如何作好专案管理

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1、如何作好项目管理一、前言近年来，由于科技的发明、成本及价格之挤压、小批量之生产等趋势，以及强调在研究发展之规划、产品改变之研究等，都促成项目管理被世人重视之主因。尤其，无论政府机构或企业界每年都编有一笔特别预算作为设备或体质改善、质量或产量的提升之计划，而这些工作可分为短程、中程，且大多以项目方式进行，因此如何做好项目管理几乎是每一个行业刻不容缓的工作，笔者有鉴于此，以从事项目管理多年之经验，特撰文以供参考。二、认识项目1.项目的定义项目基本上系一种非经常性，非重复性的工作，有其特定的工作目标，在一定的预算下，运用已设定之工作程序

2、以预定的时间内完成它。2.项目的特性就其工作内容而言，具有下列特性：特定的目标明确的时程成本限制复杂性以目标为中心非重复性不确定性3.专案的生命周期项目的生命周期可分为四个阶段(如下图)4.成功的项目计划一个成功的项目计划必须满足下列条件．时程－在预定的时间内完成．成本－在既定的预算成本内．效益－达到适当的功能或规格水平．质量－满足顾客/用户的需求三.完善之规划项目计划是由项目三维所组成的三个计划(如下图)一个成效计划(WBS工作分工架构)、一个时程计划(网络图、里程碑图或条线图)以及一个成本计划(财务预估)。这三个计划是依序产生

3、的，首先是根据项目目标的需求，并以此订定专案成效所须达成的规格，再据此推演出工作分工架构，制订成项目成效计划。接着由工作分工架构的各项分别工作项目寻求及确立彼此间关联顺序上的关系而编成工作分项顺序关系网络图，最后再配合真实的时历坐标成为时程计划。最后由成效计划与时程计划，可推算出项目执行时人力、设备及其他资源的使用情形，再以此换算成所需的经费预算即为成本计划(如下图)。1.成效的计划方法工作分工架构(WBS,WORKBREAKDOWNSTRUCTURE)是将工作条款所载之工作细分成较小、具体易懂、易做之工作分项(WORKELEME

4、NT)的简易方法。且常与功能性组织结构(FUNCTIONALORGANIZATION)结合，构成垂直与水平之责任矩阵(RESPONSIBILITYASSIGNMENTMATRIX)，WBS通常可分到3-5层，WBS必须辨明完成项目所需的所有工作，亦即当WWBS中各项工作分项皆完成时，项目就能满足所订的规格。然而每个项目有其自己的环境、目标、特性等，因此并没有一个简易的方法能构建所有的项目WBS，通常需要经验丰富、思考严密的人员来进行WBS的构建工作。而WBS也是时程计划、成本计划的基础，因为工作成效与项目时程及成本必须紧密配合才能

5、使项目计划圆满达成。2.时程的计划方法项目的时程规划必须以合约书或工作授权书中所订立的工作里程碑(MILESTONE)为依据，再以WBS的工作分项做基础排定详细的工作时程。首先由WBS工作分项及次分项依其先后关系排出进行顺序，画出网络图，再以工作里程碑做重要事项的完成期限，进行PERT/CPM的推算，求出所有详细分项的必须完成时间，最后再以真实日历坐标划出条图做为时程的计划。工作里程碑是项目工作中一些具体可验证的重要事件，其订定目的主要是提供顾客或上层领导者对项目执行情形的能见度(VISIBILITY)，以免工作延误时，上级却毫不

6、知情，等到预定验收时才知道情况严重，因此项目或分项经理必须在问题发生而足以影响工作里程碑完成之前向上反应。3.成本的计划方法成本规划通常必须在成效及时程计划完成后才能进行，因此时程不确定时，最基本的人力费用即无法确定。由于项目的所有工作已分成WBS的各工作分项，当各工作分项完成项目即完成，所以总成本即应为各工作分项的成本总和。每一工作分项负责人即须收集相关数据进行成本预估，若有历史数据则更能增加精确性。然而项目上层管理人员亦应由上而下的做成本预估，如此当工作分项成本预测之总和过高时才能做适当的裁量。而成本所包含内容依一般会计分法大

7、致可分：(1)人力工时成本(2)物料采购成本(3)分摊费用规划时需编写规划书，其内容更需详细而具体。四.人员之选择1.项目经理的条件项目经理是成功项目管理的关键因素，基本上，项目经理应以其技术知识为基础，但在今日的企业经营环境中，管理技术、人际技巧与商业经验亦需作等量齐观，项目经理必须是一位有效的领导者，能够指挥及激励从各功能领域选派出来的人员。项目经常需扮演咨询者的角色，能够协调项目各阶段的发展，以及与使用者互动。项目经理必须掌握技术及管理能力才能使项目进行顺遂。因此选择项目经理考虑的要点如下：领导能力技术能力组织能力商业管理竞

8、争能力沟通能力与公共关系面临危机处理能力有远见及正确的态度卓越计划管制技巧能力2.项目成员应该具有的特质．要有成就导向之企图心．愿意接受任务．主动、有专业知识及创造能力．对项目管理有认知、懂得控制技巧和工具运用．具正确态度，易于沟通．能接受工作时限