英文商务信函写作格式必备学习.doc

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1、....英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。齐头式：信的所有容都靠左，段与段之间空一行。英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：　　(1)信头 Theheading　　信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、、电报挂号、主管人等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的，地址，，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。　　(2)编号和日期 Thereferencenumberandthedate　　方便以后

2、查信使用。Yourref:（你方编号）Ourref:（我方编号）日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998(美式写法)；1，May，1998(英式写法)。 　　(3)信地址 Theinsideaddress　　与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。 书写收信单位名称时，应特别尊重对方的

3、习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。 　　(4)称谓 Thesalutation　　在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人用Dear SirorMadam称呼收信者。 收信人是个人，就应在收信人之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、

4、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。(5)开头语Theopensentences开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。..资料.......　　(6)正文 Thebodyoftheletter　　正文的地位和容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一

5、行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。 (7)结尾语Theclosingsentences结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。　　(8)结束语 Thecomplimentaryclose　　英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Trul

6、y Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。 　　(9)签署 Thesignature　签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of

7、 directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，Head of a Department(处长)，Section chief(科长)等。 　　需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单

8、位负责。 （10）、附件Enclosure  如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。   例如：   Encls:2Invoices   Enc.:1B/Lading　　(11)其它 　　商业信函除上述容外，还经常遇到以下情况： 　　①写信人提请对方特定人员注意时，可在信及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(At