诌议城建档案数字化应用中问题和其发展趋势

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1、诌议城建档案数字化应用中问题和其发展趋势　　摘要：目前，随着电子信息技术及其应用水平的不断提高，城建档案数字化建设已成为必然趋势，也是城建档案工作者迫切需要解决的问题。对此，笔者结合工作，对其应用用和发展趋势经行了探讨。关键词：城建档案；数字化运用；发展趋势中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：一、城建档案数字化概念城建档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音和录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连

2、接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。二、城建档案特点6（一）内容庞杂，综合性强城建档案不仅产生于某一个系统，而且涉及到许多系统的专业领域。随着城市建设的发展，新的公共市政事业的兴起，其范围也在不断扩大，城市建设内容有政治、经济、军事、文化，有物质文明建设，还有精神文明建设等，而且这些内容都是相互关联的，城市建设各方面的问题关系到各行各业，而各行各业的问题反过来又影响到城市建设的不同方面。这就决定了它具有

3、综合性的特点。（二）地域性，城建档案记述和反映城市规划、建设、管理工作的真实面貌和历史过程，城市地域性是有其内在的规律。城市的地域性决定了城建档案内容及作用的地域性限制。城建档案的管理也应考虑内容地域性的特点。（三）动态性，城市建设是一个延续不断，永无终止的动态体系。城建档案应真实地反映城市的状况，因此，要求提高城建档案工作在动态变化中的应变能力，把应该接收进馆的档案，包括修改补充的重要工程档案，保质保量地归档，确保城市建设档案的真实性，满足城市建设发展的实际需要。（四）系统性强，城建档案具有专业多，产生的领域跨行业多，单位多的特点。然而城市作为一个整

4、体，决定了城建档案也就应是一个整体，必须将分散在各个部门和单位的城建档案，由城建档案馆实行集中统一管理，便于综合利用。三、城建档案数字化的优点（一）提高经济效益6过去一直使用以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。（二）提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。档案数字化管理可以提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时

5、，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。（三）增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案被篡改的行为。四、城建档案数字化运用中需解决的问题城建档案软件缺乏通用性，信息管理功能欠缺6在基层城建档案馆使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能共享，著录标准不

6、同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，从而不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用、不能为领导提供决策所用信息，也不便于编研，这直接制约了城建档案信息化运用的进程。城建档案的标准化、规范化工作有待提高档案信息管理数字化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一的标准，这也制约了城建档案信息工作信息化的应用和推广。（三）城

7、建档案信息网络技术有待提高城建档案的技术、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展方面考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准和有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。（四）城建档案管理人员的素质有待提高6实现城建档案数字化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多城建档案部门缺乏现代高技术人才，城建档案、信息处理复合型人才就更短缺，大部分档案人员现代技术水平极低。尽管引进了现代

8、化设备，仍不能充分发挥其作用，就更谈不上档案数字化了。（五）城建档案网络建设资金缺乏数字化需相