office高级应用第二章word2.6使用邮件合并技术批理处理文档

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1、教案授课日期授课班级12高技计算机授课课时2授课形式新课授课章节名称2.6使用邮件合并技术批量处理文档使用教具多媒体教学目的通过学习，使学生掌握邮件合并教学重点邮件合并教学难点邮件合并内容更删无课外作业补充教学后记授课主要内容或板书设计2.6.1什么是邮件合并1、创建主文档2、选择数据源3、邮件合并的最终文档2.6.2使用邮件合并技术制作邀请函课堂教学安排主要教学内容及步骤任务目标教师活动学生活动2.6.1什么是邮件合并1、创建主文档2、选择数据源3、邮件合并的最终文档主文档是经过特殊标记的Word文档，它是用于创建输出文档的

2、“蓝图”。其中包含了基本的文本内容，这些文本内容在所有输出文档中都是相同的，比如信件的信头、主体以及落款等。另外还有一系列指令（称为合并域），用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如收件人的姓名和地址等。数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它保存了姓名、通讯地址、电子邮件地址、传真号码等数据字段。Word的“邮件合并”功能支持很多类型的数据源，其中主要包括下列几类数据源：•MicrosoftOffice地址列表：在邮件合并的过程中，“邮件合并”任务窗格为用户提供了创建简单的“Offi

3、ce地址列表”的机会，用户可以在新建的列表中填写收件人的姓名和地址等相关信息。此方法最适用于不经常使用的小型、简单列表。v邮件合并的最终文档包含了所有的输出结果，其中，有些文本内容在输出文档中都是相同的，而有些会随着收件人的不同而发生变化。v利用“邮件合并”功能可以创建信函、电子邮件、传真、信封、标签、目录（打印出来或保存在单个Word文档中的姓名、地址或其他信息的列表）等文档。学生练习学生练习学生练习课堂教学安排主要教学内容及步骤任务目标教师活动学生活动2.6.2使用邮件合并技术制作邀请函如果用户要制作或发送一些信函或邀请函

4、之类的邮件给客户或合作伙伴，这类邮件的内容通常分为固定不变的内容和变化的内容。例如，有一份如图2.135所示的邀请函文档，在这个文档中已经输入了邀请函的正文内容，这一部分就是固定不变的内容。邀请函中的邀请人姓名以及邀请人的称谓等信息就属于变化的内容，而这部分内容保存在如图2.136所示的Excel工作表中。v利用“邮件合并分步向导”批量创建信函的操作步骤如下：（1）在Word2010的功能区中，打开如图2.137所示的“邮件”选项卡。（2）在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”选项组中，单击【开始邮件合并】

5、【邮件合并分步向导】

6、命令。（3）打开“邮件合并”任务窗格，如图2.138所示，进入“邮件合并分步向导”的第1步（总共有6步）。在“选择文档类型”选项区域中，选择一个希望创建的输出文档的类型（本例选中“信函”单选按钮）。（4）单击【下一步：正在启动文档】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第2步，在“选择开始文档”选项区域中选中“使用当前文档”单选按钮，以当前文档作为邮件合并的主文档。接着单击【下一步：选取收件人】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第3步，在“选择收件人”选项区域中选中“使用现有列表”单选按钮，如图2.139所示，然后单击【浏览】超链

7、接。学生练习学生练习课堂教学安排主要教学内容及步骤任务目标教师活动学生活动（5）打开“选取数据源”对话框，选择保存客户资料的Excel工作表文件，然后单击【打开】按钮。）此时打开“选择表格”对话框，选择保存客户信息的工作表名称，然后单击【确定】按钮。（6）打开“邮件合并收件人”对话框，可以对需要合并的收件人信息进行修改。然后，单击【确定】按钮。（7）选择了收件人的列表之后，单击【下一步：撰写信函】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第4步。如果用户此时还未撰写信函的正文部分，可以在活动文档窗口中输入与所有输出文档中保持一致的文本

8、。如果需要将收件人信息添加到信函中，先将鼠标指针定位在文档中的合适位置，然后单击【地址块】、【问候语】等超链接。本例单击【其他项目】超链接。（8）打开“插入合并域”对话框，在“域”列表框中，选择要添加到邀请函中邀请人姓名所在位置的域，本例选择“姓名”域，单击【插入】按钮。（9）插入完所需的域后，单击【关闭】按钮，关闭掉“插入合并域”对话框。文档中的相应位置就会出现已插入的域标记。（10）在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”选项组中，单击【规则】

9、【如果...那么...否则...】命令，打开“插入Word域”对话框，在“域名”下

10、拉列表框中选择“性别”，在“比较条件”下拉列表框中选择“等于”，在“比较对象”文本框中输入“男”，在“则插入此学生练习学生练习课堂教学安排主要教学内容及步骤任务目标教师活动学生活动小结文字”文本框中输入“先生”，在“否则插入此文字”文本框中输入“女士”。然后，单击【确定】按钮