第一章 涉外秘书概.ppt

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1、涉外文秘欣赏《曹老板的十八个秘书片尾曲》第一章涉外秘书概述（4课时）教学目标1、涉外秘书的定义；2、涉外秘书的类型；3、涉外秘书的基本特点和特殊性；4、涉外秘书的工作内容；5、涉外秘书工作的基本特点；6、秘书应具备的知识结构、能力素质和心理素质；7、涉外企业的组织结构类型和智能；8、涉外秘书所面临的心的发展趋势和挑战。2讲授新课一、秘书的来由与定义二、涉外秘书与涉外秘书工作三、涉外秘书的素质四、涉外企业的组织结构和涉外秘书的工作环境3导入新课学生分组讨论:你心目中理想的涉外秘书。学生发言明确：涉外秘书的知识、技能、心理素质及“专

2、业精神”（所谓“专业精神”是指涉外秘书应尽自己最大的努力使各项工作达到完美，严格按照科学的规章制度行事，准确地把握自己的角色和任务，要对自己工作所产生的后果负责，自觉地维护公司的利益和声誉。推荐同学们：课外观看《杜拉拉升职记》，明确涉外秘书的形象。4一、秘书的来由与定义“秘书”：翻译名词，英文Secretary.罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人(thekeeperofsecret)。“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：《现代秘书学》）“秘书，在我国现代主要是指

3、党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国主编：《秘书学》）5二、涉外秘书与涉外秘书工作1、涉外秘书的内涵2、涉外秘书的人际关系61、涉外秘书的内涵（1）涉外秘书的定义（2）涉外秘书的特点与类型（3）涉外秘书的工作内容与特点7（1）涉外秘书的定义广义定义：涉外秘书指“三资”企业和各种涉外机构、涉外团体中为外国雇主处理各种文牍以及事务性、信息性工作的人员，包括企业

4、高层管理人员和部分中层管理人员身边辅助和服务的助理、专员、办事员等人员。狭义定义：涉外秘书指“三资”企业和各种涉外机构、涉外团体中帮助上司处理各种事务，辅助上司决策，作为上司的近身参谋、助手的工作人员，一般被冠以“私人助理”或“秘书”的头衔。8（2）涉外秘书的特点与类型涉外秘书的特点：①关系雇佣性：即在合同契约基础上建立起来的工作关系）。②角色双重性：涉外秘书既是涉外企业的员工又是中国的公民。③事务繁琐性：涉外秘书工作“拿笔少，跑腿多”，工作的重点是办事。④文化冲突性：在“三资”企业中，中外双方的人员因为信仰、观念、宗教、语言、

5、习俗、传统等许多方面的差异，常常会出现一些摩擦和冲突。⑤管理广泛性：涉外秘书工作内容涉及财会管理、营销公关、税收缴纳、外汇结算等方面，这九要求涉外秘书熟悉国际商法、金融管理、企业文化知识，还要有跨国文化的沟通协调能力。⑥工具双语性：涉外秘书由于工作环境和服务对象的特殊，要求从业人员必须熟悉掌握一门以上的外语。9（2）涉外秘书的特点与类型涉外秘书的类型：从涉外秘书工作职责的角度划分：助理级秘书、文书级秘书、执行级秘书、行政级秘书。从涉外秘书从业时间和资格的角度划分：五级涉外秘书、四级涉外秘书、三级涉外秘书、二级涉外秘书。从涉外秘书

6、所处企业文化的类型划分：“欧美型”涉外秘书、“日韩型”涉外秘书。从涉外秘书自身的特长和能力划分：办事型、翻译型、技术型、公关接待型。10（3）涉外秘书的工作内容与特点涉外秘书的工作内容：事务性工作、指派性工作。涉外秘书的工作特点：中介性与独立性并存、从属性与辅助性相依、规范性与创新性并重、服务性与“补偿性”结合。112、涉外秘书的人际关系（1）人际关系的含义（2）影响人际关系的因素（3）涉外秘书怎样处理人际关系12（1）人际关系的含义人际关系：社会关系的一种，是指人与人之间，在一段过程中，彼此借由思想、感情、行为所表现的吸引、排

7、拒、合作、竞争、领导、服从等互动之关系，广义的说亦包含文化制度模式与社会关系。人际关系本质上是人与人之间心理的距离。人们之间的关系、人们的社会行为是一种商品交换，这不仅是物质商品交换，人们也交换诸如赞许、尊重、声望之类的非物质商品。——霍曼斯13（2）影响人际关系的因素第一，个人因素。主要有：容貌仪表、文化因素、社会结构地位因素、个性特点因素。第二，交往因素。自然距离、交往频率、态度相似性、互惠性条件。第三，信息失真。14（3）涉外秘书怎样处理人际关系第一，正确处理与雇主的关系第二，正确处理与其他职员的关系第三，正确处理与各种来

8、访者的关系15第一，正确处理与雇主的关系雇主对秘书的期待：忠诚守密、自觉服从、主动学习、守时敬业。涉外秘书处理与上司关系的方法：深切理解上司、尊重每一位上司，维护和促进领导之间的团结合作、与上司要亲密有度，保持距离、要正确对待上司的批评。16第二，正确处理与其他