　固定资产管理   固定资产管理的工作主要有对固定资产卡片、台账进行全面管理，包括固定资产的增加、减少、资产在使用过程中发生的变动处理以及资产评估等业务发生时所进行的相关操作；对固定资产变动历史进行跟踪；按多种方法准确计算固定资产的折旧；对固定资产的租入和租出进行系统的管理等内容。本节着重谈谈在电算化中如何进行固定资产增加、减少、变动以及折旧的处理和期末处理等内容。学习情景一、固定资产增加   14 为了不断增强企业实力，提高企业产品技术水平，我们需要不断更新企业的固定资产。“资产增加”即新增加固定资产卡片，在系统日常使用过程中，可能会购进或通过其他方式增加企业资产，该部分资产通过“资产增加”操作录入系统。当固定资产开始使用日期的会计期间等于录入会计期间时，才能通过“资产增加”录入。   友情提示：1.新卡片第一个月不提折旧，折旧额为空或零。2.如果录入的累计折旧、累计工作量不是零，说明是旧资产，该累计折旧或累计工作量是在进入本企业前的值。学习情景二、固定资产减少   资产在使用过程中，总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等原因退出企业，这部分经济业务称为“资产减少”。因此固定资产系统必须提供资产减少的功能，以满足核算要求。资产的减少操作有些特殊，首先要确定退出企业的固定资产所在的固定资产卡片记录，找到后点击“增加”钮便可将此项资产作减少处理，系统会生成一条减少记录，要求用户填入“减少日期”、选择“减少方式”、输入“清理收入”和“清理费用”以及“清理原因”等，数据输入完毕点击“确定”钮，系统将对此项资产实施减少处理。以后可以通过“卡片管理”模块来查看此项资产减少记录。   14 本系统提供的卡片删除功能，是指把卡片资料彻底从系统内清除，不同于资产清理或减少。卡片录入当月若发现卡片录入有错误，想删除该卡片，可通过“卡片删除”功能实现，删除后如果该卡片不是最后一张，卡片编号保留空号。通过“资产减少”功能减少的资产的资料，会计档案管理要求必须保留一定的时间，所以本系统在账套“选项“中可设定删除的年限，对减少的资产的卡片只有在超过了该年限后，才能通过“卡片删除”将原始资料从系统彻底清除，在设定的年限内，不允许删除。学习情景三、固定资产变动   企业在使用机器设备过程中，为了提高性能，可能对相应的资产进行技术改造，从而增加该项资产的账面价值；也可能出现原先预计的固定资产使用年限或净残值率与实际情况不符，从而需要进行相应调整；也可能由于部门调整或生产任务的变化，导致固定资产在相关部门之间进行调剂，所有这些原因都将导致固定资产卡片上的相应信息需要进行修改，我们把这种修改或调整称为固定资产变动操作，此类操作必须留下原始凭证，制作的原始凭证称为变动单。   当发现卡片有录入错误，或资产在使用过程中有必要修改卡片的一些内容，可通过卡片修改功能实现，这里所说的修改是无痕迹修改，无痕迹修改在变动清单和查看历史状态时不体现，即无痕迹修改前的内容在任何查看状态都不能再看到。   固定资产管理系统对资产在使用过程中的变动处理提供非常细致的管理功能，所有的变动都必须通过填制变动单来记录，以便留下数据变动的痕迹。   变动单分10种情形填制：原值增加、原值减少、部门转移、使用状况变动、折旧方法调整、累计折旧调整、使用年限调整、工作总量调整、净残值(率)调整、类别调整。使用时调用对应的功能模块按照系统提示进行操作就可以了。   14 资产变动操作包括：原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值(率)调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整、变动单管理。其它项目的修改，如名称、编号、自定义项目等的变动等可直接在卡片上进行。   (一)原始卡片的原值、使用部门、工作总量、使用状况、累计折旧、净残值(率)、折旧方法、使用年限、资产类别在没有做变动单或评估单情况下，录入当月可无痕迹修改。如果做过变动单，只有删除变动单才能无痕迹修改。   (二)通过资产增加录入系统的卡片如果没有制作凭证和变动单、评估单的情况下，录入当月可无痕迹修改。如果做过变动单，只有删除变动单才能无痕迹修改。如果已制作凭证，要修改原值或累计折旧必须删除凭证后，才能无痕迹修改，   (三)原值、使用部门、使用状况、累计折旧、净残值(率)、折旧方法、使用年限、资产类别各项目在作过一次月末结账后，只能通过变动单或评估单调整，不能通过卡片修改功能改变。