业主档案管理标准作业程序

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业主档案管理标准作业程序42020年5月29日

1文档仅供参考业主档案管理标准作业程序　一、目的规范业主档案的保管与跟踪工作。二、适用范围适用于物业业主档案的保管与跟踪三、职责1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。四、程序要点1、业主档案内容(1)经业主签署后的<业主公约>。(2)经业主签署后的<消防安全责任书>。(3)<业主家庭情况登记表>。(4)<钥匙领用登记表>。42020年5月29日

2文档仅供参考(5)<业主证领用登记表>。(6)<业主入住验房表>。(7)<装修施工申请表>、相关图纸及施工单位资料。(8)<违章处理通知单>及处理结果资料。(9)业主的有关证件复印件。(10)其它应保存的资料。2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。4、业主档案的跟踪(1)当发生下列情况变化时,服务处员工应将变化情况记录在业主档案中:①通讯电话联络方式发生变化时;②业主发生更替时。(2)业主档案跟踪管理,由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电纲和其它服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。5、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处主任批准,经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。6、业主档案应永久保存。7、将各业主资料输入电脑进行管理。42020年5月29日

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