利用Word编制主题索引的一种简便方法_表格模板_应用文书

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1、2002年10月编辑学报Oct.2002第14卷第5期ACTAEdITOLOGICAVol.14No.5"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""利用Word编制主题索引的一种简便方法李彩1）邹玲莹2）王晴2）陈齐顺1）刘磊3）（1）国外医学·口腔医学分册编辑部；2）华西口腔医学杂志编辑部；3）中国口腔医学信息编辑部：610041，成都!第一作者女，1973年生，助理编辑）摘要介绍利用Word软件的“文字转化为表格”及“函件合“替换”项中留

2、为空白即可，然后点击“全部替换”；对于并”功能编制主题索引的方法及其适用范围、优缺点和注意无重复性的内容，则直接删除之。事项。3）文字转化为表格。当文件的基本格式修改好关键词主题索引；Word；文字转化为表格；函件合并后，首先在文件的首行按照主题索引生成的格式建立中图分类号G252.7以下内容：题名作者页码，其中题名与作者、作者与页AsimplemethodusingWordtocompilesubjectindex!LiCai，码之间为“Tab”键，页码与首篇文章之间为“Enter”键，ZouLingying，WangGin

3、g，ChenGishun，LiuLei以下的所有文章都采用此格式，上一篇文章与下一篇AbstractThepaperintroducesamethodtocompilesubjectindex文章之间均为“Enter”键。当所有文章格式修改完毕Withthefunctionsof“transformingcharacterintotable”and“mail-merging”ofMicrosoftWordanditsapplicationrange，后，单击菜单中的“表格”，再击“文字转化为表格”，此advantages，di

4、sadvantagesandissuesthatshouldbepaidattention时会出现一个框本显示转化表格的列数与行数，其中to.列数为3，行数为文章数加1，点击确定，则所有文章及Keywordssubjectindex；Word；transformingcharacterinto首行都转为表格，数据库便基本建成。table；mail-merging4）完善数据库。随便选中任一列，右键单击，选中First-author’saddressEditorialdepartmentofstomatologyof“插入一列”

5、，依次插入2列，2列的首单元格分别输入ForeignMedicalsciences，610041，Chengdu，China主题词和期号。然后在以下的各篇文章中依次输入各编制主题索引是一项烦琐的工作，其烦琐性主要自的主题词与期号，其中期号一次输完（因为同一期的表现在拼音排序和调整格式这2个步骤上。传统的手文章放在一起）。如果一篇文章的主题词超过1个，则工编制因工作量大、出错率高而逐渐被淘汰，计算机编根据其数目，选中该文章所在的行并右键单击，选中制已成为主要方法。在各种计算机编制方法中，采用“插入一行”，通过复制与粘贴，依次插入

6、，即可完成。数据库管理系统及各种索引专用软件最理想，但因经5）对数据库进行排序。在完善数据库之后，按照济条件或计算机水平等多种因素的限制，该类方法普所需排序要求进行排序：单击菜单中“表格”，选中“排及率并不高［1］。以往文献也报道过采用普通文字处序”单击，即可出现一个对话框，在对话框的“排序依理软件编制索引［23］，但这些方法的工作量相对较大。据”选项中选择主题词所在的列数，“类型”选为拼音，笔者利用Microsoft公司生产的Word软件的“文字转再在“然后依据”中选中期号所在的列，类型为数字，最化为表格”和“函件合并”功能

7、，总结出一种工作量较后再按页码排序，类型依然为数字。最后按“确定”即小、简便可行的编制主题索引的方法。可。此时数据库就按所需格式进行排序，但此处应注意把“主题词”行改为首行。1方法1.2创建主文档在Word中打开新文件，建立主题1.1建立数据库索引所需格式文档。格式可依所需要求建立，笔者采1）搜集资料。一般主题索引都包括以下内容：主用的主题索引格式为：主题词题名（作者）（期号）：页题词、题名、作者、期号、页码等。为了解决手工录入工码，页码后加“Enter”。具体格式可依据各编辑部的具作量大的问题，复制以前各期杂志的目次（这一方

8、法适体要求而定。用于所有采用计算机排版的编辑部），然后粘贴到一个1.3函件合并在所建主文档中，打开“工具”菜单下Word文件中。的“函件合并”，选择主文档下的“创建”，点击“分类”，2）修改格式。这一步工作主要针对北大方正或华选择“活动窗口”。再单击“资料源”下的“获取资料”