档案精细化管理与信息化建设分析.doc

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1、档案精细化管理与信息化建设分析［摘要］档案管理是高校日常管理工作的重要组成部分，档案作为一种有价值的文档资料，通过加强信息化建设和实施精细化管理，还能够进一步挖掘档案的潜在价值，为地方高校开展教育教学工作提供必要的支持。本文首先分析了当前形势下地方高校档案精细化管理和信息化建设的重要意义，进而根据档案管理工作中存在的实际问题，就档案如何实现优化管理和信息化发展展开了简要分析。［关键词］地方高校；档案管理；精细化；信息化建设1信息时代地方高校档案的特点1.1数量多，增长速度快。随着地方高校办学规模的扩大和生源数量的增

2、加，学校日常运营中产生的各类文件资料也在不断增多。这些文件资料不仅包含许多纸质文档，而且也涉及许多电子资料，以视频、图片等形式存在。经过初步筛选后，其中具有一定价值的文件资料被保存下来，经过专业的分类、编辑和整理后，形成档案。在信息化时代，电子档案的数量呈现出爆发式增长，也给地方高校档案管理带来了新的压力。1.2多元异构。学校各业务系统业务侧重点不同、开发工具不同、开发人员不同、采用数据库类型不同、上线时间不同，直接导致在此过程中各系统间产生的数据多样性增加，同时数据不可避免地分布在不同的业务系统、不同的数据库中。

3、由此可见，在信息时代高速发展的今天，数字资源将广泛存在于诸多不同的业务系统中，作为众多业务系统数据终点的档案数据势必会带有明显的异构性，呈现出结构化信息、半结构化信息和非结构化信息融合的态势，形成分布广泛的大量异构数据。1.3真实可靠。在信息时代，数据来源变得庞杂，对于学校各业务系统产生的过程数据及结果数据，利用者更需要精确的信息来源，而并非在众多庞杂的数据中寻求自己的需求数据。档案信息资源建设就是一个将众多庞杂的数据按照一定的规则、格式进行组合，是对原始数据进行保存，同时也对原始数据重新整合，当使用者根据外部环境

4、选择数据时，可精确地锁定所需档案信息。因此，在信息时代，档案数据必将得到广泛关注，因为它“是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源”。2档案精细化管理和信息化建设的必要性5学海无涯高等教育的迅猛发展和科学技术的持续革新，高校档案工作的内容、要求和任务发生了巨大的变化。原有粗浅的管理理念、粗放的管理模式和落后的管理技术，已经难以满足师生和社会对高校档案的需求。高校档案引入精细化管理，有利于高校档案工作促改革、创品质、惠师生、助发展。一方面，高校档案精细化管理能将复杂的工作简单化，把简单的工作流程化，把流

5、程化的工作定量化，把定量的工作信息化，使高校档案工作更加高效。另一方面，高校档案精细化管理将从思想意识、管理制度、工作执行和结果考核等方面入手，增强高校档案工作人员的责任和规则意识，努力“生产”高品质的档案。此外，近年来地方高校之间的竞争也日趋激烈，通过充分发挥档案的参考和利用价值，还可以帮助学校在加强师资队伍建设、吸引高质量生源等方面做好准备，在一定程度上也为提升地方高校核心竞争力奠定了基础。3现阶段地方高校档案管理存在的问题5学海无涯3.1档案管理队伍的综合素质不能满足工作要求。新时期，地方高校档案管理面临更加

6、繁重的任务和更加严格的要求，要想保质保量地完成档案管理任务，离不开一支高素质的档案管理队伍。但是由于地方高校将工作重点都集中于办学方面，对于档案管理则缺乏足够的重视，档案管理队伍的综合素质参差不齐。例如，在岗位任用上，部分档案管理人员都是从本校的其他工作岗位上调任的，上岗之前没有接受过档案管理相关的培训，也就不能从专业角度完成档案的精细化管理。此外，入职后许多档案管理人员没有定期接受培训，久而久之个人技能也会与工作要求脱节。3.2高校尚未形成配套的档案精细化管理制度。档案管理的专业性，以及档案本身的重要价值，要求在

7、实施档案精细化管理上，也必须引进一套完善的管理制度，从而为开展各项工作提供必要的保障。现阶段，地方高校在档案管理制度建设上，存在的主要问题有两方面：一方面，配套管理制度不完善，虽然档案管理部门也有自己的管理制度，但是内容陈旧落后，已经远远不能适用于现阶段档案精细化管理要求；另一方面，管理制度的落实情况不理想，由于缺乏必要的监督，加上档案管理人员自身的责任意识不强，也会影响档案管理的实际质量。3.3高校在档案信息化建设方面的投入不足。在信息化时代，地方高校档案中电子档案的比例不断提升，创新档案管理方式方法势在必行。在

8、此方面，许多企业提供了可借鉴的经验，例如在档案管理部门引进信息化办公系统，实现对档案的电子化、智能化管理。但是也应当看到，档案信息化建设在前期需要投入必要的资金，包括计算机设备采购，信息系统维护等。地方高校由于资金有限，在档案信息化建设方面的实际投入较少，也会制约档案信息化建设的进程。3.4档案管理未充分体现服务性理念。通过调查发现，许多档案管理人员对自身的