谈谈烟田基础设施建设中的档案管理

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1、谈谈烟田基础设施建设中的档案管理谈谈烟田基础设施建设中的档案管理谈谈烟田基础设施建设中的档案管理　　编者按：烟基档案是烟基建设工程的重要组成部分，是烟基建设的真实记录，本刊请省局机关专职档案管理员林巧良馆员烟田基础设施建设档案是烟基建设工程施工管理，检验工程质量、竣工验收的重要凭证；是为烟基建设项目的使用、维护、改建、扩建提供准确、真实、可靠的依据；是为烟基建设项目日后产生的事故处理、产权转移、债务纠纷等提供重要的证据。因此，做好烟基档案管理对我们及时总结烟基建设的经验教训，开展烟基建设的科学研究，指导今后的烟基建设工作具有重要的意义。当前，我省烟基建设项目数量多、投资大、工程量小、工

2、期短、分布广、相应地产生大量的工程项目档案。由于烟基建设专业性强，参建单位多，管理难度大等客观因素，不利于烟基档案的收集、整理、归档。容易造成档案管理滞后于项目建设，做好烟基档案管理应注意以下几个问题：强化责任，建管并重。烟基建设的项目，是一个个看得见，摸得着，实实在在，工程参建各方一致努力，领导关心，社会各界关注，而项目档案，只是一个“软件”，往往容易被忽视。同时承建方考虑更多的是如何抓质量，抢进度，促关键目标的实现等问题，对于工程文件的收集、积累和归档等工作较易忽视，无意识中影响了项目档案的完整与齐全。但烟基建设要实行终身质量负责制，就离不开烟基档案。因此，要从思想上真正重视档案工

3、作，克服重建设、轻管理的倾向。要有专人管理。烟基档案工作的好坏与各级领导的重视密切相关。在人手少的条件下，必须确保一名烟技员或烟基办人员担负起烟基档案的管理，与各参建单位工程技术人员一起负责现场技术文件、工程图纸的积累、收集整理。建章立制，规范管理。要使烟基建设项目各阶段、各部门、单位形成的项目档案规范准确、收集齐全、管理科学，就必须依法制定、健全一整套行之有效的规章制度。明确项目档案的分管领导及各部门职责分工，将项目文件的形成、积累和管理列入有关领导、部门、人员的职责范围或岗位责任制。并对项目档案的形成要求、收集范围、归档时间、整理规范和移交手续等都要有明确的规定，作为企业内部考核的

4、内容之一。要把烟基档案收集齐，整理妥，保管好，利用活，应做好以下几个方面：首先要做好档案人员的培训。目前，烟基建设档案人员多以兼职为主，专业知识有限，势必影响工程项目文件的形成质量和档案整理质量。因此，组织相关人员进行档案业务知识的培训，使他们能尽快熟悉掌握档案业务技能，确保烟基建设档案完整、齐全、准确、系统。档案工作纳入工程合同，为烟基档案提供法律保障。要充分应用法律手段确保工程竣工档案的准确、完整和齐全，在工程合同签订之时，应明确参建各方的档案责任。把项目文件材料的积累、整理、归档，作为合同的重要内容确定下来，明确参建各方文件材料的形成范围、费用及归档套数，并提出档案质量要求，明确

5、档案权属，使参建各方能够高度重视工程档案的归档工作，并成为参建各方依法执行项目建设的条件，以避免项目档案的原件、原始记录等归档不全。同时，还应当把工程文件材料纳入项目验收的标准范围。材料收集是烟基档案完备的前提。烟基档案要靠平时收集，逐步积累起来的。收集工作没有做好，烟基档案材料则残缺不全，整理工作就不能顺利进行，就不可能有完整、齐全的档案，就会给其他环节的工作造成困难。因此，要从工程项目的立项开始注重抓好文件材料的形成和积累工作，使其能紧跟烟基建设进度，与工程建设同步，才能保证归档文件齐全、完整。相互配合，做好工程竣工验收的档案工作。在项目验收阶段，应加强档案人员与工程技术人员的密切

6、配合，严格把关，按要求对移交来的各施工单位编制的竣工图、文字材料、施工报告进行认真核查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况，认真查对竣工图及文字材料是否完整、准确，以保证竣工档案的真实性和准确性，使竣工档案在使用过程中，真正发挥凭证作用。加强烟基档案的整理。烟基建设材料的归档范围与时间。烟基档案是指烟基建设项目从提出、建设到竣工验收、投入使用、管理维护的全过程中形成的，应当归档保存的文件，包括受益烟农的申请、村委会决议；项目立项、设计、论证、审核、工程招投标、合同签订、施工、竣工、使用等活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

7、根据烟基建设项目工程量小、周期短的特点，采用按工程结束时间归档，即一个工程建设结束后，围绕该项目工程所产生的工程文件也相应形成，在这时候把有保存价值的文件系统整理后归档，既符合工程建设活动的自然过程，也易于保持文件的完整，并使归档工作和工程的总结收尾工作相协调。烟基档案的分类原则与方法：烟基档案的整理，就是在对烟基建设过程中形成的文件材料进行完整收集的基础上，按照一定的原则和方法，进行系统的整理和科学的编目。以揭示其内容和成份，有利于科学管理烟