世界500强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册

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1、目录第一章接待工作2一、接待工作基本要素2二、准备3三、交通7四、会谈8五、参观9六、住宿10七、餐饮10第二章会务工作14一、准备14二、材料14三、食宿15四、交通15五、场地16六、其他19七、会务工作中一些注意事项2023第一章接待工作接待工作是展示****风貌、显示管理水平的主要工作之一,也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性,但有时也会有突发和易变的特点,这就要求接待部门的工作既热情周到,耐心细致,又有条不紊,井然有序。同时,在接待工作中,应严格遵守上级单位和公司的有关规定。一、接待工作基本要

2、素接待工作主要应注意5W要素:What(什么事)、When(什么时间)、Who(什么人)、How(怎样做)和Where(什么地方)。1、What(事由)首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础,因为随后一切工作都必须依此而进行,通常包括以下几种:商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。2、When(时间)这是指客人来访的日期和时间,包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。3、Who(人员)人员是指来宾的基本组成情况,包括人数、姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族等,尤其

3、应了解来访客人中最高领导的情况。同时,根据来访事由和人员情况,确定我方出面接待人员,一般应把握“对口接待、身份对等”的原则,其中关键23是确定我方出面接待的最高领导。4、How(方式)方式则是指接待所采用的形式,这主要由接待的事由来决定。不同的事由将决定接待地点的选取和布置。5、Where(地点)地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如:举行大会或典礼,当级别较高的客人来访时,可在正式会场旁备一小型休息室,供双方领导在会前小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的

4、人数,达到既能融洽交流又相对宽松的效果。另外,就近原则也是要考虑的因素,使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路,可以节约时间和精力。二、准备接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分,是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充;确定接待规格;制定接待计划等方面。(一)确认来访信息来宾信息的收集,是做好接待准备工作的基础。在接到接待任务后,首先应确认来访人员的信息,包括以下几个方面:1、来访客人情况:包括来访人数;主要成员姓名、身份(职务、级别等)23、性别、民族(在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯)、随行联系人及

5、联系方式等。2、来访计划:包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。此外,还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息,便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息,如人名、电话号码、日期、航班班次等,请对方确认,以保准确。(二)补充相关信息由来宾方面提供的信息非常有限,不足以支持接待工作圆满完成。因此,接待人员要根据已知情况扩展信息。1、来访单位的情况:包括来访单位的概况、特色和所处地区的概况等。这些信息摘录、整理、打印后分送参与接待的主要领导和工作人员。2、重要来宾的主要经历

6、:来宾地位尊贵,需要进行一对一的接待时。接待人员应了解嘉宾的个人信息,包括个人资料、主要经历等。这样才能在接待中做好细节工作,使彼此心情愉悦。(三)规格定位接待工作中,规格定位是一个非常重要的环节。在掌握有关信息后,主要依据来访人员情况、时间与目的,及时向主管领导汇报,确定我方接待规格及参与人员,并制定接待计划。一般来讲,接待规格依据实际情况分为三种形式。1、对等接待,这23是最常见的接待规格,指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。2、高格接待,是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。3、

7、低格接待,是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。在接待工作的准备中,只有对接待规格做出正确的定位,才能确定应该邀请哪些领导出席,如何安排车辆和行程,从而完成接待计划。(四)制定计划制定计划是接待工作的重点之一。尤其是重要来宾来访,应及时向主管领导和有关同志汇报,听取领导对接待工作的安排意见,同时召开接待工作会议,在安全保卫、交通用车、陪同人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点、汇报内容、参观路线、后勤保障、宣传报导等方面做出准确、恰当的部署,确保接待计划顺利实施。制定计划可通过填写《接待事务安排表》使计划完整和详细

8、,其中的关键内容包括以下三方面:1、物质准备,包括:住宿安排、用餐安排、会谈地点、参观点、接待用车和有关文字材料等。2、参加人员,根据对方来访目的、活动需要来确定,其中的重点是落实我方出面接待的最高领导。3、资金准备,适

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