货代公司操作流程

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货代公司操作流程操作部工作流程  客户效劳　　一、订舱　　1．客户向我司订舱的　　2．客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：　　1〕托运人/发货人2〕船公司/船名/航次或船期3〕起运港4〕目的港/中转港5〕货名6〕柜型、柜量7〕运价8〕托运人的签字、盖章　　3．客服人员收到订舱单后，须与SALES核对运价是否正确，并由SALES在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认,待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。4．订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。　　5．订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下：　　1〕新建委托–输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。　　2〕工作号，并按各业务员创立业务编号，比方“客户效劳〞以KF开头。 3〕输入费用明细-主要是应收费用。　　4〕订舱确认–输入订舱号。　　输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次〔一律采用V。XXX的格式〕、开船日期。　　6．操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：　　1〕托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清、、及联系人；　　2〕费用明细应仔细填写，“应收〞为向客户收取费用；“应付〞为由我公司支付的费用；运费到付的需填写在“到付〞栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为ALLIN时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认；　　3〕需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理,必须公司领导确认)；　　4〕客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认；　　5〕订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写；　　6〕客服人员应在台帐上相应位置签字。　　7．客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。　　二、拖车、报关　　1．出书面申请，公司批准前方能安排。　　2．安排拖车前，需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。　　3．安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/ONBR、工厂联系人及联系等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。　　4．应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。　　5．委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，号码、柜号，并报给工厂。　　6．客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否那么由此引起的押车费等损失由车行承当。　　7．一般贸易在深圳清关的可不需司机本，假设是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。 8．安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。　　9．如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。

1　　10．在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。　　11．在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，防止产生还空费用。　　12．安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。　　三、其他　　1．如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，防止发生额外费用。假设有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。　　2．客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。　　3．客服收到财务打印出来的DEBITNOTE，与电脑资料核对无误后，立即给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面，写明发票抬头及金额、币种。4．对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将台帐立即交文件组。　　5．对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。　　II、文件　　1．文件组收到船公司的LOADINGLIST后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。　　2．文件组需核对船公司的LOADINGLIST及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。 3．文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。　　4．提单的缮制应注意以下几点：　　1〕提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL‘SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO。/SEALNO。，DELIVERYAGNET等。　　2〕提单外表应清洁，防止过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的工程，比方船名/航次、卸港、箱号等不可更改。　　3〕应要求客户提供提单上收货人或通知方的、、联系人。　　4〕客户要求出船证的。船证的内容〔比方船级社、船龄的要求〕应与相关船公司核实确认。　　5〕如客户要求倒签提单的，原那么上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。　　6〕外代提单不允许预借。　　5．使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意：　　1〕出我司HB/L给客户，HB/L上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额，DELIVERYAGENT为我司代理。　　2〕OB/L上面SHIPPER为我司，CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目的港的代理，其它资料与HB/L相同，将OB/L电放给我司代理。　　3〕事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款〔预付或到付〕。　　4〕制作CHARGESSETTLEMENT，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用。　　5〕制作放货通知书，通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放，然后与OB/LCOPY件、HB/LCOPY件，OB/L电放信、CHARGESETTLEMENT于船开后尽早一起传给代理。　　6〕对代理有向我司退代理费的，应在台帐上注明，并输入电脑。 6．缮制美线提单时，应注意：　　1〕HB/L与OB/L的缮制可参考第5项

2　　2〕OB/L上注明我司与船公司的S/C号，但HB/L上不得显示该S/C号　　3〕核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定的一致　　7．将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货方法根据我司相关规定执行。　　8．将提单号、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑，核对无误后通知财务。　　9．将台帐、提单、与代理的CHARGESETTLEMENT〔假设有〕复印交财务签收。　　10．费用通知财务后不可缮自更改，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用工程、金额、更改原因，由操作部经理签字，再交财务部。但需注意以下几点：　　1〕海运费的更改需由公司领导批准同意；　　2〕改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚；　　3〕因漏输、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处分。　　11．将台帐分船公司按月份存档。