hrh传播集团成本控制案例研究

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1、HRH传播集团会议成本控制案例研究【摘要】降低成本，实施价值管理、实现企业及股东价值最大化是企业营运的终极目标。本文论述了公关会议类企业的成本控制重点，成本控制的难点，继而以HRH传播集团为案例，说明会议成本控制应采用预算控制、供应商集中议价、差旅费控制、会议人工成本控制，财务定量及定性绩效考核指标等控制措施，最后，说明成本控制策略应不断调整，以适应动态的商业环境，未来应关注内部控制与公司治理、成本控制与EVA绩效考核指标、平衡记分卡、OA、ERP信息化等先进思想方法相结合。【关键词】会议成本费用控制预算管理定量考核随着“规范提升商业服务，促进广告、会展业健康发展”【1】在国民

2、经济十二五规划的提出，国家对文化创意产业的大力扶持，公关传媒、会议会展业迅猛发展，相应餐饮、酒店、旅游观光、文化交流、体育竞技、文化遗产挖掘等业务随之增多，与此同时，声、光、电、等高科技产品在会展创意活动中的频繁运用。对成本控制提出严峻的挑战，面临客户及业务上的变化快，不确定性因素增加，控制对象繁杂琐碎，财务管理成本上升，客户需求因市场因素摇摆不定等新的行业状况。导致成本控制力不从心，原有意义上的差旅费控制、酒店会议直接控制已不能完全达到目的。因此需要从多角度，不同层次上进行成本控制，以便实现企业的价值增值。据市场调查报告，中国目前的会展市场约为1700亿美元，每年正以20%以

3、上的速度增长，预计到2015年，中国将会占据全球除美国、欧盟以外的第三大会展市场的地位。因而，成本控制的成败关系到企业的生存和发展。一、公关会议公司成本控制的特点及现状（一）成本费用核算的内容所谓会议成本，是指组织为了达到既定目标而进行的会议组织所耗费的所有资本费用总和。成本费用类似生产企业，也可以分为会议直接成本、间接成本、期间费用等【2】。会议直接成本如下：会议直接成本。是指在会议活动中所发生的直接成本，即会议成本、会议人工、会议费用。会议成本指会议场地、就餐、住宿、交通等直接成本。会议人工指会议服务工作人员、多媒体、创意设计人员薪酬的资本耗费。会议费用。会务费用是指用于召

4、开会议而提前准备（含在途）时间起到会议结束回到单位止所必须开支的经费。主要指在开展会议中所发生的各项费用，其中包括交通费、包装费、宣传费、展览费、广告宣传费、邮寄费、摄影摄像费、会议长租、礼品费等。其主要包括以下几个方面：1、会议场地使用费，包括会场设计费以及会场租赁费。其中，会场设计费指布置会场会标，摆设花篮、花卉以及租用专业人员对会场进行设计等多方面而发生的费用。会场租赁费是指租赁会场所发生的费用。2、资料费，即召开会议必须发给的各种资料、文件以及会议期间的图板、图片、指示标识等。3、交通工具使用费，包括车船机票费用和市内交通费用。车船机票费用是指为参加会议而支付的交通费或

5、自带车辆所发生的各种油费、停车费用。市内交通费在会议所在地发生的市内公共汽车或出租车的费用。4、误餐补贴和住宿费，包括就餐费、补贴费和住宿费。5、其他相关费用。指召开会议发生的临时不可预估费用，在服务意向合约中没有载明的事项。管理费用：为组织和管理公关会展而发生的管理支出费用，包括公司行政管理、财务、、法务等职能部门人员薪酬福利费、工作餐费、办公费、会议费、差旅费、及其他来参会人员的行政费用。财务费用。是指公司筹集会议资金、代垫预付给供应商、客户款项发生的利息、汇兑净损失、金融机构手续费、加息等其他费用。（二）成本控制要素繁杂公关会议行业有很多突发性不可预期的成本因素，诸如天气

6、、交通、参会人数、安全措施等要素引起成本的变化，会议流程的整体变更，必要的风险管理等因素。客户的临时增加旅游项目、会议内容，餐饮消费定价、航空航线折扣变化、各酒店集团、酒店类型、分布及价格定位折扣等等情况对成本控制带来困难。客户的商业诉求的不断提高和行业差异使会议成本控制难度加大。一般其成本监控对象如下：1、交通费用：出发地至会务地的交通费用；会议期间交通费用；贵宾交通及返程交通。2、会议室/厅费用：会议场地租金；会议设施租赁费用；会场布置费用；其他支持费用，通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。3、住宿费用及餐饮费：早餐，中餐及午餐；酒水

7、及服务费；会场茶歇；4、礼品和供应商采购价格、长期供应商资格评选；5、视听设备：设备租赁费用；设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用；背景音乐及娱乐音乐选择，摄影摄像价格等。6、演艺节目、演员成本控制、节目制作；7、不可预估杂费：包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。（三）成本控制对象出现新变化传统意义上的财产保护控制、预算控制、运营分析控制、会计系统控制等控制措施无法满足动态的商业环境。差旅费