如何建立电算化会计信息系统的内部控制

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1、如何建立电算化会计信息系统的内部控制　　(内蒙古商贸职业学院，内蒙古呼和浩特010010) 　　摘要：文章对会计电算化内部控制中存在的问题进行了分析，并对建立一套较为完善的控制制度的思路进行了细化，提出了实施电算化会计信息系统的内部控制的建议。 　　关键词：电算化会计系统；内部控制；制度建设；内部审计 　　中图分类号：F232文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)11—0068—03 　　会计电算化内部控制是内部会计控制的特殊形式。内部控制关系到企业财产物资的安全完整，关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的管理目

2、标，必须建立起一整套内部控制制度，以保证企业有序、健康地发展。企业在建立了电算化会计系统后，会计处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是，企业的会计信息系统同时也面临着各式风险，在系统缺乏控制的情况下，就会造成丢失数据资源，以及依据不正确的数据做出决策而造成损失等后果。这些都为企业的内部控制带来了许多新问题，对企业内部控制制度造成了极大的冲击 　　，因此，建立适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。财政部2001年6月颁布的《内部会计控制规范基本规范(试行)》中指出，“电子信息技术控制要求运用

3、电子信息技术建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施。”从制度上说明了加强会计电算化内部控制的必要性。 1会计电算化内部控制中存在的问题 　　与传统的手工账务系统相比，电算化条件下会计信息处理方式和流程发生了变化，给会计工作带来了许多新的问题，其主要表现在如下几个方面： 1.1身份识别与授权批准发生了很大变化 　　手工会计系统中，财务人员之间可以直接识别，直接联系，并且利用分工可以很自然地形成相互制约、相互监督的管理机制。会计电算化系统，业务人员一律利用系统管理员(不一定是财务主管或领导)分配的用户账号(包含着一定的业务

4、权限)由计算机进行识别，并可获得相应的处理特定业务的权力。如何正确地识别财务人员的身份，如何授权财务人员的业务权限，便成为会计电算化系统下首先应考虑的问题。 1.2审查复核机制被削弱 　　手工会计时，任何一道手续实际上都是对前面一道手续的复查和复核。而在会计电算化环境下，大部分手续或工作(如处理数据、输出信息环节)基本上均可由计算机自动完成，与此同时也带来了审查复核等管理机制严重削弱，甚至消失。 1.3磁性化数据存储缺乏证据 　　手工会计时，数据(信息)都记录在凭证、账簿等纸质介质上，其证据的法律效应社会予以普遍承认。实现会计电算化后，会计数据(信息

5、)多以磁性介质作为载体，不易实现签字、盖章等具有法律效用的手段。 1.4会计质量管理缺乏直观性 　　手工会计时，通过清楚直观的会计凭证、复式记账、账户体系、结账、编制报表等控制来保护会计信息质量。会计电算化后，这些原来非常直观的控制则变成了一个“黑盒子”，其内部过程对于财务人员来说已经完全不可见。 1.5会计资料安全时刻都会受到严重威胁 　　手工会计时，纸质化的证、账、表等会计资料时刻与财务人员相伴，也比较安全。会计电算化后，由于计算机硬件软件故障、人为错误等不可避免的种种意外情况，尤其是网络环境漏洞百出，磁性化的会计资料随时可能出现瞬间内全部丢失或

6、破坏。一旦这些宝贵的资料丢失破坏，必将危及企业的持续经营。 1.6内部控制范围扩大 　　财务软件是会计电算化系统的核心，对系统的正常、正确运行具有重要的作用；系统转换(建立)正确与否，直接关系到会计电算化系统能否从一个正确的起点开始；另外，因特网平台的采用，一方面使得财务电算化系统具有远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售等令人兴奋的功能，另一方面也漏洞百出。 　　面对会计电算化内部控制出现的一系列新问题，非常有必要研究建立一套新的管理方法、程序、措施。通过这套比较健全的与会计电算化环境相适应的内部控制制度，使得

7、会计电算化系统的运行能够提供真实可靠的财务信息，保证国家各项财经法规和规章制度的贯彻执行，保证财产物资的安全，形成审计所依赖的工作基础。 2会计电算化内部控制制度建设 　　设计并建立周密内部控制体系是解决上述及其他一系列问题的有效途径。我们认为，由于目前大多数企业不是自行开发系统软件，而是购买商品化软件，将内部控制分为一般控制和应用控制而采取相应控制措施的设计方法，混淆了执行控制的主体，因而这种内部控制制度设计不够完善，内部控制的分类应既要概念清晰，又要区分控制的主体，以便明确责任。为此，建议将内部控制划分为对系统使用者和对系统开发者的控制两大类，分别制定

8、相应的控制制度，具体措施