浅议学校合并后档案管理

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1、浅议学校合并后档案管理　　近几年随着学校管理体制改革的深化，特别是合并办学形式的大量产生，对高校档案工作，尤其是对合并高校的档案管理带来一定的冲击。如何管理好这些合并学校的档案便成为学校改革中的一个重要问题。一、合并高校档案管理中存在的问题及原因1、合校期间文书立卷、归档的问题合并学校在合校前已归档的档案，由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证，基本不会出现散失等问题。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致

2、使一些珍贵的档案资料移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因：一是合校期间组织管理出现空白；二是部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是领导忙于合校中的大事，档案工作顾及不上。2、档案的集中管理问题5按照规定，各种门类和载体的档案应集中统一管理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。这就要求合校后的档案尽快集中。而实际情况是，由于各方面的原因，很难集中到一处，大多实行分部门管理的模式。在这种情况下，学校面临着教学硬件配备、学生食宿保障等一系列棘手的问题，档案工作因其效益滞后等特点，此时更不易摆上领导案头，加之合校前原各校档案管理层次水平不

3、同，人员素质不一样，这些共同成为合校后档案难以集中管理的重要因素。3、档案网络建设问题学校合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的档案工作领导和档案员随合校后归属岗位的变化而发生了变化，合校前的各校经多年努力建设的档案网络随之解体，新的档案网络在建设中因合校后管理上的分散性、兼职档案员与档案馆（室）综合管理人员之间缺乏联系等因素，使档案网络建设存在沟通欠畅等一系列实际问题。造成这一问题的主要原因，在于档案工作没有被提上议事日程、档案队伍的稳定未引起领导的高度重视。4、档案排序、管理重新理顺问题5合并学校大多由两个或两个以上规模相当，类别相近的学校并建而成，由于原各校建立的时间或早或晚，

4、隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案全宗由原各校的一个全宗成为合校后若干全宗，而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，这便牵扯到档案排序及管理的重新理顺问题。另外，合校后档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，这些问题也严重制约着合校后档案管理工作的开展。为此，我们认为合校后的档案工作要走出困境，应对症下药，采取有效的解决措施。二、合校后档案管理应把握的几个问题合校后搞好档案管理工作的关键是进一步强化档案意识，建立健全合校后的档案管理工作制度，合理配备档案管理人员，妥善确立档案工作目标。1、强化档案意识，规范档案管理前已述及，

5、档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部门档案工作领导及档案管理人员的思想重视不足，因此，合校后应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。2、建立健全档案管理工作制度，依法治档5江泽民总书记曾经指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任”。因此，建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是合校后搞好档案工作的关键。在这方面，一是要用制度去规范档案工作，如，建立健全各部门档案管理工作责任制，实行

6、分工负责；制定《文书档案管理规范》、《教学档案管理规范》、《科研档案管理规范》等，指导档案工作。二是要用制度去保障档案工作，如，通过建立健全《综合档案室管理人员职责》、《兼职档案员职责》、《档案材料清交规定》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度，将档案工作纳入学校各部门的日常工作，确保档案工作有序开展。3、合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设不言而喻，人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用。对此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体

7、推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，才能增强档案工作的向心力。4、确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢5根据新形势，制定新的工作目标，使档案工作围绕新目标有的放矢地开展。这里，之所以强调学校合并后档案工作要实现目标化，一方面是明确了档案工作目