信息化对档案工作的影响及对策_0.doc

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1、信息化对档案工作的影响及对策一、电子文件定义及其特点综述档案信息化是一项艰巨而又复杂的系统工程，电子文件这一概念的出现是近10年的事，所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。二、电子文件对档案业务管理工件的影响1.传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟赜稿者直接写在磁盘上，并在穸磁盘上进行修改，一经形成蹶后，马上存贮到办公信息数ν据中，由档案人员、技术人Ｄ员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限齿。纸质档案的管

2、理工作经过长期实践，已总结出一套工忌作流程及方法、原则，如文肭件的立卷归档制度。文件的卖归档立卷工作是档案工作流蚵程的起点，也是文书工作和陔档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷杰后，交档案部门管理，一般邶一年归档一次。而电子文件疬随时产生，随时更改，存贮阉在计算机磁盘或光盘中。因钵此，它对计算机有很强的依嗖赖性。如果归档，必须以磁垣盘或光盘的形式移交，归档鳘范围也不能只是“办理完毕搽，具有保存价值”的文件，奘还应包括该文件的读取软件铎甚至操作系统。5/52.由于电子文件信息与载体的可分汁离性，档案实体分类也可能噌将被概念分类整理所取代，４因为实体分类的结果只能体硗现

3、一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理眯档案的需要，但在当今电子茁文件的环境中，文件的形式樊特征和内容特征均发生了变哕化，电子文件可以通过计算咯机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它番进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据鹊不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由窆组合分类。3.由于电子呈文件的保存价值同时取决于┝其自身价值和可读性，其鉴永定的方法、内容、标准均将谦发生变化，原有的档案价值潢理论分析范围也将扩大，要溲分析电子文件的读取软件甚癀至操作系统。根据传统的档贳案价值鉴定理论，文件应根爪据其凭证价值和参考价值确髡定保管期限，而电子文件

4、一氘方面由于制作方便，将产生拈比以往更多的文件，另一方侍面由于用户的需要，信息和ц数据不断地修改和补充，因跣此很难划定固定的保管期限扃，况且目前电子文件的凭证煎价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无法定札论。此外，由于电子文件信建息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利茑用等方面也与纸质文件有许湔多不同之处。三、电子文秤件对档案学理论的影响1跷.对档案本质属性的影响疆原始记录性是档案的本质蕻属性。这种原始记录性一方呙5/5面表现在档案的内容上，另戗一方面表现在档案的形式上膜，如当事人的亲笔手稿、领士导者的亲笔签署等，都表现芈出真实的原始性。也正是档毒案的原始记录性，

5、才使得档藿案区别于图书、情报、资料氡等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系缸统中，电子文件从起草、修迄改到印发都在计算机上进行脍，它便于修改、便于复制的嫜特性，使得最能体现档案原鬲始记录性的内容与形式特征伐不复存在。电子文件是计算り机文字处理系统中的最后一银个文本，没有草稿与印稿的辕区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间莆很难划定一条人为的界限。蹲人们可以在机器上随时方便弓地复制电子文件，这样文件踢是档案的前身，档案是由文‰件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电兜子文件的原始记录性和凭证黉作用如何确定？电子文件能麟否作为档案？是否具有法律舀凭证作用

6、等等，便成为档案笕界的一系列新课题。这些课撷题是电子文件能否转化为档о案的关键，也是赋予档案本涮质属性新的内涵的客观需要随。2.对档案学理论研究内容的影响档案学理论研谜究的内容是研究对象所决定裨的。以往的档案学理论研究羯是以纸质档案为主要对象，嘿电子文件出现以后，档案工桷作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生趿了变化。原有的一些定论、羟模式将被重新审视，原有的梭管理思想、管理原则将得到闫更新和补充，原有的档案学Ⅲ5/5科体系也将得到充实和完善喀。所有这些研究课题都应围苑绕电子文件来开展。如电子¨文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒〔防治技术等等，都将成为档

7、垄案学理论研究必不可少的内肀容。四、档案界所应采取溯的对策1.做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文魅件材料的归档势在必行,这锵就要求档案工作者必须深入盘到现行文件工作领域,对产髻生的大量电子文件的接收、觳处置乃至存储工作进行指导挤，保护电子文件的原始信息瘠，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是就，通过团采取技术处理，将已归档的鬲电子文件改为“只读性”文蹬件，即只能读不能写的不可喷更改的文件，从而识别和保靓护电子文件的原始结构