如何高效使用WORD的自动编号功能.doc

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1、如何高效使用WORD的自动编号功能文章正文的自动编号首先应该选择“格式-格式与样式”,在右侧栏中把要使用的编号样式编辑好并和大纲级别关联起来,方便下一步的使用，然后在“格式-项目符号和编号”中选择和自定义合适的编号的样式，在自定义的高级选项中应该将每一级编号链接到合适的样式上,这是为了生成正确的目录，否则会有错误，对别的操作倒没有什么影响。开始书写正文，编号时使用快捷键可以使操作简便,如“Tab"降级，“Shift+Tab”升级，“Ctrl+Z”撤消编号，这样就可以满足我们的需要了,由于先前定义了编号的样式并和级别联系起来，所以放心操作，不会出现大的错误，细节问题可以写好文章后慢慢修改.书

2、写论文时样式特别有用，一定要好好使用它才能得到满意的效果。图表和公式的自动编号在论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号,例如图1－1,表2－1,公式3－4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题，比如若在第二章的第一张图（图2－1）前插入一张图,则原来的图2－1变为2－2,2－2变为2－3，…,更糟糕的是,文档中还有很多对这些编号的引用，比如“流程图见图2－1"。如果图很多，引用也很多,想象一下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事情，而且还容易遗漏！表格和公式存在同样的问题。能不能让Word对图表公式自动编号，在编号改变时自动更新文档中的相应引用？答案是肯定的！

3、下面以图的编号为例说明具体的作法。自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编号格式为“图1－×”。将图插入文档中后，选中新插入的图，在“插入”菜单选“题注"，新建一个标签“图1－”,编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“编号”修改）,位置为所选项目下方，单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方,并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明,比如“形态学膨胀运算示例”，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。在文档中引用这些编

4、号时，比如“如图1－1所示”,分两步做.插入题注之后,选中题注中的文字“图1－1",在“插入”菜单选“书签”，键入书签名，点“添加”。这样就把题注文字“图1－1”做成了一个书签。在需要引用它的地方,将光标放在插入的地方（上例中是“如”字的后面），在“插入"菜单选“交叉引用”，弹出对话框中引用类型选“书签”,“引用内容”为“书签文字”，选择刚才键入的书签名后点“插入”，Word就将文字“图1－1”插入到光标所在的地方.在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。至此我们就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的题注“图1

5、－1”改为“图1－2”，文档中的“图1－1”也会自动变为“图1－2"。表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方,且要求左对齐。公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落,版式为“嵌入式"（Word默认）,光标放在公式之后，不要(注意是“不要”）选中公式，在“插入"菜单选“题注"，由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式1－”，点击“插入"，Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置.在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在赘述.公式的编号要求在右边行末，具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注

6、都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容，Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考Word的帮助.参考文献的编号和引用参考文献的标注本不是一件麻烦的事情，但是对参考文献编号后就成了一件麻烦的事情，产生的问题和图表公式编号的问题是一样的。手工维护这些编号是一件费力而且容易出错的事情，我们的目的是让Word自动维护这些编号。很幸运,它可以做到，方法跟图表公式的作法相似。光标放在引用参考文献的地方,在菜单栏上选“插入︱脚注和尾注”,弹出的对话框中选择“尾注"，点击“选项"按钮修改编号格式为阿拉伯数字,位置为“文档结尾”,确定后Word

7、就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明，在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献.参考文献标注要求用中括号把编号括起来，至今我也没找到让Word自动加中括号的方法,需要手动添加中括号.在文档中需要多次引用同一文献时,在第一次引用此文献时需要制作尾注,再次引用此文献时点“插入︱交叉引用”，“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号(带格式）",然后选择相应的文献,插入即可。