中华人民共和国国家标准照片档案管理规范

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1、中华人民共和国国家标准照片档案管理规范为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。1主题内容和适用范围　　本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。　　本规范适用于常规照片档案的管理。不适用于专门保管照片的档案馆。2引用标准　　GB3792.5档案著录规则　　GB9705文书档案案卷格式　　JGJ25档案馆建筑设计规范3名词术语3.1照片档案　　国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主

2、要反映方式的历史记录。3.1.1常规照片档案　　用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。3.2芯页　　固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。3.3大照片　　凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。3.4大底片　　凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。4照片档案的收藏4.1收藏范围4.1.1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。4.1.2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。4.1.3某单位组

3、织或参加的重要外事活动的照片档案。4.1.4记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。4.1.5反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。4.1.6与其他载体档案有密切联系的照片档案。4.1.7其他具有保存价值的照片档案。4.2收集时间4.2.1归档时间　　照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。4.2.2档案馆接收时间4.2.2.1依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。4.2.2.2

4、在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。4.2.3档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。4.3收集要求4.3.1底片、照片、说明齐全。4.3.2底片与照片的影像相符。5照片档案的整理　　应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为整理原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。5.1底片整理方法5.1.1底片分类将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。5.1.2底片的编号5.1.2.1在全宗内编流水号。格式如下：　　全宗号──底

5、片号　　例：13—5355.1.2.2底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。5.1.3底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。5.1.4按底片号顺序将底片插入底片册。5.2说明的编写方法和要求5.2.1符号说明的项目有：　　照片号、底片号和参见号。5.2.1.1照片号：案卷内照片的顺序号5.2.1.2底片号：按5.1.2条要求赋予的编号。5.2.1.3参见号：与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。格式如下：　　(类别)

6、档号；(类别)档号　　例：(文书档案)13—2—58；　　　　(科技档案)G—J一285.2.2文字说明的成分和编写要求5.2.2.1文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。　　a.事由：照片影像所反映事件，事物的情由；　　b.时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；　　c.地点：被摄物所在的具体地点；　　d.人物：照片影像上主要人物的姓名、身分；　　e.背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；　　f.摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。5.2.2.2文字说明的编写要求　　a.综合运

7、用5.2.2.1条中的六个要素，概括地揭示照片影像反映全部信息。　　b.文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；　　c.用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“.”表示。　　例；1953年3月22日写作1953.3.22.5.2.3总说明和分说明5.2.3.1一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。5.2.3.2凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注*号。5.2.4说明的格式5.2.4.1说明采用横写格式，宽度可根据情况灵活掌握，最窄不得小于50mm。5.2.4.2说明应分段书

8、写，格式如下：　　照片号／底片号拍摄时间　　文字说明　　参见号摄影者5.2.4.3单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。5.2.4.4大照片的说明可另纸书写，一同保存。5.2.4.5反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。5.3照片的整理方法5.3.1照片的分类一般应在全宗内按年代──问题进行分类。分类应保持前后