关于做好2014届毕业生档案转寄工作的通知

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1、各学院：毕业生档案是有关单位甄选人才的重要依据，在毕业生办理社会保险、职称评定、出具相关证明时，仍具有不可替代的作用。为确保2014届毕业生档案转寄工作质量，为毕业生提供及时、高效的调档及查询服务，现将有关事项通知如下。一、毕业生档案转寄地址确认1、毕业生本人一定要与用人单位明确人事档案管理的部门，在协议书、录取通知书或调档函上如实填写档案接收单位全称、联系人（根据单位要求决定是否填写）、联系电话、详细地址及邮编，及时交送所在学院，统一录入《毕业生档案转寄登记表》（EXCEL格式），于毕业生离校后5个工作日内将《毕业生档案转寄信息登记表》电子及纸质文档送学生处

2、，学生处将按照登记表内档案寄发信息转寄档案，考研毕业生调档函（或录取通知书复印件）由学院留存。2、升学的毕业生，如招生单位不发放调档函，请以录取通知书复印件办理相关手续，在复印件上注明档案转寄信息。如招生单位需在邮寄信封上标注信息，请在《毕业生档案转寄信息登记表》内注明。3、待就业毕业生，档案接收单位和地址按照毕业生派遣要求填写。二、寄发方式确认学生档案原则上不允许自带，一般通过EMS、机要或派专人呈送。如学生本人或接收单位要求以机要方式寄送，请在《毕业生档案转寄信息登记表》内注明，否则由学校自行安排寄发方式。三、毕业生档案内容归集1、毕业生离校后，学校各有关

3、部门才能形成完整的档案材料，档案材料归集只能在毕业生离校后完成，具体材料必须完整有效（材料清单见，《档案目录》）。2、考取研究生的毕业生，请提前与招生单位联系，建议寄档截止日期至2014年7月4日后，对未能调整寄发日期的，所在学院可提前归集已有档案材料送至学生科寄发，余下档案材料再另行安排补寄。四、档案寄发结果查询学校在毕业生离校后两周左右组织寄出毕业生档案，请毕业生务必在离校后4个月内，联系档案接收单位，查询档案寄达情况，超过4个月将无法提供查询。档案寄发信息将在校园网发布。如有异议请咨询学生科，联系电话：0550-6733989。附件：1、毕业生档案转寄地

4、址填写注意事项      2、毕业生档案转寄信息登记表           学生处              2014年4月14日 附1：毕业生档案转寄地址填写注意事项 一、档案邮寄地址的分类1、党政机关国家公务员等。由所属县及县以上组织人事部门接收管理。2、解放军、武警部队等。由部队团以上组织部门接收。3、文教卫（公立中小学除外）、设计科研等事业单位及原事业单位改制的股份制集团公司。一般由这些单位的人事部门接收，或由其指定人事代理机构接收。4、国企、国营股份制改造企业、国营股份制上市公司。一般设独立人事部门，可接收管理档案，部分企业因特殊情况由上一级单位人事

5、部门接收。5、民营私企。原则上不管理档案，但规模较大或著名上市公司可接收档案，或由他们转交至相应人事代理机构；绝大部分规模较小私企没有接收管理档案的职能，一般委托当地人事代理机构。6、中外合资、外商独资。中外合资企业一般由中方出资方人事部门接收或委托当地人事代理机构接收管理；外商独资多为委托当地人事代理机构接收管理。二、档案邮寄地址的写法1、规范写法（1）有接收档案权限的党政军等国家机关单位、企业、公司，如国有大型企业、国有大型公司，邮寄地址规范：X省X市（县）X区X路X号X单位 （全称）人事处或人力资源部。（2）无接收档案权限的企业、公司，如外企、合资公司、

6、私营公司、一般公司，乡镇一级单位、企业、工厂、公司等单位，邮寄地址规范：X省X市（县）X区X路X号X人才交流服务中心或X省高校毕业生就业指导服务中心。（3）考上研究生的毕业生档案邮寄地址规范：X省X市X路X号X研究所（全称）人事处（或人教处）；X省X市X路X号X大学X学院党委（或研招办）。（4）有的毕业生档案由毕业生工作单位的上级单位接收管理，如 X中学、X派出所、X工厂、X分公司、X邮政所、X地质队、X勘测队、X油田等，档案邮寄地址规范：X省X市（县）X区X路X号X单位（其上级单位全称）人事处（科）。如：安徽省蚌埠市龙子湖区教育局人事科收；安徽省蚌埠市龙子湖

7、区公安分局干部科收；安徽省蚌埠市龙子湖区中国移动蚌埠分公司人力资源部收。 以上为毕业生档案转寄地址的常规写法，为了保证档案安全、准确转寄，建议毕业生一定提前与用人单位沟通，明确正确的转寄地址。2、几种错误的写法（1）单位不能写简称。如:“马鞍山钢铁公司”不能写成“马钢”。 （2）不能用邮政信箱或街道门牌号码代替收取档案单位名称。如：X省X市X路X号信箱（没有具体单位）人事处收。（3）收件单位不清、书写格式混乱。如：安徽省 蚌埠市 滁州市 人才中心。   （4）省级市级单位不清。如：安徽省合肥市（要区分是安徽省还是合肥市的人才中心）人才中心。