分店订货作业规范

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1、壹、目的：使各分店能够正确灵活使用订单系统，以达"准确订货"之目的。贰、适用范围：各分店。叁、订单系统（HOPESM系统）与使用时机：一、总公司订单（代号H）：总公司使用之订单，主要用于新品第一次订货、印花商品及一次性切货商品之订货。二、电脑订单（代号O）：分店使用之主要订单，由电脑系统自动产生建议订货量与建议到货日期，主要使用于新品第二次以后订货与正常商品订货。三、日配订单（代号P）：分店使用之订单，主要用于生鲜面销商品及杂货日配商品，保质期短且每日配送正常商品之订货。四、紧急订单（代号E）：分店使用之

2、订单，主要用于大宗、团购、瞬间大量需求商品或非电脑订单行程中发生可能缺货商品之追加补单。五、特殊订单（代号S）：分店使用之订单，主要用于服饰、书籍、音像制品、鞋、香烟、特殊季节、节庆商品（如年节饰品）等不适合以电脑及日配订单方式订货的正常商品。六、促销订单(代号M)：主要用于快报商品(促销商品)之订货。七、其它订单：区内转货订单：分店使用之订单，主要使用于同一区内分店之间转货（如华东区各分店之间的转货）。区间转货订单：分店使用之订单，主要使用于不同区分店之间的转货（如华东区闸北店与华北区历下店两店间的转货

3、）。肆、订货作业流程：订货作业分为订单制作、订单确认与催单和到货确认三阶段。伍、订单制作流程：一、总公司订单（H）：（一）使用时机：新品与印花商品之订货由采购人员下总公司订单,分店课长可从S106总公司下单明细报表了解采购为分店下单的情况。（二）课长必须确认下单数量与到货日期符合分店之需求。（三）若分店认为采购下单量或到货时间异常，应立即联系采购，了解情况，及时修正。未得采购同意，分店不得擅自修改总公司订单之订货量与到货日期，更不得自行删单。二、电脑订单（O）：（一）使用时机：分店使用主要订单，由电脑系统

4、自动产生建议订货量与建议到货时间，主要使用于新品第二次以后订货与正常商品之订货（生鲜面销商品与少数特殊商品除外）。（二）课长阅读S151订货参考报表，确认电脑建议订购量与到货日期（原则上不做修改）；若有修改需在报表上注明修改原因,然后按规定签注姓名、日期与时间后交经理检查签字，再交给物流管理部（课长必须在下午14时前将S151报表交物流管理部）。物流管理部课长检查各课的S151报表，审核课长下单量与到货日期是否合理。若合理，签字后由组员下电脑订单。若修改数量与到货日不合理，则与课长、经理沟通修改的原因并探

5、讨最合理之处理方法，确认后签字交组员下电脑订单。（三）电脑下单流程：订单→电脑订单→厂编→Home→预定到货日期→PageDown→修改数量（如需增加品项按Insert→增加数量→Ctrl+F6两下）。（四）下单注意事项：1、查看商品是否有待收订单，根据需要删除或修改待收订单。2、日均销量是否准确，有无季节、类似商品促销等影响因素。3、注意备注栏的商品促销档期。4、控制前七后八的订货量。5、供应商的最低送货量（MOC）。三、日配订单（P）：（一）课长在S152日配订单订货报表上填写目测库存、订购数量、交货

6、日期，下午14：00前签名后交物流管理部KEYIN并确认到货日期。（二）电脑下单流程：订单→新日配订单输入→厂编→Home→输入预定收货日期→PageDown→输入订购数量→Ctrl+F6两下→订单号码产生→订单立即传真。四、紧急订单（E）：（一）使用时机：主要用于大宗、团购、瞬间大量需求商品或非电脑订单行程中可能缺货商品之追加补单。电脑下单流程：订单→紧急订单→输入厂商编号→预定到货日期→PageDown→输入货号→输入订购量→Ctrl+F6两下→订单号码产生→订单立即传真。（二）下单注意事项：1、大宗

7、、团购订货必须根据有店总签字的大宗订单方可确认下单。2、业代将大宗单交与物流管理部，物流管理部接单后立即下紧急订单。3、输入电脑后，订单即自动生成，电脑立即自动传真订单。物流管理部需立即与供应商确认订单与到货时间，然后在大宗订单上（黄联）签上姓名、时间与日期。五、特殊订单（S）：（一）使用时机：主要用于服饰、音像、书籍、鞋、香烟、特殊季节、节庆商品（如年节饰品）等不适合以电脑及日配订单方式订货的正常商品。（二）电脑下单流程：订单→分店订单→输入厂编→输入预定收货日期→PageDown→输入货号→输入数量→

8、Ctrl+F6两下→订单号码产生。（三）下单注意事项：1、此商品的日均销量、最小订购量与送货行程。2、大家电、书籍、音像制品、服饰、鞋、香烟等特殊商品须检查该厂编所有商品。3、特殊订单根据需要可修改其数量与到货日期。六、分店促销订单（M）：（一）使用时机：主要用于印花（第二次下单）、快报商品的订货。（二）电脑下单流程：订单→分店订单→输入厂编→促销档期→输入预定收货日期→PageDown→输入货号→输入数量→Ctrl+F6两下