如何做好公文处理中的主题词标引_0

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1、如何做好公文处理中的主题词标引　　的主题词是适应机关办公自动化、处理规范化的需要，从标题选取转换出来的，能反映主题概念的词或词组。主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院主题词表》。此外，各地区和各行业都结合自身处理实际，制订了各自的主题词表。我们水利部黄河水利委员会处理的主题词标引，使用《黄河水利委员会主题词表》。　　一、主题词标引程序"三步"走　　第一步：审读文件，分析主题。　　首先通读，了解的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是人员常用的方法。如文件标题能概括的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从的内容入手进行主

2、题分析。　　其次分析主题。首先看一篇标题是单一型的主题还是多个主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。　　分析主题重点是主题结构分析。即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。《黄河水利委员会主题词表》将主题结构次序分为主体因素、通用因素、空间因素、文种因素五类。　　第二步：提炼、转换主题概念。　　经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。　　对提炼出的真

3、正具有检索意义的主题概念，查主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。查表取词的主要途径：（1）直接查字顺表，适用于析出的主题概念与主题词表的词一致或接近。可以用拼音、也可用部首来查。（2）查范畴索引。主要适用两种情况，一是主要内容集中于某一范畴，为提高标引效率，可先查范畴索引；二是主题概念一时找不到合适的词，但范畴比较明确，也可查范畴索引。（3）查词族索引。适用于查比较复杂的主题概念时，从复合主题的某一词素入手，克服复杂主题查找时词汇形式难以确定的困难。　　第三步：标引记录，审核校验。主题词成功转换后，根据《国家机关格式》规定，将主题词标注在末页下部抄送栏目左上

4、侧。词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空间、时间、文种等要素，依次进行著录。　　在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有：（1）主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项；（2）主题词的转换是否符合标强规则和组配规则；（3）同类型所选用的主题词是否一致；（4）标引记录有无遗漏等。如发现问题，及时纠正补救。　　二、主题词标引"三要"　　一要准，即主题词的标引对的内容揭失要准确，包括两个方面的内容，（1）在主题分析过程中对主要内容的分析和提炼是否准确，（2）对分析出来的主题概念转换成主题词准确。二要全，标引主题尽量能全面反映的主题内容，不能漏标

5、。黄委系统主题词最大标引深度不超过7个。三要专，即标引的主题词与主要内容的相符程度，一般说来，对于一个主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭失主题概念精度的一个重要因素。　　三、主题词标引"三不"　　一是不能使用表外词。有很多人在标引主题词时，往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有由于使用主题词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引的大忌。　　二是不能颠倒顺序。主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。但是有很多人都是依据的标题，从前向后依次标引。　　三是不能字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的

6、主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。　　主题词标引是一项基础性工作，也是技术性很强的工作。做好这项工作，不仅需要从业人员熟悉使用的标引工具，熟练掌握标引规则和方法，而且还要掌握相应的专业知识，更需要从业人员严谨、认真、踏实的作风。限于篇幅，不再一一赘述。