卡片上其它项目，任何时候均可无痕迹修改。学习情景四、固定资产折旧   固定资产折旧是指在固定资产使用寿命内，按照确定的方法对应计提折旧额进行的系统分摊。其中，应计提折旧额指应当计提折旧的固定资产原价扣除其预计净残值后的余额，如果已对固定资产计提减值准备，还应当扣除已计提的固定资产减值准备余额。   14 固定资产折旧计入生产成本的过程，就是随着固定资产价值的转移，以折旧的形式在产品销售收入中得到补偿，并转化为货币资金的过程。自动计提折旧是固定资产管理系统的主要功能之一，系统应该根据用户录入到系统中的资料每月自动计算每项资产的折旧额，并自动生成折旧分配表，自动生成记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。   (一)固定资产管理系统折旧计算和分配的基本原则1.系统提供的直线法计算折旧时总是以净值作为计提依据，以剩余使用年限为计提年限计算折旧，充分体现平均分摊的思想。2.系统发生与折旧计算有关的变动后，加速折旧法在变动生效的当期以净值为计提依据，以剩余使用年限为计提年限计算折旧，以前修改的月折旧额或单位折旧无效；直线法仍以原公式计算(因公式中已考虑了价值变动和年限调整)。3.根据现行会计制度的规定，影响折旧的各因素发生变动后，本系统对折旧的计算采用未来适用法，不自动调整以前的累计折旧。4.部门转移和类别调整之后，当月计提的折旧费用分配到变动后的部门和类别。5.将当月折旧和计提折旧的固定资产原值汇总到变动后的部门和类别。14 6.如果建账初始化设置折旧信息时，选项“当月初使用月份=使用年限*12-1时是否将折旧提足”被选为“√”，则除工作量法外，本月月折旧额=净值-净残值，并且不能手工修改；如果该选项未被选中，则该月不提足折旧，并且可手工修改，但如以后各月按照公式计算的月折旧率或金额是负数，则认为公式无效，令月折旧率=0，月折旧额=净值-净残值。   (二)计提折旧   自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。系统每期计提折旧一次，根据录入系统的资料自动计算每项资产的折旧，并自动生成折旧分配表，将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。   退出清单查看界面后，如果有新的折旧费用形成，则会出现折旧分配表。点击工具栏中的“凭证”图标可以立即根据此折旧分配表编制对应的记账凭证，也可以先不编制凭证，等到批量制单时统一进行处理。   友情提示：1．本系统在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧，不要重复累计。2．如果上次计提折旧已制单并把数据传递到账务系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。3．计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。4．如果自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，自动中止计提。学习情景五、批量制单   14 在完成任何一笔需制单的业务的同时，可以通过单击“制单”制作记账凭证并传输到账务系统，也可以在当时不制单(选项中制单时间的设置必须为“不立即制单”)，而在某一时间(比如月底)利用本系统提供的批量制单功能完成制单工作。批量制单的功能可同时将一批需制单业务连续制作凭证并传输到账务系统，避免了多次制作凭证的烦琐操作。   友情提示：1.如该单据在其它系统已制单或发生其它情况不应制单，可选中该行后单击〖删除〗，将该应制单业务从表中删除。2.如果您在选项中选择了"应制单业务没有制单不允许结账"，则只要本表中有记录，该月不能结账。学习情景六、月末处理   同其他子系统一样，固定资产管理系统到每月月底也必须结账，每月进行一次，结账后当期的数据不能修改。如果必须修改结账前的数据，可通过“恢复月末结账前状态”功能返回修改。友情提示：1.不能跨年度恢复数据，年末结转后，不能利用本功能恢复到年末结账前状态。2.因为成本系统每月要从本系统提取折旧费用数据，因此，一旦成本系统提取了某一期的数据，则该期不能反结账。3.恢复到某月月末结账前状态后，本账套内对该结账后所做的所有工作都无痕迹删除。14