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时间:2018-01-20
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1、秘书常识:给上司提建议一、建议要慎重 如果你还不是一个经验很丰富的秘书,那么,原则上你应尽量少给上司提建议,至少提建议时要慎重。因为作为秘书,你的职责是为上司创造最佳的决策环境,而是不参与经营决策。 在实际工作中,秘书对某些具体问题可能看得比上司还要清楚,而且也能发现不少问题;即便如此,由于秘书看问题的角度与上司不尽相同,而且很多时候也不知道上司工作的重点在哪里,所以,尽管秘书就某个具体问题提出的建议有一定的价值,但在上司看来这种建议可能仍然是无足轻重,不仅如此,还有可能干扰自己整体的工作部署。因此,当秘书觉得有必要给上司提建议时,那就首先要考虑自已是否和上司站在同样的角度看和高度问题
2、。如果你对上司的工作内容和思考问题的方式不是很了解,那么,你的建议有可能只会给上司的工作添乱。 作为秘书,你一定要熟悉上司的职责范围和思维方式,知道他当前工作的重心在哪里和工作的出发点是什么。只有做到了这一点,你才有可能抓住机会给上司建议。可以说,能给上司提供合理而又及时的建议是秘书水平的最高表现。 作为年轻的秘书,原则上不要给上司提建议,但是,这并不是说作为秘书不能给上司提建议,比如当上司要求你提建议或征询你的看法时你可以谈谈你的看法;又比如在与上司讨论一些非经营决策性的问题时,你可以提这么一些建议,如怎样保持健康,在什么地方开会比较合适,在什么地方请客人吃饭等。 二、建议的方式
3、 对于秘书来说,在给上司提建议时,应尽量让上司做“选择题”,避免做“回答题”。 秘书小钢在与大隆公司总裁秘书聊天时,得知恒盛公司老板的父亲下个星期满八十大寿。如果小钢这么向自己的老总提建议:“听大隆公司的人说,恒盛公司老板的父亲下个星期满八十大寿。我们要准备点贺礼吗?”那对于老总来说,小钢这种建议没有任何作用,因为恒盛公司是本公司的最大客户,老总得知这信息之后不可能不去祝寿,既然要去祝寿,自然要准备寿礼,所以,小钢一开始就应该知道,即使自己不问,老总也肯定是“要送”。所以,小钢在这种情况下应该直接提出具体建议,比如他可以这么说:“我听恒盛总裁办小谢说,老爷子喜欢书法,我们给他送一套文房四
4、宝,您看如何?”自己只提建议,决定权还是交给上司。也就是说,在这种场合,只让上司做“是”或“不行”的选择就行了。如果你是一个经验丰富的秘书,那你提出的建议上司多数会说“行!”如果上司对你说“就由你看着办吧。”,那么你就 三、提建议时应注意的问题 1、说话尽量婉转 一般来说,秘书给上司提建议是为了辅助上司的工作,尽一个秘书的责任。但上司毕竟是上司,地位远远高于秘书,作为接受方,尽管上司的理智告诉他你的建议是合理的,但在感情上他还需要有一个接受的过程,所以,一些上司对秘书的建议都会出于本能要反驳几句。为了不让自己的好心被当成“驴肝肺”,秘书给上司提建议时必须注意自己的措辞和说话的分寸。比
5、如,当上司忘记了与自己的某位朋友见面时,你用一种好象很随意的口气说:“您好象有个约会吧!”给上司提个醒。又比如,由于上司的误会,使活动日程出现了“撞车”,在这个时候,你先铺垫一句“也许是我记错了”,之后让上司确认到底优先预约哪位客人。 特别是提一些有关原则性或决策性的建议之前,秘书一定要做些铺垫,不能开门见山,有话直说,应当有“不好意思”之类的客气话作铺垫,先营造一个平和的气氛,不能提出直接的批评。比如“也可能是我多嘴,有几句话我还是……”之后再进入正题;说完之后,一般要再加这么一两句:“关于某某问题,我是这么看的,不知对不对……”由于你采用的是间接的询问式,即使上司不接受,也不会当场拒
6、绝。 2、切忌命令式 秘书给上司提建议时一定要避免用命令的语气说话。给上司提建议,不能用“……是不允许的!”这种否定式的建议,这种方式最容易引起上司的反感。在实际工作中,一些秘书给上司提建议时老是采用作指示的方式,比如,当她觉得上司的健康状况不太好时,就说“您最好去看看医生!”虽然这是份好意,但作为秘书你不能给上司作指示,让他具体如何如何去做。又比如在吃饭的时候,上司将医生要他控制食盐量的劝告置之脑后,但你也不能这么对上司说“上次医生就让您要少吃盐份高的食物…… 3、确认事实 给上司提建议之前一定要确认自己说的是不是事实,如果没有客观依据,那你的建议不仅没什么效果,反而是无是生非,
7、结果非常恶劣。所以,作为秘书,一定要抑制自己给上司提建议的冲动。如果一定要提建议,那你必须首先确认事实。 4、考虑结果 当你提出建议之后,上司会有什么反应?在你提出建议之前,应预测一下建议之后的结果。如果你觉得上司可能一下子难以接受甚至会强烈反驳的话,那你就要考虑是不是另找机会甚至放弃给上司建议。 5、选择时机 一般来说,你给上司提建议时最好是没有第三人在场,如果有很多人在场的话,那就会严重伤害 四、提建议之后
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