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时间:2018-02-11
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1、浅议综合档案馆信息化建设的途径 论文摘要:信息技术的飞速发展,使得国家综合档案馆的信息化建设越来越迫切。本文结合**市档案馆的实际,就档案馆信息化建设的途径作了初步的探讨,主要从办公自动化、立档单位档案信息化建设、网络建设、人才引进培养等方面进行具体阐述。关键词:信息化建设途径 以信息技术为先导的二十一世纪是一个充满机遇和挑战的信息时代,人类正从工业社会走向信息社会,社会信息化已经成为世界发展不可逆转的历史进程。信息资源是国民经济和社会发展的战略资源,信息技术是当代新兴的生产力。国民经济和社会发展对信息资源、信息技术、信息产业的依赖程度愈来愈大。档
2、案工作要围绕党和政府中心工作服务,在**市经济和社会协调发展进程中发挥特殊的作用,加快档案馆信息化建设是必由之路。近年来,**市档案信息化建设工作从起步到现在开展得有声有色,曾是全省经验交流的7个地市州之一。但是档案信息化建设的步伐还不够快,要进一步整合档案信息资源、实现档案信息资源全社会共享还有许多工作要做。结合**实际,我认为积极开展档案数字化工作、立档单位档案信息化建设、网络建设、人才引进培养培养信息技术人才是四条有效的途径。 一、努力实现办公自动化,开展档案数字化工作,为档案馆信息化建设奠定坚实的基础。 随着计算机技术、网络技术的飞速发展
3、,传统办公方式已逐渐被现代化的办公方式所替代。办公自动化程度的高低在一定意义反映了工作效率高低,同时,掌握现代化办公技能,也是档案馆信息化建设的第一道门槛。 1、适应信息化的需要,加快实现从传统办公方式向现代化办公方式的转变。 (1)充分利用电脑外部设备,实现文件、资料完全电子化。局、馆所有联网的电脑共享打印机、扫描仪、刻录机等外部设备,除领导起草的文件外,各科室形成的文件材料由各科室文件起草人负责输入、编辑和打印,不再全部交打字员负责,这样既节约了设备投资,节省了人力和时间,减少文件“流通”环节,同时锻炼了队伍,从而提高工作效率。 (2)运
4、用网络资源,实现办公室自动化。依托党政网或局域网和办公自动化软件,实现文件网上收发,即文件的起草、签发、审核、文印、传递、签批等基本上在网上进行,从而真正实现资源共享,同时一定程度上增加局馆内部与外界的联系渠道。 (3)建立局域网信息库,实现网上资源共享。根据市馆的实际研究可行的网上共享方式,用最少的钱办更多的事。如,可单设1台性能较好的电脑为服务器,建立1个局域网共享信息库,将常用的软件、各科室起草可公开的文件材料、各类统计报表、业务数据和资料都放入共享信息库,各科室和个人在需要时可随时进入共享信息库目录即可查找使用,将极大地方便工作,提高整体工作
5、效率。至于日常维护工作可由单位指定专人负责。 2、突出局馆主体地位,积极开展档案数字化工作。 我局从98年升省二级馆开始用档案软件著录档案条目,但迄今为止,只著录了7万余条,现行文件500余篇,与馆藏量相比还远远不够。档案数字化工作是进行档案馆资源建设的基础,首先要从馆藏档案的数字化开始。 (1)在已经建好的局域网基础上,充分利用统一规范的档案管理软件网络版,所有联网的计算机都可以安装客户端程序,进行条目录入、查询检索,根据各科室工作实际,合理分配时间和工作量,使各科室均有机会录入馆藏档案目录,加大目录著录量。 (2)进一步对文件级数据库
6、进行调整,逐步实现全息化。从我馆的实际出发,可优先重要全宗和珍贵历史档案的数字化,做到突出重点,分步实施。对重点档案要内容全部数字化,要尽快建立起档案全息数据库。 (3)开展多媒体档案数字化工作。争取政府投入,研究解决多媒体档案数字化的技术难题,探索多媒体数字化档案管理模式。充分利用多媒体设备对重要的音像档案资料进行采集、编辑并刻录成光盘,增加数字化载体档案,为档案馆信息化建设奠定坚实的基础。 (4)应加强已形成的电子文件进行有效管理。近年来,电子文件量不断增大,除本机关自身发文已全部实现数字化外,对党政网上的电子文件如收文、政策法规性文件等数字
7、化的信息要按电子文件和档案管理相关制度和办法,进行收集、整理、分类保管,刻录到光盘,做好光盘编目,并妥善保管。重要的电子文件有必要保留双套制。 二、促进各档单位档案信息化建设,为档案馆信息化建设全面发展创造良好的条件。 积极探索研究电子政务信息资源与档案信息资源的合作共建,实现两者的合作开发,共建高水平的基础信息资源库,不仅加快档案信息化建设步伐,同时也是促进政府电子政务发展的有效途径。档案信息化建设是各立档单位信息化建设的重要组成部分,也是政府电子政务信息资源的组成部分。市局应加大指导力度,大力推动全市立档单位中档案信息化工作进程。把信息化工作
8、延伸综合档案馆外,推进各立档单位机关档案室信息资源建设,不仅为各单位信息化工作打
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