会计电算化内部控制制度建设

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1、会计电算化内部控制制度建设　　(江苏财经职业技术学院，江苏淮安223003) 　　摘要：在归纳了实行会计电算化后，内部控制出现的很多新问题的基础上，提出了完善会计电算化下的内部控制制度的建议。 　　关键词：手工会计；会计电算化；内部控制；制度建设 　　中图分类号：F233文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)03—0028—02 1会计电算化内部控制的新问题 　　在手工会计环境下，企业财务部门一般从两个方面实施内部控制：①从组织形式上，将财务部门按经济业务的性质划分为不同的核算职能组，如出纳组、资金组、资产组、成本等。严格的分工使得各职能人员严格限制

2、在各自特定的业务领域内，并在职能主管的监督下，彼此构成一个内部牵制网。一旦出现问题，可以通过核对记录查出责任者，从而起到控制作用。②从会计账务处理的组织形式上，除了要保证账、证、表的处理工作由不同人员完成外，还要账账核对、账证核对、账表核对、账实核对。这些制度和措施的建立，一定程度上保证了会计资料的正确性和一致性，也保证了各项经济业务的合理性和合法性。 　　实行会计电算化后，只要将原始凭证或记账凭证输入计算机，日记账、明细账、总账和会计报表的生成和查询等工作都是由计算机自动完成，这种数据处理的集中性使得传统的组织控制功能减弱。同时，这种变化虽然使数据处理流程大为简捷，但也

3、使账簿间的相互控制不复存在，使账证核对、账账核对、账表核对失去作用。因此，手工条件下行之有效的内部控制制度，在电算化条件下已难以发挥其作用，会计电算化下的内部控制出现了很多新问题，表现为： 1.1一旦输入出错会引发连锁反应 　　手工会计下从凭证到日记账、明细账、总账均由不同人操作，并定期核对，几个人同时出错的可能性较小。而会计电算化下所有数据都源于凭证，一旦原始数据输入出错，将会引发日记账、明细账、总账直至会计报表等一系列错误。尽管计算机运行速度快，计算精度高，但以其代替人的手工操作进行数据处理的同时，也使系统在一定程度上丧失了人类所具有的对不合逻辑、不合理以及例外事件

4、的理性判断和处理能力。这就是计算机数据处理的一条重要规律，“输入的是垃圾，输出的也必将是垃圾。”因而数据输入不当的控制问题成为内部控制中最重要的控制环节。 1.2数据安全性较差 　　①在电算化会计下，由于数据处理自动化、集中化，导致职责合并严重，会计人员大大减少，从而使一些不相容职务得不到分离。有的单位虽然设置有不同的财务分工，却往往是一个操作员身兼数职，可以以不同的身份进入系统进行不同的操作，这样，财务分工的控制就名存实亡。②会计电算化下权限分工的主要表现为口令授权，然而口令不像印章那样由专人负责保管而是存放于计算机系统内，一旦口令被人偷看或窃取，便会带来巨大隐患，此

5、种案例在现实中已发生多起。③与手工数据存储主要是纸质材料不同，电算化下的数据存储集中于磁性载体，如软盘、硬盘、光盘等，它们对保存环境要求高，容易损坏，一旦损坏很难恢复，这无疑对内部控制提出了更高的要求。 1.3软件可能被非法调用和修改 　　软件包括程序已经相关文档资料，是电算化会计信息系统的核心。①在手工方式下，会计信息以账、证、表等形式存储在不同的纸张上，增、删、修改会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任，因此很难不露痕迹地加以修改或伪造。但实行会计电算化后，会计信息是以数据库文件的形式保存在磁光介质上，这种无纸张凭证和账册很容易不留痕迹地被篡改和伪造。

6、如果缺乏有效的内部控制，精通计算机技术的人员可能会非法调用系统，甚至篡改程序，以达到其犯罪目的。②网络技术的迅猛发展及其在财务工作中的应用带来了层出不穷的新问题。如大量会计信息通过网络通信线路传输，有可能被非法拦截、窃取甚至篡改；网络会计信息还容易遭受“病毒”入侵和“黑客”攻击。 2会计电算化内部控制制度建设 2.1建立健全组织机构 　　与手工会计一样，会计电算化下对每一项可能引起伪造的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。实行会计电算化后，企业应及时调整原有的组织机构，通过设立一种相互稽核、相互监督、相互制约的机制来保障会计信息

7、的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。企业可以将会计岗位划分为系统主管、系统操作、审核记账、系统维护、数据分析等岗位，同时规定各自的操作权限，使不相容的职责由不同的人员或部门来承担。不相容的职务主要有系统开发与系统操作、数据维护与电算审核、数据录入与审核记账、系统操作与档案管理等。企业为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时还应建立职务轮换制度。 2.2建立严格的上机管理制度 　　基于电算化会计信息系统的安全性和保密性考虑，企业用于电算化会计系统的计算机应尽可能保证专人