最新档案基础知识培训课件教学讲义ppt.ppt

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1、档案管理基础知识培训课件档案：《中华人民共和国档案法》将档案定义表述为：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作的基本内容：档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个环节。2企业档案：是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。档案载体包括纸张、胶片、磁带、光盘等。企业各种门类各种载体的档案主要分为：党群工作、行

2、政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。3三纳入、四参加、四同步制度三纳入：1.纳入企业领导工作议事日程；2.纳入企业规章制度及工作流程；3.纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制;四参加：企业档案部门或档案人员1.参加产品鉴定；2.科研课题审定；3.基建项目验收；4.设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。四同步：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步检查项目计划进度与检查项目文件材料积

3、累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。7三、配备档案管理基础设施档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案人员办公室、档案查阅室、档案柜架（五节铁柜皮或密集架）档案装具用品（卷皮、卷盒、各种目录、备考表、登记表、装订线、装订机、夹子、锥子、铅笔等）。档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。8四、开展档案业务工作（一）档案收集1.档案收集内容企业档案的收集工作分两部分：第一部分是管理性档案的收集。第二部分是科技档案的收集。92.

4、收集工作的要求（1）、管理类档案收集工作的要求①归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。②归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企业的业务活动。③要加强收集工作的调查。（2）、科技档案收集工作的要求①要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。②要遵循科技档案的自然形成规律。③要保证科技档案的完整、准确。103、收集工作的方法（1）、管理性档案的收集方法（2）、科技档案的收集方法（3）、会计档案、干部人事档案、荣誉实物档案、电子档案的收集方法11①按照归档制度进行收集。②加强对零散文件的收集。③明确具体人员职责一是将文件材料的形成积

5、累工作纳入有关部门和人员的岗位职责，并与经济责任制挂钩。二是对于外出学习或开会的人员，应规定将带回的文件向档案人员移交后，才能到财务部门办理报销手续。三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。管理性档案的收集方法12①按照归档制度的规定接收科技文件归档。②纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。③确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集。④抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。科技档案的收集方法13会计档案、干部人事档案、荣誉实物档案的收集会计档案应由会计人员在会计年度终了后按照《会计

6、档案管理办法》的规定收集、整理、归档。干部人事档案由主管人事的人员按照《企业职工档案管理工作规定》的要求随时收集、整理、归档。企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时归档。14（二）、档案整理1、档案分类2、制定企业档案保管限期表3、组卷15企业档案一般设置党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工、声像、荣誉实物和电子档案等13个一级类目（可根据实际情况合并），每个一级类目下设若干二级类目，二级类目以下的类目可根据企业实际情况增减。档案分类档案分类就

7、是要制定分类方案即分类大纲。16制定企业档案保管限期表企业档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种。永久：永久保存长期：15年以上至50年，含50年）。短期：（15年以下，含15年）17归档文件的整理单位及质量要求归档文件的整理单位：一般应为“自然件”，即单份文件为一“件”。整理时应注意6点：1、文件正本与定稿应作为一件；2、正文与附件为一件；3、正文与文件处理单为一件；4、原件与复制件应作为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）为一件。183、组卷（1）、以件为单位整理的档案（归档文

8、件整理）。以件为单位进行整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。比如：一份文件材料，一张图纸，一本表册等均为一件。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等文件材料按照国家档案局发