论档案鉴定标准中的保管费用因素-档案管理论文(1)

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1、论档案鉴定标准中的保管费用因素-档案管理论文(1)档案鉴定标准是档案鉴定工作的关键环节，而明确影响鉴定标准的因素是正确制定鉴定标准，作好鉴定工作的重要依据和出发点。长期以来，我国对影响档案鉴定标准的因素研究颇深，例如：文件的内容、文件的来源以及社会需求等方面都已达成共识，但保管费用因素却是近些年来才提到的，并且随着市场经济的发展它在档案鉴定诸因素中的地位愈来愈重要，重视和加强对保管费用因素的研究有着重要的意义。一、保管费用的含义及与管理效益之间的关系众所周知，保管文件需要一定的物质条件做基础，即有很多方面的费用支出，如保存空间、装具、人力等

2、，这些因素会影响着档案的鉴定，即档案鉴定人员在判定档案价值时必须考虑保管费用因素。所谓保管费用，是指对以后保管档案过程中所需各种费用的估计，它包括库房费用、处理费用、保护费用和参考费用。其中，库房费用是指建筑库房所需的费用；处理费用是指每立方英尺文件对其进行处理和编目所需的工时，它是档案鉴定中的一个永恒的和决定性的因素；保护费用是指文件在保护或修复过程中所需设备和材料的费用。①由此，档案人员必须权衡经费来源与所保存文件未来的用途。保存费用与研究价值的比较是鉴定人员鉴定档案的一个不变因素，若是两种材料包含基本相同的信息，则保存体积较小的，它可

3、以节省库房面积。同时，若是一份或几份文件从宏观或微观上发挥作用的价值低于保存所付出的代价时，亦只能忍痛割爱。二、保管费用是确定档案鉴定原则和鉴定标准的重要因素鉴定标准是人们在鉴定活动中应用于对象的价值尺度和界限。这些标准不是档案工作人员主观随意的产物，它是档案工作人员在长期的理论研究和实践工作中总结出来的历史性结论。因此，它是随着社会的发展而不断完善的，它的内容是客观的。长期以来，国内外档案学者对档案属性的标准以及主客体需要的标准都作了深入的研究，并对实际工作起到了指导和依据作用。随着社会的发展，档案数量的急剧增长，保存档案的物质条件虽然有

4、很大改善但仍显得力不从心，这使得档案的鉴定者们不得不在鉴定档案时，考虑该档案的利用价值与保存其所付出的费用之间的比例。换言之，只有当档案发挥作用所带来的利益，超过因保存档案所付出的代价时，它才具有保存价值。这就是近些年来国内外档案界提出的效益标准。效益标准的提出丰富了现时期的档案鉴定理论，这是对谢伦伯格鉴定思想的进一步发扬。早在５０年代，谢伦伯格就认为，任何一份档案都可能在某个时候、某种场合发挥作用，但是不可能把它们都保存下来。社会用于保管的能力毕