浅议城建档案管理室管理工作与利用问题

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1、浅议城建档案管理室管理工作与利用问题　　摘要：本文从探讨城建档案管理的概念和存在的重要意义出发，详细揭示了新时期城建档案室的重要地位。接着又就现阶段城建档案管理室的主要工作内容进行了笔者观点性的阐述并对其中存在的问题做了具体分析。最后，笔者具体详述了时代的发展和新时期城建档案管理室的查询和利用工作问题，也就是如何完善信息化建设的问题。关键词：城建档案、管理工作、查询利用中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：一、新时期加强城建档案管理的重要意义6城市城建档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中

2、直接形成的文件材料，这些材料包括图纸、文字、声像以及图表等各种载体，并且对国家和社会都具有非常重要的保存价值，城建档案始源于城市建设，具有的科技含量是很高的，并且与生产力、社会效益及经济效益密切的联系在一起，城建档案从收集到保管再到利用都具有一定的行政职能，受相关法律的保护，同时也受到一定的约束，然而在实施的过程中还是存在很多的制约因素，对城建档案事业的发展造成很大的影响。城市能否持续发展的宝贵资源就是城建档案，同时，也记录了城市的发展过程。一九八零年全国科技城建档案工作会议开展之后，城市社会生活

3、的各个领域都被城建档案管理所渗透，无论是收集、整理、保管还是编研与利用都得到不断的完善，城建事业在不断发展，城建档案管理也会面临很多新的挑战。二、城建档案管理室的主要工作内容社会的快速发展，使得企事业单位、机关及个人生活都对城建档案管理越来越重视，城建档案的使用与管理与社会的各个领域都有直接或间接的关系。在各个行业的工作中是一项必不可少的部分，如果把城建档案管理做好了，不但可以提高工作效率，而且还可以提高工作质量，在各项工作中是咨询参谋的角色，所以，城建档案室的利用是非常关键的。但是，在现实的生活

4、中，因为城建档案管理不是独立的职业，所以，没有使企事业单位及机关单位真正意识到它的重要性，对城建档案的管理并没有规范科学的方式，影响到工作的质量，城建档案室更没有发挥出它的真正价值，就是为工作服务。所有工作开展的基础是对城建档案室的充分利用，一个单位的发展历史是由城建档案记录反应出来的，在某种程度上使社会的完整得以保证，而这些意义则是在日常工作中不能表现出来的。那么，到底什么是城建档案呢？如何合理和城建档案来帮助我们的生活呢？这对我们以后的生活都具有很大的意义。三、现阶段我国城建档案管理室工作的开

5、展的种种问题1.档案资源收集、处理不尽规范。6首先，档案没有均衡的收集来源，第一从整体情况来分析，档案资料收集地上较多，地下较少，第二是从管理的权限分析，收集较多的是建设系统各专业部门内部的档案，而外部收集的相对较少，第三是从分类大纲来分析，多数档案收集并不完整，有的还是空白。其次，过于单一的收集方式，主要体现在收集比较多的是纸质档案，而特种载体的档案却不多，对满足城建档案信息化管理的需求还有一定的差距。最后，没有规范的对档案资源进行处理，一是对馆藏数量的重视，收集盲目且范围粗放，使接收进馆的资料

6、缺乏完整性、准确性，二是没有规范的管理与分类，不但造成人力的浪费，还造成物力的浪费。2.档案信息化建设力度不能满足现实需要。（1）信息化建设中，硬件投入滞后。城建档案信息化要求资源共享与快速流转，而目前其硬件配置、网络组建仍然滞后。仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用显然不能适应信息化快速发展的要求。（2）信息化建设中，软件或系统开发节奏过缓。软件或系统开发是对传统档案管理手段的提升，需要纵向和横向的分步实施，也就是说需要从整个系统或地区统筹安排，而目前软件或系统开发缺乏积极应

7、对。6（3）既有管理理念有待转变。信息化档案管理与传统的档案管理有着质的飞跃，仅靠按部就班的理念转变，不仅满足不了城市建设的迅猛发展，也有悖科学发展观的基本要求，这就迫切需要档案管理人员拓宽视野，不断进行管理知识和手段的更新，而此方面恰恰是当前城建档案管理的薄弱环节。3.城建档案行政执法的落实不够深入。（1）城建档案执法细则有待进一步完善。城建档案事业的发展需要法律法规文件作为保障，2008年1月1日，《城乡规划法》的颁布实施，从法律条款上进一步对城建档案工作给予了支持，同时也拓展了城建档案的服务

8、地域，如：城市、乡村都纳入了城建档案的业务范畴，但相应的实施细则尚无进一步修订或完善。（2）城建档案的行政执法过缓。目前城建档案的行政执法大多还停留在行政检查阶段。四、新时期加强城建档案管理室的利用从档案管理信息化做起6在城建档案管理活动中档案信息化全面应用现代化的信息技术，对档案信息进行采集、管理并提供利用服务的工作。可以理解成档案信息实现了三化：首先是数字化的档案信息；其次是一体化的档案信息接收、传递、存储与提供利用；最后是网络化的档案信息。那么，信息化建设的档案都具有哪些重要