浅谈煤炭销售业务内部控制

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1、浅谈煤炭销售业务内部控制　　[提要]煤炭销售内部控制是煤矿企业内部控制体系的重要组成部分。本文通过对东庞矿汽运销售中出现问题的分析，说明如何对销售进行内部控制管理，以期对同行业的销售内部控制管理提供一种思路。关键词：煤炭销售；内部控制本文为河北省科技厅软科学“以经营责任目标为核心的企业内部控制体系构建”阶段性成果（课题编号：12457618）中图分类号：F27文献标识码：A原标题：浅析对煤炭销售业务的内部控制—以东庞矿汽运销售内控管理为例收录日期：2013年3月20日一、加强煤炭销售业务内部控制的意义销售是生产经营过程中获取收入、实现利润的环节。煤炭企业经过勘探、开拓、采掘、筛分、洗选、储存等

2、一系列过程，最后通过销售程序实现其经营责任目标。9销售内部控制是企业内部控制体系的重要组成部分。通过规范销售管理行为，科学合理地配备人员，明确职责分工、权限范围和业务处理程序，使煤炭产品的销售符合有关法律、法规，遵循市场规则和惯例，确保销售与发货控制流程规范严密，有效地防范销售过程中的差错、舞弊和欺诈，提高经济效益。二、东庞矿汽运销售环节存在的问题（一）汽运销售简介。东庞矿商品煤销售依据运输方式的不同分为：铁路运输销售与汽车运输销售，前者称为路运煤销售（简称“路运”），后者称为汽运煤销售（简称“地销”）。在两种销售方式下，所有路运销售由股份公司运销分公司集中管理，包括销售计划的确定、用户的选择

3、、价格的制定、月度铁路发运与运输计划，东庞矿煤销科执行公司的政策及计划。而汽运销售，绝大部分是由公司定用户，矿执行公司下达的销售计划，价格的确定依据公司下发的价格表，矿只在煤炭产品充足、市场疲软时，自主决定汽运煤炭的用户。汽运销售涉及的主要业务及环节包括：用户的选择与确定、售后及信用档案管理、合同的签订与履、定价（执行公司）、预付账款、发卡、发货、款项结算等；涉及的科室包括：开票室、磅房、煤场、结算室等；涉及的单据包括：销售通知单、售煤卡、收据、回皮单、出门证、煤质检验报告、结算单等。9（二）实施内控管理前汽运销售存在的问题。如果疏忽汽运销售的内控管理，就会出现客户资质审核不到位，未经适当审批

4、或超越授权审批，以及诸如业务复核不到位、商品销售与收款环节不衔接、监督检查措施不力等，进而导致发货数量、品质认定、价格认定、货款回收等舞弊和管理风险。在实施内部控制管理之前，矿汽运销售主要存在以下问题：1、存在大量口头授权销售现象。对于矿自主选择的用户，主管领导在洽谈商定之后，出现以口头方式授权开卡员为用户办理《售煤卡》的情况。对于签订了合同的用户，开卡员还可以以合同为依据，但对于零散用户，单凭领导口头的授权，在用户办理煤卡时只能通过电话确认等方式进行核对，一旦出现疏漏没有依据可查，在接受审计等外部监督与检查的时候容易受到处罚，并且容易出现潜在的风险。2、存在不相容岗位未分离现象。在岗位设置方

5、面，由于没有对不相容岗位进行判别，出现一项业务由一人全部负责，例如，煤销科开票员一人办理开具售煤卡、煤款结算、开具增值税发票等业务，由于缺乏必要的制衡机制，存在着管理风险。3、存在煤炭销售部门收取部分煤款现象。零散用户称重计量的吨数如果超出取煤卡上的结余，获经批准按实际计量结果销售时，考虑到当日的装运、计量、车辆管理等多方面问题，为了及时办理完毕车辆的称重与放行工作，煤炭销售部门煤卡办理人员补办煤卡的同时自行收取相应超出部分的煤款。除了煤炭销售部门自行收款、保管款项的问题，此环节还不符合不相容岗位相分离的要求。94、煤款结算时点缺乏控制。不同用户由于交款的方式不同、价格的确定不同，结算的时点也

6、不同。依据销售煤款是否需要以质定价将用户的类型分为需要以质定价的“合同户”和以固定价格结算的“零散户”，而在“合同户”中依据有无信用，又分为“预付款户”和“滚动结算户”。进行内部控制前，“合同户”中“预付款户”主要是依据用户提出结算的要求而进行煤款的结算与增值税发票的开具；“合同户”中“滚动结算户”采取在一定赊销额度内进行滚动付款结算的方式，在赊销额度用完后进行结算；“零散户”则是在煤取清后进行结算。结算的时点直接影响会计上产品销售收入确认的及时性，由于各类用户结算时点的随意、缺乏控制，易出现满足收入确认条件的汽运销售跨期记账的问题。95、部分单证设置不规范。在汽运销售的相关环节，部分业务的单

7、证设置不尽规范，在格式设计上存在承载信息不够、不同经办人的签字没有定位，联次设计不够而日常业务中使用重要单证复印件等问题。例如，取煤车辆进煤场取煤前进行回皮称重使用的《地销煤空车计量回皮单》一单多用，一张回皮单就同时承担了回皮单、发货单、出库单等多个凭证的作用，同时，重要岗位（如煤场管理员）没有留存联，不能承载作业过程和事后查询、监督检查所需要的各种信息；该单证需要的签批的人员较多，但在回皮单上并