电子政务环境下电子公文的流程与控制

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1、电子政务环境下电子公文的流程与控制电子政务环境中电子公文的流程与控制作者：中国人民解放军南京…

2、wbh778899@yahoo.co…文章来源：档案学通讯网站

3、http://www.danganj.net点击数：1008更新时间：2008-1-1417:18:46[摘要]设计电子公文流程和实现电子公文控制是电子政务中的重要内容。本文对电子政务环境中电子公文的收文流程、发文流程和传输流程进行了设计，阐述了流程实现的方法。对电子政务环境中电子公文的版式控制、流程控制、保密性控制和安全性控制进行了分析。[关键词]电子政务电子公文流程电子公文管理系统控制1电子政务、电子公文与公文归档公文处理是政府机关

4、最复杂、最重要的办公内容之一，直接体现了政府机关的行政职能，电子公文的处理也就成为电子政务系统中最基本也是最重要的功能。电子公文是指以电子形式表现的并通过网络传送的,用于政府机关相互之间联系事务的具有规范格式的公文。电子公文的处理通常表现为一个公文流转过程，本文将其称为流程，电子公文流转的质量和效果直接关系到电子政务系统的运转效率和效能。电子公文归档已经成为档案工作的必然方向。《电子公文归档暂行办法》规定，“电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。”[①]电子公文归档仅是电子公文流程中的

5、一个环节。为此，明确电子公文流程，可以从电子公文的形成、收集、整理着手，加强电子公文的管理与归档。总之，电子公文归档仅是电子公文流程中的一个环节，电子公文流程设计直接关系到电子政务系统的运转效率。所以，电子政务的一个重要内容就是设计电子公文流程和实现电子公文控制。2电子政务环境中电子公文的流程电子公文流程是电子公文从起草到归档，并按照标准的、统一的公文交换与共享机制和定义好的规则，在各部门之间逐级审批、传递，从而完成办理目标的流转过程。电子公文的流程是一系列有序操作的集合。电子公文的流程包括4大要素：同一个业务目标、多人参与、按照一定的顺序和规则传递、每个参与者通过事件操作完成自己的任务。2.

6、1流程的分解电子公文的流程按文档类别分为收文流程和发文流程，此外，通过传输流程实现发文和收文过程。2.1.1收文流程收文流程主要功能是处理和记载上级发文、平级来文等公文，并对接收的所有正式电子公文实现登记、拟办、批办、传阅、分发、催办、督办、归档。收文流程如图1所示：图1收文流程从上图可见，电子公文的收文主要流程为：收到公文后，机要员首先进行审核、分类、登记，按急缓程度分类后交办公室。办公室人员提出具体的拟办意见。对仅需传阅的公文发送领导和相关人员传阅。对需要办理的公文提出拟办意见，包括主办部门，承办部门，办理程序和时限，拟送阅的领导签批等内容，发送办公室主任阅批后，发送有关领导批办，领导阅览

7、，签署批示意见，发送承办部门具体办理。承办部门收到交办的公文后按规定时间和领导的批示意见办理。办公室对公文的办理跟踪问效，进行催办和督办。公文传阅办理完毕后，由办公室进行归档。电子公文的收文流程中的操作包括：收文登记：通过网络接收电子公文并进行登记，登记内容包括文件号、来文单位、标题、主题词、密级、急缓程度以及文件的基本内容、附件等。拟办：拟办人员对转拟办的文件填写拟办意见、审批领导、主办单位和阅知单位，设定相应的批阅流程。此后的工作中自动以邮件工作流的方式发送给批阅者。定制流程。定制出包含批办、主办、承办、传阅等多种类型的工作流程。定制流程是电子公文管理系统需要提供的基本功能，通过定制流程为

8、电子公文管理提供尽可能大的扩展性。批办：领导填写批示意见，修改拟办人指定的主办单位与阅知单位后签发。承办：主办单位领导在收到转来文后进行签收，填写签收意见，指定承办人，然后可转承办人办理。承办人收到待办文件后按要求进行办理，并在办理后写出办理意见。归档：将待归档的公文转至档案管理模块，整个收文流程结束。查询：根据个人权限和公文机密程度对流程中的公文进行查询，包括查询公文内容、批示意见和在流程中的位置与状态。2.1.2发文流程发文流程主要功能是处理内部制定的或外来转发的电子公文，对所有正式公文进行拟稿、审稿、核稿、会签、签发、编号、归档等全过程的处理及管理。发文流程如图2所示：图2发文流程从上图

9、可见，电子公文的发文主要流程为：职能部门的拟稿人负责拟稿，起草公文。起草完毕，如果需要则发送至相关领导进行审稿。然后进行核稿。如果需要相关单位会签时，发送至相关单位会签。核稿及会签完毕，发呈本机关领导人审批签发。对于已经经本单位领导人审批过的文稿，在印发之前可再做校核，经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。然后进入发文传输程序分发和归档。电子公文的发文流程中的操作包括：拟稿：职能