档案信息化建设和计算机的应用与实践.doc

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1、档案信息化建设和计算机的应用与实践摘要:随着计算机技术的普及，在档案信息化建设方面，计算发挥了重要作用，其有效性得到了改善，明显提升了档案管理水平，满足了人们的档案需求，对社会化进程具有重要意义。本文针对档案信息化建设和管理，介绍了应用计算机技术的优势，分析了存在的隐患，对计算机的应用与实践进了探析。关键词:档案；信息化；建设；管理；计算机档案信息化要建立在室藏档案的基础上，保持原有的档案信息，调整档案资源存在形式，以此来推动资源共享，促进社会发展。在档案管理方面，通过计算机的应用，可以节约时间，

2、提高工作质量，节约成本，进一步规范档案建设，可见，做好档案信息化建设与管理具有重要意义。1档案信息化建设和管理中应用计算机技术的优势1.1确保时效性。对于纸质档案，要经过整理之后，再发送给档案室，在档案信息保存方面，往往具有滞后特点。通过计算机技术的运用，对档案信息进行扫描、输入以及整理之后，利用网络，可以直接传递到档案室，用户可以查询到最新的资源，获取档案信息，提高了时效性。1.2实现资源共享。利用计算机技术，建设信息库，可以实现网络查询，及时调取被加工过的信息资源，能够节省大量的时间与空间，对

3、电子档案资源进行共享。需要对共享能力进行提升，详细划分电子档案的类别，建设良好的系统环境，实现资源共享。2档案信息建设与管理中存在的隐患4学海无涯2.1物理隐患。对于档案信息系统，主要的媒介就是计算机，档案信息系统的运行时间往往较长，难免会具有相应的安全隐患。如果出现事故，或者发生自然灾害时，均会影响档案信息系统的安全稳定，甚至会造成严重的损失。在平时工作中，硬件设备经常出现故障、损毁等现象，这都会制约档案信息化建设。2.2传输介质的隐患。档案信息化系统对数据进行传输的过程中，网络是介质，但是，网

4、络具有一定的开放性，很容易被入侵，甚至会植入木马病毒等，进而使信息资源发生泄漏，很多机密信息被窃取。2.3计算机操作系统的隐患。计算机操作系统在设计时，往往会存在一些漏洞，给一些不法人员留下了可乘之机，他们会利用系统漏洞，通过植入病毒等手段攻击系统。若攻击成功，势必会造成严重的后果，损失大量的经济，阻碍档案信息化发展。2.4管理人员的隐患在档案管理的过程中，人员是最大的安全隐患。由于工作人员没得到充分的安全教育，在管理档案室，往往行为不端正，安全意识不强，经常存在纸漏，另外，在规章制度方面也不够不

5、完善，没有落实到位，这就给档案信息系统造成了诸多的安全隐患。3计算机在档案信息化建设中的应用3.1增强信息化意识。作为档案管理人员，应该树立较强的档案意识，为档案信息化建设贡献一份力量。档案管理人员具有至关重要的作用，是这项工作的主力军，他们的能动性会决定档案信息化建设水平，因此，要重视档案管理人员，让他们认识到档案信息化的重要性，能够积极主动的参与这项工作，认真旅行自身的岗位职责，进而带动经济发展。3.2强化档案信息化技术水平。(1)配备高质量的硬件设备。对于档案信息管理系统，应该深入开发，不断

6、完善，积极开展培训活动，在此基础上，应用统一标准的软件系统，对档案信息化建设打下良好的基础。(2)档案目录与全文的数字化。在输入数据时，要具有统一的格式，根据使用者的具体要求，一边整理信息资源，一边输入信息资料，对纸质档案也要保存，在此基础上，构建数字化档案，这样能够预防重复劳动，有助于档案信息的数字化建设。(3)界定信息密级，确保其安全性。为了保证软件系统的安全性，应该制定明确的密集标准，并且，对标准进行公开，规范档案信息用户的查询权限，可以设置身份验证，为档案密级提供安全保障。3.3强化档案信

7、息管理水平。(1)加强建设档案信息化的管理制度，开发管理软件。根据档案馆的实际情况，应用适合的管理软件，并且，参照国家相关的法律法规，构建健全的管理制度，促进信息交换，另外，还要加强共享，建设出有利的环境，为用户创造优越条件。(2)作为档案管理人员，应该全面掌握计算技术，学习相关的信息化管理知识，能够熟练运用管理软件，协助软件开发人员开发出新的管理软件，保证系统能够处于稳定的运行状态。(3)要想取得理想的档案信息化管理效果，必须全面监控数据质量，对数据进行严格管理，输入的数据要完整，信息要准确。同

8、时，对数据审核制度进行完善，在输入之前以及输入之后，都要认真审核，对数据进行校对，进而保证数据的准确性。4学海无涯4计算机技术在档案信息管理中的应用4学海无涯4.1建立档案数据库。在管理档案信息时，主要是利用计算机技术，构建完整的数据库，对相应的档案数据进行储存。在各个环节中，档案信息管理都应该正规化，满足用户需求，让用户获得良好体验。对档案进建设时，数据库要尽可能丰富，相关的程序也应该加强建设，录入的信息要准确，并且，利用不同的途径检索档案信息，保证档案信息系统能够稳定运行，尽快